Kaip daugiau nuveikti, teisingai nustatyti užduotis ir valdyti darbuotojų laiką
Jo Darbas / / January 07, 2021
Andrejus Čumačenka
Interneto rinkodaros agentūros „Netpeak“ įkūrėjas ir vadovaujantis partneris. Telegramos kanalo autorius Liūdna, bet tiesa.
Tikriausiai tik tingus viešas žmogus nekalbėjo apie tai, kaip svarbu planuoti darbo laiką, norint nuveikti daugiau, daug uždirbti ir apskritai būti „geriausia savo versija“. Bet kažkodėl vis tiek susiduriame su pavėluotais terminais, neįvykdytomis ar netinkamai atliktomis užduotimis. Pasidalinsiu savo metodais, kaip vadovas gali efektyviai organizuoti darbuotojų darbo laiką, kaip kurti komunikaciją ir nustatyti užduotis, kad jos būtų tinkamai įvykdytos.
Pašalinkite visus nereikalingus
Laiko planavimas. Man patinka šis žodis. Tai labai patogu: nesu darbe visai lėtas ir blogas, turiu problemų su laiko valdymu.
Mano receptas yra pašalinti visus nereikalingus arba, kaip aš vadinu, supjaustyti šūdą. Ištrinkite ir išjunkite viską, ko jums nereikia.
Norėdami nuveikti daugiau, jums nereikia 25 valandų per dieną, jums tereikia mažiau laiko skirti nenaudingiems dalykams.
Darbe būtina dažnai bendrauti - sujungti visą susirašinėjimą viename pasiuntinyje ir niekada neiti pas kitus.
Ar esate kūrėjas? Ne? Tada kam jums reikia daugiau nei vienos naršyklės? Ar tikrai jums reikia trijų tų pačių teksto redagavimo programų? Ir taip toliau.
Savo darbe nuo tekėti gali išjudinti kelis dalykus, kurie vyksta reguliariai: žinutės žiniatinklyje, gaunami laiškai paštu, asmuo, įėjęs į kabinetą, suskamba telefonas.
Taigi sutelkiau visą komunikaciją „Telegram“, išjungiau visų pokalbių pranešimus, archyvavau visus kanalus - todėl pats galiu nuspręsti, kada turėsiu laiko atsakyti.
Pašte atsisakiau visų siuntų, išskyrus 5-6 būtiniausius. Aš naudoju „Unroll.me“ paslaugą, kad surinkčiau juos į santrauką, kuri pateikiama kartą per savaitę man patogiu metu. Taip pat porą kartų per dieną tikrinu savo paštą, o ne iškart gavus laišką.
Telefonu tiesiog prašau neskambinti - beveik visada galite parašyti arba padiktuoti žinutę. O asmeniniai susitikimai vyksta tik pagal planą - juos įtraukiu į kalendorių (tai padaryti labai patogu naudojantis Calendly.com), dažniausiai savaitės dienos popietę.
Receptas yra paprastas ir akivaizdus, tačiau, kaip rodo praktika, jis ne visada taikomas ir ne visiems, turintiems „laiko valdymo problemų“.
Taikyti tolesnius veiksmus
Neretai rengiu visiems taip brangius susitikimus. Nors jie atitraukia žmones nuo darbo, jie vis tiek yra patogiausias būdas perduoti naują informaciją. nedelsiant daugybei žmonių, apdorokite prieštaravimus ir atsakykite į klausimus, kurie bus nedelsiant išklausyti visi.
Bet kaip tai padaryti susitikimas veiksmingas? Ypač tada, kai jie rengiami 20-50 žmonių ir niekaip negalima įsitikinti, kad visi atidžiai klausosi.
Paprasčiausias ir efektyviausias būdas yra paprašyti visų iš pradžių tęsti veiksmus. Tai yra tezė užrašyti viską, kas atrodo svarbu. Iškart po susitikimo išsiųskite tekstą asmeniškai paštu arba žinučių programa.
Vedėjui šis metodas pirmiausia leidžia iš karto pamatyti, kas ir kaip suvokia informaciją. Antra, norint gauti greitą grįžtamąjį ryšį: ar atėjo pagrindiniai auditorijos pranešimai, ar vis tiek reikia tobulinti jūsų kalbėjimo įgūdžius.
Žinoma, tolesni veiksmai padeda įgyvendinti pagrindinį susitikimo tikslą - įsitikinti, kad visi tikrai girdi ir prisiminė svarbi informacija.
