10 patarimų, kurie padės efektyviai dirbti namuose
Jo Darbas / / January 07, 2021
1. Sukurkite vieną darbo sritį visiems darbuotojams
Neperduokite to pavaldiniams, kitaip nusistovėję procesai virs chaosu, kai darbuotojai nemato vienas kito darbo ir nesupranta, kas už ką atsakingas. Todėl pagrindinės užduotys yra slopinamos, darbuotojai praranda įsitraukimą, o darbo efektyvumas linkęs į nulį.
Čia yra minimalus įrankių rinkinys, kuris jums gali būti naudingas:
- Užduočių tvarkytojas. Juo patogu nustatyti užduotis, stebėti skyrių ir kiekvieno darbuotojo krūvį.
- Bendras kalendorius. Tai padės išlaikyti atostogų ir poilsio dienų tvarkaraštį, taip pat suplanuoti svarbius renginius, pavyzdžiui, telefono skambučius su klientais ar kolegomis, kad nereikėtų asmeniškai apie juos priminti susitikimo dalyviams.
- Pasiuntinys skubiems klausimams spręsti. Galite sukurti bendrą pokalbį visai įmonei ir mažesnius pokalbių kambarius atskiroms komandoms ir projektams.
- Debesų duomenų saugyklos ir dokumentų sprendimai. Jie bus naudingi bendradarbiaujant skambučių metu, o nuorodą bendrinti yra lengviau nei siųsti dokumentus ir sunkiuosius failus paštu ar žinučių programoje.
Ši paslauga padės jums sutvarkyti bendrą informacijos erdvę visai komandai. „Bitrix24“ yra tam tikras verslo socialinis tinklas, kuriame galite kurti grupes, rašyti įrašus ir skelbti įmonės naujienas. Sukurkite įmonės puslapį, pakvieskite visus darbuotojus ten ir dirbkite taip pat, kaip biure, tik iš namų. Nustatykite užduotis ir stebėkite jų progresą, atidarykite bendrą pokalbį įmonei, rengkite planavimo susitikimus ir vaizdo konferencijas, planuokite susitikimus kalendoriuje. Svarbiems dokumentams saugoti yra bendras diskas, o CRM padės jums kontroliuoti klientų sąveiką.
Išbandykite nemokamai
2. Palaikykite ryšį su tais, kurie dirba namuose
Nuotolinis darbas nėra priežastis pamiršti discipliną ir pereiti prie laisvo grafiko, kai laikas skiriamas darbinei veiklai pagal principą „Aš tai padarysiu, bet tada“. Visuotiniame susirinkime papasakokite darbuotojams apie naują darbo formatą ir nustatykite darbo dienos ribas: pavyzdžiui, nuo 9 iki 18 valandų visi turėtų palaikyti ryšį, o jūs turite įspėti apie bent poilsio laiką dienų.
Nors visi dirbate nuotoliniu būdu, vis tiek esate viena komanda. Dalinkitės įmonės naujienomis, reguliariai (bent kartą per savaitę) pasakokite apie atliktas užduotis ir naujus planus, viešai švęskite padalinių sėkmę. Galiausiai nepamirškite palinkėti savo darbuotojams gimtadienio. Tai padės išlaikyti komandos dvasią, o pavaldiniai nesijaus pamiršti ir likimo valiai palikti.
3. Įveskite pokalbio taisykles
Pokalbiai yra patogus įrankis, tačiau su trūkumais. Nuolatinis pranešimų srautas blaško tiek pat, kiek ir kaimynų plepėjimas biure, todėl jis yra prasmingas atskirti bendravimą ir pradėti atskirus pokalbius skubiais klausimais ir visokiais pokalbiais, o ne Aktualus. Ir šį pokalbį galima užmaskuoti ramia sąžine ir paskaityti iš naujo pasibaigus darbo dienai.
Nenaudokite pokalbių, kad išspręstumėte sudėtingas problemas, kai reikia sužinoti visų komandos narių nuomonę. Išvažiavę gausite daug žinučių, tačiau nepasieksite vieno, visiems tinkančio sprendimo. Geriau susitarti dėl skambučio ir pokalbyje įrašyti, kuo baigėtės.
Ir pasistenkite nesukelti nereikalingo triukšmo: neskirstykite vienos žinutės į keliolika stiliaus „Sveiki. Štai jis. Užduotis nauja “. Gerbkite kitų laiką ir neverskite pašnekovo nuolat blaškytis pranešimais.
4. Reguliariai atlikite vaizdo skambučius su komanda
Pirma, tai padės išlaikyti pirštą ant pulso ir perskirstyti darbo krūvį, jei vienas darbuotojas smaugia užduotis, o kitas kenčia nuo dykinėjimo. Antra, tai yra gera priemonė pavaldinių nuotaikai stebėti: juk trumpieji pranešimai pokalbiuose nepateikia intonacijos, o asmeninio pokalbio metu galite sužinoti, kas kam kelia nerimą.
Neskambėkite parodai. Suplanuokite kiekvieno pokalbio turinį, iš anksto pranešite visiems dalyviams, kas bus aptariama, ir dėl to sukurkite susitikimo protokolą: ką jie nusprendė, kokias užduotis iškėlė ir kas atsakingas už jų įgyvendinimą. Jums nereikia skambinti kas savaitę, kad galėtumėte sekti, kaip sekasi įmonei. Darbuotojai gali reguliariai bendrauti tik su savo vadovais, ir jie jau jums praneš.
