Kaip grupuoti užduotis, kad dar yra laiko

Kiekvienas jau seniai žinoma, kad multitasking yra ne toks geras dalykas: ji neleidžia mums efektyviai sutelkti dėmesį į kažką vieną.

Reikalas tas, kad pereinant nuo vienos užduoties prie kitos užima daug laiko - ji yra paremta moksliniais tyrimaisDaugiafunkcinių: Perjungimo išlaidas. Žmonės efektyviausiai dirbti, patekti į būseną tekėti: Pilnai sutelkiant dėmesį į vieną sesiją ramiai nieko kito.

Deja, sugauti srautas Pasirodo, ne visada, nes mes nuolat apsemta su įvairių dalykų, kad reikia mūsų dėmesio krūva. Tačiau yra vienas būdas, kuris leidžia sumažinti laiko ir energijos eikvojimą persijungti tarp skirtingų veiklos sričių. Tai vadinama "grupė" arba "susiejimas" užduotys (užduočių rūšiavimo).

Šio metodo esmė yra tokia: jūs derinti tos pačios rūšies problema vadinamųjų paketus, tada atlikti juos iš minios. Tai paprasta.

Kodėl tai naudinga grupinių užduočių

Ar dalykus atsitiktinai lengviausias būdas: neturiu maudytis su planavimo, prioritetų ir kitų nuobodu. Jūs prisiminė kažką - ir jie tai padarė. Ir tada persikėlė į kitą užduotį.

Tai tik toks požiūris nėra labai gera savo gebėjimu akcentas. pagal tyrimąTikrąsias daugelio užduočių atlikimoPaskelbti žurnale Psychology Today, asmuo praranda iki 40% savo pajėgumų, kai jūs perjungti nesusiję užduotis.

Kitaip tariant, jei jūs pirmą kartą parašyti ataskaitą, tada jūs pradėsite atsakyti į laiškus, ir tada išanalizuoti popierinius dokumentus, kaip Grįžęs atgal į pranešimą, kiekvieną kartą prarasti laiko, bando sutelkti dėmesį į naują darbą, neatrodo, kad Ankstesnis. Tomas DeMarco, autorius knygos "Žmogiškasis faktorius: sėkmingiems projektams ir komandos"Tvirtina, kad toks" pavarų perjungimo "trunka iki 15 minučių, ar net daugiau.

Serija grupuojant užduotis lengviau pereiti nuo vienos veiklos prie kitos. Kuo daugiau panašūs savo tikslus, tuo geriau, apdailos vienas, imtis kito.

Kaip naudotis paketinio apdorojimo užduotis

1. Sukurti to-do sąrašą

Pirmiausia, parašykite, ką jūs ketinate daryti paprastą sąrašą, pagal kiekvieną eilutę. Jūs galite tai padaryti ant popieriaus arba naudoti kelias programas valdyti užduotis. Svarbiausia - Fix visko. Idealiai skirti kasdien (ar bent kartą per savaitę), šiek planavimo laikas.

2. Suskirstykite į kategorijas užduotis

Dabar, kad sąrašas yra pasirengusi, pertrauka visus elementus į kategorijas. Jie gali būti skirtingi - pasirinkti, ką norite. Svarbiausia, kad būtų patogu ir intuityvi.

Pavyzdžiui, rašote "atsakyti į laiškus" Problemos arba "Skambučių kolegomis" in "derybų" skyriuje ir "Rašyti straipsnį" ir "daryti pakeitimus" skyriuje "Tekstas". Sukurti atskirą kategoriją namų ruošos darbus, darbo užduotis, apsipirkti ir pan. Vadovaujasi tokiu tvarkingai sąrašą bus lengviau.

Kitas variantas - surinkti užduočių paketus, kur jie turėtų būti įgyvendintos. Pavyzdžiui, susieti visus pirkinius į "Supermarket" vietą ir darbo bylą "Office" ir pan. Taigi, jei atsidursite netoli parduotuvė, galėsite pažvelgti į savo sąrašą ir pamatyti iš pirmo žvilgsnio visus pirkinius jums reikia.

3. Blokuoti laikas

Paketinio apdorojimo užduočių veikia gerai kartu su vadinamuoju metodu blokavimo laikas. Kai sudaužys į gabalus ant kategorijų sąrašą, pasirinkite kiekvieną iš jų pagal tam tikrą paros metu. Ir pridėti atitinkamą bloką į savo kalendorių. Vieną kartą tik vienetas užsiima tos pačios kategorijos reikalus, ir ignoruoti kitus.

