Paslapčių verslo elektroninio pašto-korespondencija
Darbas Ir Studijos / / December 25, 2019
Kas yra e-mail? Šiandienos verslo pasaulyje, tai yra:
- Tavo veidas. Tai per elektroninį paštą, galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio akis ar sugadinti pirmą įspūdį.
- Jūsų darbo įrankis. Bendravimo daug su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Taip gerai turėti priemonę, galite supaprastinti savo gyvenimą Didysis.
- Galingas išsiblaškymas. Už pasaulis mėgina jus, atitraukti ir klaidinti kelio elektroniniu paštu.
Iš šių pozicijų ir išvaizdą dirbti su elektroniniu paštu. Pradėkime su paprasta.
raidės apdaila
Aš naudoju Mozilla Thunderbird elektroninio pašto klientas, todėl kalbėsiu iš savo pavyzdžiu. Sukurti naują laišką ir eiti iš viršaus į apačią iš laukų sąrašo.
Koma. Kopijuoti. Nematoma kopija
Gal kas nors nežino, bet "Iki" Mozilla gali būti pakeistas į "Cc" arba "Nematoma kopija".
- kurį: Rašyti pagrindinį tikslą arba grįžimas atskiriami kabliataškiais.
- kopija: Parašykite, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurių mes neturime tikėtis reakciją.
- Nematoma kopija: Parašykite, kas turėtų perskaityti laišką, bet turi likti anonimiškas ir gavėjų poilsiui. Ypač tinkamas naudoti masinių siuntimų verslo laiškus, pavyzdžiui, pranešimus.
blogai į masės pasiskirstymą nurodyti gavėjams srityje "Kopijuoti" arba "iki". Keletą kartų per metus gaunu laiškus, kuriuose gavėjai išvardyti 50-90 į "Kopijuoti". Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjams reikia žinoti, kas dar dirbate panašioje temoje. Na, jei ji yra susipažinę vieni su kitais žmonėmis. Ir jei konkuruojančių įmonių sąrašą, kuris nežino vieni apie kitus? Bent vienas turi būti pasirengę už papildomą paaiškinimą, kaip maksimalus - nutraukti bendradarbiavimą su viena iš jų. Ar ne taip.
teisingai masė Pašto išsiųsti savo vardą, ir visi paslaugų gavėjai įdėti į lauką "slėpti kopiją."
tema
Iš temos eilutėje reikšmė dažnai parašyta (kartais protingai) savo verslo dienoraščių Profesionalios paslaugos išsiunčia. Bet dažnai yra kalbama apie pardavimo raides, kur subjektas linija išsprendžia «paštu turėtų atverti problemą."
Mes taip pat aptarti dienos verslo korespondencija. Čia yra tema išsprendžia problemą "raštas ir jo autorius turėtų būti lengva nustatyti, ir tada rasti." Ir jūsų uolumas grįžti pas jus formos likimas daug raidės reaguojant, tik su priešdėlių Re: arba fwdTarp kurių turės rasti tinkamą laišką šiuo klausimu.
Dvidešimt laiškai - yra vienos dienos korespondencijos viduriniosios grandies vadovų suma. Apie Verslininkai ir verslo savininkai nekalba, jie turi raidžių skaičius yra kartais pranoksta 200 ir daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nereikia siųsti elektroninius laiškus su tuščiu tema.
Taigi, kaip teisingai suformuluoti temos eilutę?
Mes esame savo "dangaus" yra rekomenduojamas išorės rašyti laiškus į temos eilutę: "Dangus
Klaidos numeris 1: Tik įmonės pavadinimas temos eilutėje. Pavyzdžiui, "Dangus" ir viskas. Pirma, tikrai esate vienas iš jūsų įmonės bendrauti su sandorio šalimi. Antra, nėra prasmės tema nepadeda, nes jūsų įmonės vardu, ir todėl gali būti vertinamas nuo adresą. Trečia, manau, kaip ji atrodys savo dėžutę su šiuo požiūrį į ryšių? Kaip šis.
Tai patogu pažvelgti tokiomis temomis?