5. Sudarykite aiškų darbo grafiką
Kiekvienas darbuotojas turėtų turėti prieigą prie visos informacijos, kurios gali prireikti dirbant. Tai ypač svarbu pradedantiesiems: juos reikia atnaujinti, o pritaikymas atokioje vietoje gali užtrukti ilgiau nei gyvai bendraujant biure. Kad naujas darbuotojas nepasimestų informacijos sraute, paskirkite jam kuratorių, kuris galės atsakyti į visus klausimus apie tai, kaip veikia įmonės gyvenimas ir darbas.
Idealiu atveju žinių apie įmonės darbą bazė turėtų būti sutvarkyta taip, kad procesai netruktų, net jei pagrindiniai darbuotojai suserga ar atostogauja. Sukurkite dokumentus, kuriuose labai išsamiai paaiškinta, ką daryti tipinėse darbo situacijose, ir padarykite juos viešai prieinamus.
6. Įrašykite visas užduotis į užduotis
Ši taisyklė turėtų būti taikoma ne tik priverstinio pašalinimo metu. Nepasikliaukite žodiniais susitarimais: jei nebus nustatytos užduoties, nebus ir rezultato.
Čia pateikiamos paprastos taisyklės, pagal kurias užduotys bus išspręstos efektyviai ir laiku:
- Aiškiai nurodykite savo užduotį. Neverskite pavaldinių vaidinti ekstrasensų ar žodžiu pažvejoti papildomos informacijos. Darbuotojas turi nedelsdamas suprasti, ko iš jo norima.
- Paskirti atsakingus žmones ir vykdytojus. Priešingu atveju yra rizika, kad pavaldiniai be galo užmes užduotį vienas ant kito, todėl niekas to nepadarys.
- Nustatykite terminus. Užduotis, kurią reikia atlikti „kada nors“, greičiausiai niekada nebus atlikta.
- Atsakykite į klausimus ir duokite atsiliepimų. Tai padidins pasitikėjimą savo komanda ir padidins tikimybę sėkmingai atlikti užduotį.
7. Automatizuokite įprastus procesus
Biure viskas paprasta: jei jums reikia parašyti prašymą atostogoms, darbuotojas eina į žmogiškųjų išteklių personalą, paima paruoštą formą, užpildo ir duoda pasirašyti. Izoliuojant įprasti klausimai virsta problema: vienas darbuotojas nori laisvalaikį, o kitas skubiai reikia pasirašyti sąskaitą apmokėjimui, reikia vadybininko parašo, bet nėra kur jo pasiimti - ne jo namuose eik.
Yra tik viena išeitis: ieškoti būdų, kaip atsisakyti dokumentų ir visą darbą su svarbiais dokumentais perkelti į elektroninę formą.
8. Sukurkite aiškią ir skaidrią valdymo sistemą
Jus gali apimti įtarimai, kad darbuotojai namuose daro bet ką, bet nedirba. Žinoma, kontrolė yra būtina, tačiau svarbu išlaikyti sveiką protą. Jei nuolat tampote pavaldinius ir klausiate, kaip viskas yra su jų projektais, jie neveiks greičiau, tačiau nuolat kaupsis įtampa, dėl kurios anksčiau ar vėliau kils konfliktas.
Susitarkite su padalinių vadovais, kad jie kiekvieną rytą iš darbuotojų surinks informaciją apie esamą krūvį ir prireikus perduos jums. Valdykite ne procesą, o rezultatą. Taigi didelio masto projektus galima suskirstyti į kelis etapus su aiškiu rezultatu ir laiko apribojimu, siekiant išspręsti kylančias problemas.
9. Perkelkite savo pardavimo skyrių į CRM
CRM yra automatizuota santykių su klientais valdymo sistema. Paprasčiau tariant, tai yra speciali programinė įranga, įrašanti visus kontaktus su klientu nuo pirmo skambučio iki pardavimo.
Atokioje vietoje CRM tampa tikru išgelbėjimu pardavimų skyriui. Tai leidžia iki minimumo sumažinti žmogiškąjį faktorių: vadovai neužsibus rutininėse operacijose, nepamirš individualūs klientai ir visada žinos, kokioje stadijoje yra kiekvienas sandoris ir koks turėtų būti kitas žingsnis. Ir vadovas gali sekti kiekvieno specialisto veiklą ir, jei reikia, perskirstyti darbo krūvį.
10. Bendraukite su klientais per CRM
Situacija: laidinis telefonas liko biure, bet kažkaip būtina kalbėtis su klientais. Ir taip pat kontroliuokite bendravimą - kitaip bus sunku suprasti, kodėl žlugęs sandoris žlugo. CRM su įmontuota telefonija padės: jis leidžia jums sujungti ne tik balso ryšio kanalus, bet ir pokalbius svetainėje ir tiesioginiuose pranešimuose. Patogu atsakyti į laiškus ir žinutes tiesiogiai CRM, o visa jo sąveikos su klientu istorija iškart patenka į jo kortelę.
Kad valdytojai neblaškytų rutinos, priskirkite keletą užduočių robotams. Jie gali paskambinti arba parašyti klientui ir patikslinti kontaktinę informaciją, pasirinkti patogų atsiskaitymo būdą arba rinkti atsiliepimus apie paslaugų kokybę, o tada įvesti visus reikalingus duomenis į CRM.
Pradėkite dirbti su „Bitrix24“