Kitas variantas - jungiasi prie pakuotės darbo populiarus technika Pomodoro. 25 minučių, darai, be išsiblaškęs iš pakuotės užduotis. Tada pailsėti 5 minutes. Tada pakartokite ciklas su kitu atvejų grupėje.

4. Apsvarstykite savo piko produktyvumą

Nustatykite dienos laiką, kai esate labai produktyvus. Daugumai žmonių šio ryto, tačiau yra naktininkai, kurie yra lengviau sutelkti tamsoje. Ieškoti savo piko produktyvumą ir pabandyti atlikti užduotis iš prioritetinių kategorijų sudarė tai.

5. pašalinti ramiai

Kai pajamos į kitą grupės užduotis, įsitikinkite, kad jūs ne atsitiktinai sutrikdyti pranešimą ar telefono skambutį. Galite pasirinkti konkretų laiko patikrinti telefoną. Tol, kol jūs padaryti užduotis iš vienos kategorijos, nesijaudinkite apie poilsio.

Kokios užduotys gali būti surinkti į grupes

Tiesą sakant, apskritai, bet. Scott Jaunas, rašytojas, programuotojas, verslininkas ir didelis gerbėjas iš partijos perdirbimo užduotis, todėl20 Patarimai, grupavimas, siekiant sutaupyti laiko ir sumažinti streso Keletas pavyzdžių:

• E-paštas. Timas Ferriss, autorius "Kaip dirbti 4 valandas per savaitę"Kartais gauna 300 elektroninius laiškus per valandą. Ir nepaisant šio tūrio, jis atsako juos tik vieną kartą per dieną, specialiai atidėti laiką tik tai.
• Skaitymas. Skaityti kažkas tarp kartų yra beveik nenaudingas, nes jūs vis dar prisimena mažai. Tai geriau nustatyti sau kai nori atsargiai gauti informaciją ir atlikti laiko skaityti.
• Telefono skambučius. Užsirašykite žmonių, kurie jums reikia paskambinti ir savo telefono numerius į vieną sąrašą vardus. Tada skambinti į visas kandidatus iš sąrašo iš karto. Pirma, jums nebus išsiblaškęs telefonų pokalbių kartą. Antra, jums bus suteikta galimybė pasirinkti dienos laiką, kai žmonės jau užimtas ir gali kalbėti su jumis.
• Poilsis ir pramogos. Perkelti visą pramogų - filmus, Kompiuteriniai žaidimai, pėsčiųjų - ne dienos pabaigoje. Tai smotiviruet greitai baigti darbą, ir ji bus lengviau atsipalaiduoti, žinant, kad viskas šiandien jau pakeista.
• Apsipirkti. Prieš išvykdami į namus, rinkti į visų dalykų krūva, apsipirkti ir siuntinys ir atlikti juos vienu ypu. Pavyzdžiui, jūs galite aplankyti prekybos centrų, pašte ir sauso cheminio valymo tuo pačiu metu. Tai taupo ne tik laiką, bet ir benzinas.
• Susirašinėjimas socialiniuose tinkluose. Paimkite valandą vakare kalbėtis internete. Ir visa laiko išlaikyti klientus pranešimus apie socialinius tinklus poilsio yra išjungtas.
• Maisto gaminimas. Labiausiai tikėtina, kad jūs nuolat neturite pakankamai laiko virėjas kažką kiekvieną dieną. Laimei, civilizacija mums davė tokį įrenginį, kaip mikrobangų krosnelė. Pažymėkite tą dieną 1-2 iki paruoštas maistas kitą savaitę, ir tada tiesiog šildyti ją.
• Remontas. Susiburti ir pagaliau padaryti visus tuos mažai favoritai, kad laukėme per kraštus. Pakeiskite sudegė lemputes, remontas durų rankeną ir varva maišytuvas.
• Atspindžių. Jūs visada manau, kad jūs bandote planuoti kažką, išspręsti kai kurias problemas, bet jis neveikia už jus? Scott Jauna pataria net toks dalykas kaip mąstymo, užsiima griežtai apibrėžtą laiką. Įgyja įprotį kiekvieną savaitę planą 2-3 valandas, nei jūs imtis ir kokių tikslų norite pasiekti.

Oh, ir jei kalbama, kad preparatas pakuočių užduotis - taip pat yra iššūkis. Todėl skiria specialų laiką, pageidautina vakare, platinti elementus į savo sąrašą, rytoj.