Klaidos numeris 2: Flashy rinkodara pavadinimas. Tai puiku, jei jūs žinote, kaip rašyti tokius antraštes. Tai tiesiog, ar naudojimas yra tinkamas šių įgūdžių verslo korespondencijos? Prisiminti verslo temos eilutėje paskirtį: neparduodame ir pateikti asmens tapatybę ir ieškoti.
blogai | teisingai |
Ką pirkti ašių už priimtiną kainą! | Komercinis pasiūlymas už ašių tiekimo |
Turime skubėti pasikonsultuoti susidomėjimą! Rodiono yra kelyje! | Suderinti vietos aktą pasitarti su Aliona Ivanovna |
DĖMESIO! Porfiry Petrovič išspręsta Raskolnikovo paslaptį, ir išspręsti savo problemas | Pasiūlymas iš konsultantas: psichologinis atskaita |
»
Laiško tekstas
Yra daug gidai rašyti tekstus įvairioms progoms. Pavyzdžiui, daug naudingos informacijos ne Maksim Ilyahova, Aleksandras Amzin ir kiti meistrai žodį. Aš patars jums perskaityti savo straipsnius bent jau padidinti bendrą informuotumą ir pagerinti bendrą stilių raštu.
Atsižvelgiant į rašymo raidžių procesą, turime nuosekliai padaryti keletą sprendimų.
mandagumo klausimas. Tuo laiško pradžioje gali būti neryškus ir mandagumo ar meilės į "Mano brangusis Rodia dvasia, dviems šiek tiek daugiau nei mėnesį šiek tiek, nes aš ne kalbėjo jums raštu, iš kurio ji buvo kančia, ir net kitų naktį nemiegojo, Aš galvoju. " Labai mandagus ir labai brangus, tiek metu rašau šį įrašą, ir laiku žmogus ant jo svarstymą. Susirašinėjimas po verslo, prisimeni? Ne raidžių rašymo konkursą, o ne Raskolnikovas motinos ir verslo korespondencija.
Mes gerbiame Jūsų laiką ir gavėją!
Atstovauti ir panašūs aplinkybes meilės prasminga tik pirmoje atsiųstą pranešimą, kai praeinančios susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar dabartinės susirašinėjimo tęsinys, pirmame laiške dėl rašymo dieną: "Sveiki, Jonas," į sekundę, o vėliau: "Jonas ...".
apeliacija. Aš visada buvo susijusi su klausimu, kuris kreipiasi į laiške, jei gavėjų skaičių. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trijų mergaičių, pavadintų Ana. Ne abejoti, aš rašė: "Gerbiamas Ana" niekada išaugo. Bet taip pasisekė ne visada.
Ką daryti, jei iš trijų ar net septynių gavėjas, ir jie nesinešioja tą patį vardą? Galite įrašyti pavardes: "Laba diena, Rodion, Pulcheria, Avdotya ir Petras Petrovič". Bet tai yra ilgas ir reikia laiko. Tai galima rašyti: "Gerbiami kolegos".
Aš už save naudoti taisyklę taikyti vardą į tą, kuris stovi lauke "IKI". Ir tiems, kurie yra kopijos netaikoma ne visiems. Tai paprastai tuo pačiu metu leidžia tiksliau apibrėžti vieną (!) Laiškas adresatui ir šio laiško tikslas.
citata. Dažnai susirašinėjimas yra pokalbis su klausimų ir atsakymų - kitaip tariant, dialogą. Gera praktika negalite trinti korespondencijos istoriją ir parašyti savo atsakymo viršuje cituojamą tekstą, kad grįžti į šį susirašinėjimą per savaitę, tai buvo lengva skaityti dialogą iš viršaus į apačią mažėjančia datą.
Dėl tam tikrų priežasčių, numatytasis nustatymas Mozilla "turėtų žymeklį po cituojamą tekstą." Aš rekomenduoju jį pakeisti meniu «Įrankiai» → «Account Settings» → «paruošimas ir sprendžiami". Jis turėtų būti toks.
Laiško tikslas. Verslo laiškai yra dviejų tipų:
- kai mes tiesiog informuoti penfriend (pavyzdžiui, pranešimas apie atliktą per pastarąjį mėnesį darbo);
- ir kai mes norime kažką iš pašnekovo. Pavyzdžiui, jis sutiko pridedamą sąskaitą mokėjimo.
Kaip taisyklė, skatina raides daug kartų daugiau, nei Praneštinas. Jei norime pasiekti kažką iš šaltinio, tai yra labai svarbu pasakyti apie tai į paprastojo teksto laiške. Raginimas imtis veiksmų turėtų lydėti pranešimą vardu ir eiti paskutinį sakinį laiške.
blogai"Porfiry Petrovič, aš žinau, kas iškirto senoji".
teisingai"Porfiry Petrovič, aš iškirsti senoji, prašome priimti mano suėmimą priemonių pavargusių kentėti!".
