6 patarimai, kaip sumažinti kelionės išlaidas
įvairenybės / / June 30, 2023
1. Sukurti kelionių politiką
Jūsų kelionės tvarkaraštis turėtų apimti:
- Išlaidų, kurias įmonė nori prisiimti, sąrašas. Pavyzdžiui, už maistą ir dovanas partneriams apmoka verslas, o už mobilųjį ryšį ir taksi – darbuotojas.
- Įvairių pareigų darbuotojų kelionių ir apgyvendinimo limitai. Tarkime, keturių žvaigždučių viešbučiai skirti skyrių vadovams, trijų žvaigždučių – paprastiems darbuotojams.
- Dokumentų tvarkymo taisyklės. Tai yra komandiruotės išdavimo, užduočių rengimo terminai, prašymų ir ataskaitų pateikimo tvarka. Taip pat svarbu paskirti darbuotoją ar skyrių, kuris bus atsakingas už kelionių politikos laikymąsi.
Galite pridėti kelionės dokumentų šablonus – darbuotojams bus lengviau juos pildyti, pastebimai sumažės neteisingai surašytų popierių skaičius.
Kad kelionių politika būtų dar pelningesnė, suskirstykite ją į kelias dalis pagal verslo kelionių svarbą. Pagalvokite apie skirtingas jų taisykles ir apribojimus. Šios kelionės gali būti:
- Norėdami išlaikyti įvaizdį. Pranešimai konferencijose, dalyvavimas forumuose ar mokymuose. Tokie renginiai neduos tiesioginės naudos, todėl bilietų ir apgyvendinimo išlaidos gali sumažėti.
- Už įmonės plėtrą. Darbo patikrinimai, susitikimai ir derybos. Tokiomis kelionėmis siekiama padidinti pelną, todėl joms galite išleisti šiek tiek daugiau. Čia prioritetas – darbuotojų patogumas ir judėjimo greitis.
Kodų sistema padės greičiau surūšiuoti keliones pagal užduotis. Priskirkite numerius skirtingiems kelionių formatams, surinkite juos į vieną sąrašą ir pridėkite prie kelionių politikos.
Lengvai valdykite savo išlaidas kelionių organizavimo paslauga „OneTwoTrip“ verslui. Su juo galite nustatyti organizacijos kelionių politiką, kiekvienam darbuotojui nustatyti limitus, planuoti komandiruotes kalendoriuje. Platforma veikia su 800 oro linijų ir siūlo, be kita ko, grupiniai skrydžiai. Pervežimas, traukinių, traukinių, autobusų ir aeroekspreso bilietai – viskas vienoje vietoje. Viešbučiai visame pasaulyje yra prieinami verslo klientams su nuolaidomis iki 35%, o pagal lojalumo programą perkant per paslaugą galite gauti iki 5% pinigų grąžinimo.
Prisijungimas prie paslaugos nemokamas. Taip pat nėra mėnesinio abonentinio mokesčio, todėl nereguliarios komandiruotės įmonės pinigų nešvaistys.
Norėdami sužinoti daugiau2. Apsvarstykite skirtingą transportą ir būstą
Lėktuvas ne visada yra patogiausias ir pelningiausias būdas keliauti. Jei tiesioginių skrydžių į norimą miestą nėra, susisiekimas gali užtrukti ilgiau nei kelionė traukiniu. Be to, automobilyje dirbti tikrai įmanoma: daugelyje traukinių yra „Wi-Fi“, dvigubi skyriai ir netgi skyriai domofonams. Kitas variantas – autobusai. Trumpa kelionė jais nepakenks komfortui, o sutaupys pakankamai laiko ir pinigų dėl persėdimų trūkumo.
Būstas yra ta pati istorija. Viešbutis yra brangesnis, bet centre kartais pelningesnis nei biudžetinis variantas miesto pakraštyje: skirtumą padengs taksi ar viešojo transporto kaina. Pasitaiko, kad buto nuoma parai kainuoja pigiau nei viešbučio. O stabilus Wi-Fi ir skalbimo mašina po ranka padarys ilgą kelionę patogesnę.
3. Neilginkite savo kelionės
Kuo trumpesnė kelionė, tuo verslui ji pigesnė. Kiekviena darbo diena reikalinga kompensuoti dienpinigiais, o jei kelionė patenka į savaitgalius ar švenčių dienas – taip pat dvigubu tarifu.
Todėl visada atidžiai apskaičiuokite laiką, reikalingą užduotims atlikti. Pavyzdžiui, jei darbuotojas turi kalbėti konferencijoje ketvirtadienio popietę, nebūtina trečiadienį ir penktadienį važiuoti į kelią. Galima atskristi ryte ir išskristi vakare – vietoj trijų dienų komandiruotė truks tik vieną.