Teisingai įvertinkite laiką, kurio reikia užduočiai atlikti
Iš pradžių atrodo, kad neįmanoma teisingai įvertinti laiko, reikalingo bet kuriai užduočiai atlikti. Šiek tiek vėliau praktiškai galite pamatyti, kad taip yra iš tikrųjų.
Dėl šios priežasties kiekvienos užduoties įvertinimas yra tam tikra diplomo gynimo priemonė. Darbuotojas pasako, kiek valandų jis planuoja skirti įgyvendinimui, o vadovas arba sutinka, arba paprašo paaiškinti, kodėl tam reikia tiek daug ar tiek mažai laiko.
Būtent su šia „apsauga“ (jei ji nėra vykdoma parodai ir vadovas supranta, ką daro darbuotojas) problemos vertinimas tikrai yra prasmingas.
Skirtingi žmonės skirtingai vertina savo darbą. Kažkas pervertina juostą ir pasiima krūvą užduočių, paskirstydamas kiekvienai vieną kartą mažiau laiko, nei tenka praleisti. Kažkas, priešingai, yra perdraudžiamas ir kiekvienai užduočiai skiria force majeure ir „pagalvoti“.
Geras vadovas turėtų užduoti teisingus klausimus:
- Kodėl jums reikia X valandų, kad atliktumėte šią užduotį?
- Dar kartą perskaitykime problemos sąlygas ir jos įgyvendinimo apibrėžimą. Ar tikrai viską teisingai supratote ir į tai atsižvelgėte?
- Jei pirmą kartą atliekate tokią užduotį, ar skyrėte laiko susipažinimui?
Ir, žinoma, visada gerai, kai įmonėje dirba keli darbuotojai, atliekantys to paties tipo užduotis. Į galvą galite sutelkti dėmesį į vidutinį rodiklį, apskaičiuotą pagal darbuotojų reitingus.
Naudokite kontrolinius sąrašus
Įsivaizduokite, kad turite užduotį darbuotojui. Ir tai skamba maždaug taip: „Paleiskite tokią ir tokią naują paslaugą patys“. Darbuotojas turi tris galimybes atlikti tokią užduotį:
- Minimumas. Tai yra, padaryti viską raidė po raidės, oficialiai atlikti užduotį. Paslauga yra paleista, tačiau nėra jokių tyrimų, kainodaros modelių, nėra supratimo, kas ir ką tiksliai veiks. Pardavimų ir rinkodaros skyrius neturi informacijos, kaip ir kam jį parduoti.
- Maksimalus. Tai yra, energingai ir su dideliu entuziazmu kreiptis į užduotį. Atlikite didžiulį tyrimą, bendraukite su kitomis rinkos įmonėmis, suformuokite keliolika modelių kainodara, surengti keletą susitikimų įmonėje (su vadovais, komandos vadovais ir atskirai su kiekviena komanda), padaryti po kelis pranešimus kiekvienai potencialiai tikslinei auditorijai.
- Teisingai. Šis požiūris yra kažkur per vidurį tarp pirmojo ir antrojo variantų: atliekamas 5–7 segmento įmonių tyrimas, parengiama suprantama koncepcija, padaromas vienas pristatymas ar nukreipimo puslapis. Rengiamas visuotinis susirinkimas, kuriame pateikiama pagrindinė informacija apie paslaugos pardavimą.
Jei norite, kad darbuotojas atlikdamas užduotį nedarytų per mažai ar per daug, naudokite kontrolinį sąrašą - sunumeruotą veiksmų, kurių reikia imtis rezultatui pasiekti, sąrašą. Ypač naudinga naudoti kontrolinius sąrašus, jei nesate tikri, kad darbuotojas 100% supranta, kaip tokius atlikti užduotis, - pavyzdžiui, jis tiesiog nieko panašaus nebuvo daręs anksčiau. Jei tingi tapyti, pasiruošk 1 ir 2 variantams. Tai baigsite vėliau, arba darbuotojas praleis savo laiką ir komandos laiką nereikalingiems veiksmams.
Taip pat skaitykite🧐
- Kodėl mes praleidžiame terminus ir kaip tai sustabdyti?
- Kaip sėkmingai praleidžia lyderiai savo dieną
- 8 dalykai, kuriuos reikia išmokti būti produktyvesniais