Ši schema veikia daugeliu atvejų, tačiau yra išimčių. Tarkime, baigėsi visi pelningi bilietai norimai dienai ir liko tik verslo klasė. Tai gali kainuoti daugiau nei dienpinigiai ir nakvynė viešbutyje. Čia verta paskaičiuoti kelių variantų kaštus, palyginti sumas ir išsirinkti geriausią.
4. Gaukite įmonės kortelę
Su juo verslo kelionės taps patogesnės jums ir jūsų darbuotojams. Galėsite nustatyti limitus, kad darbuotojai neviršytų biudžeto keliaudami. Daugiau jokių neapskaitytų išlaidų – visas operacijas matysite savo asmeninėje paskyroje. Be to, įmonės kortelės paprastai turi specialių priedų, pavyzdžiui, padidintą pinigų grąžinimą ar paslaugų nuolaidas.
Svarbiausia, kad PVM už pirkinius bus galima grąžinti be nereikalingų nervų. Dėl mokesčių grąžinimo reikalaujama tik saskaita, o darbuotojui apmokėjus už nakvynę viešbutyje ir transportą grynais arba savo įprasta atlyginimo kortele, popierius gali būti neišrašomas.
5. Suteikite darbuotojams pasirinkimą
Atrodo, kad savarankiškai organizuoti skrydžius ir viešbučius yra teisingas sprendimas taupyti pinigus. Tačiau yra rizika, kad jūsų pasirinkimas darbuotojui atrodys nepatogus: nuo to nukentės komfortas, o noras dirbti keliaujant greičiausiai sumažės. Be to, už planavimą atsakingas asmuo praras laiko, kurį būtų galima skirti kitų verslui efektyvesnių užduočių sprendimui.
Jei gyvenimo ir judėjimo sąlygas pasirinks verslo keliautojas, jums nereikės sukti galvos dėl šių problemų. Svarbiausia yra nurodyti jam kelionių politikos ribas ir sąlygas. Pirkinius galite patikėti ir atsakingam asmeniui, pavyzdžiui, buhalteriui: keliautojas duos nuorodas į patogias parinktis, už juos sumokės organizatorius, o vėliau pasidalins bilietais ir užsakymo detalėmis.
6. Analizuokite ankstesnių kelionių ataskaitas
Patikrinkite skirtingų darbuotojų dokumentus, pažiūrėkite, ar skiriasi išlaidos, ieškokite priežasčių, kodėl išlaidaujate. Pavyzdžiui, kažkas pasirinko skrydį, kuris buvo nepatogus kompanijai, arba pietavo išskirtinai brangiuose restoranuose. Tokie duomenys padės pakoreguoti kelionių politiką ir pritaikyti ją prie verslo geriausio varianto.
Kad būtų lengviau analizuoti, verta turėti suvestinę lentelę. Suskaidykite dokumentą į stulpelius pagal kategorijas: bilietai, apgyvendinimas, maitinimas, mobilusis ryšys, transportas keliaujant ir pan. Taip pat prašome nurodyti kelionės datą ir komandiruoto darbuotojo vardą ir pavardę. Į lentelę galima įkelti tik išlaidų sumas, o duomenis leisti kaupti ataskaitose. Jei pastebėjote anomaliją, pasiimkite dokumentus ir sužinokite, kodėl išaugo išlaidos.
Nebūtina patiems prižiūrėti lentelę – galite naudotis internetinėmis paslaugomis, kurios jau teikia tokias priemones. Ataskaitos ir uždarymo dokumentai „OneTwoTrip verslui» yra generuojami automatiškai, ir jūs galite juos gauti per EDI. Analitikoje bus rodomi debetai įmonės kortelėje, indėlių išlaidos ir viešbučio bei kelionių sąskaitų apmokėjimas, įskaitant grupiniai bilietai. Paslauga integruojama su 1C: Apskaita. Tai leidžia darbuotojams patiems pasirinkti tinkamus variantus, o buhalteris už juos atsiskaityti įmonei patogiu būdu.
Dėl patogumo ir saugumo verslo kelionėse "OneTwoTrip verslui» yra visą parą veikianti palaikymo tarnyba. Su ja galite susisiekti telefonu, pasiuntiniais arba asmeninės paskyros pokalbyje. Specialistai padės greitai susidoroti su iškilusia problema ir rasti alternatyvių apgyvendinimo variantų ar bilietų.
Suplanuokite komandiruotę