Kodėl korespondentas turi jums galvoti, ką daryti su šio laiško? Galų gale, tai gali užtrukti ir neteisingas sprendimas.
parašo tekstą. Ji turi būti. Ypač visų elektroninio pašto klientai leidžia jums pritaikyti autosubstitution parašas pvz klasikinis "Nuoširdžiai ...". Mozilla tai daroma meniu «Įrankiai» → «Paskyros nustatymai".
Norėdami rašyti, ar ne rašyti parašo Kontaktai - privatus reikalas. Bet jei jūs kažkaip susijęs su pardavimais - tai privaloma rašyti. Net jei sandoris neįvyksta dėl ryšių pagrindu ateityje, jūs galite lengvai rasti parašo kontaktus.
Galiausiai, dar vienas žinutės kūno funkcija tiems apklaustųjų, kurie nemėgsta (jis negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į laiškus. Nurodykite žinutėje kūno nutylėjimą. Pavyzdžiui, "Porfiry Petrovič, jei nenori eiti į mane suimti prieš 12:00 Penktadienis, aš laikau save būti atleista." Žinoma, laikotarpis turi būti realus (tai nėra būtina siųsti į Pavyzdžiui tekstą penktadienį 11:50). Gavėjas turi turėti galimybę fiziškai skaityti ir nuspręsti už Jūsų laišką. Šis "pagal nutylėjimą" atleisti jus nuo savo atsakomybės už nereagavimo į pašnekovą. Kaip visada, į šio lusto naudojimas turėtų būti vertinamas protingai. Jei asmuo yra laiku ir reguliariai atsako į jūsų laiškus, tai ultimatumą tai, jei jūs neturite jiems pakenkti, šiek tiek ruožas arba būti priimtas sprendimas negali atsakyti į laišką dabar, ir jums laukti penktadienio.
priedai
Laiškai dažnai su priedais: atnaujinti, verslo pasiūlymai, išlaidų sąmatos, brėžiniai, nuskaitytus dokumentus - labai patogus įrankis, ir tuo pačiu metu iš populiariausių klaidų šaltinis.
klaida: Didžiulis investicijų suma. laiškus dažnai ateina su priedais iki 20 MB. Kaip taisyklė, jis nuskaito, ką kai kurie TIFF formatu dokumentus, su 600 dpi rezoliucijos. Voko korespondentas beveik neabejotinai pakabinti keletą minučių bergždžiai bandant Atsisiųskite priedų peržiūrą. Ir neduok Dieve gavėjo pabandyti skaityti šį laišką savo telefone ...
Asmeniškai, aš iš karto ištrinti tokius pranešimus. Nenoriu Jūsų laiškas pasirodė krepšį prieš skaitant? Patikrinkite priedo dydį. Tai rekomenduojama, kad tai būtų ne daugiau nei 3 MB.
Ką daryti, jei daugiau nei?
- Pabandykite sukurti savo skaitytuvas kitokio formato ir rezoliucijos. Pavyzdžiui, PDF arba 300dpi nuskaito gauti gana įskaitomas.
- Pagalvokite apie programą, tokią kaip WinRar archyvavimo ar 7zip. Kai kurie failai suspausti labai gerai.
- Ką daryti, jei didžiulį prisirišimą ir suspausti ji neveikia? Pavyzdžiui, beveik tuščias apskaitos bazė sveria 900 MB. Atvykite į informacijos debesys saugojimo pagalbos: Dropbox, Google Drive ir pan. Kai kurios paslaugos, pavyzdžiui, Mail.ru, automatiškai konvertuoti daug investicijų nuoroda į debesų saugykla. Bet aš norėčiau valdyti savo informaciją, saugomą debesyje, todėl Mail.ru automatizavimas nėra laukiami.
Ir dar vienas rekomendacija ne visai aišku, apie investicijų - jų pavadinimas. Ji turėtų būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kai mes esame kompanija parengė pasiūlymą NAME... tebūnie Fiodoras Dostojevskis. Gavau laišką iš tvirtinti CP projekto vadovu, o priedas buvo Failas pavadinimu "DlyaFedi.docx". Su vadovu, atsiuntė man šį, dialogą, panašų į šį:
- Mielas vadybininkas, jūs esate asmeniškai pasirengęs imtis šio gerbiami vyro ir skambinti jam į veidą Fedor?
- Kažkada, gerbiama kaip asmuo, tai visi mano vardu vadinamas.
- Kodėl tu priedas vadinamas "DlyaFedi"? Jei aš dabar siųsiu jam, jūs manote, kad jis pirks mūsų ašių šiame vadove?
- Aš einu tada pervadinti ...
Kodėl virėjas laiko bomba - potencialiam klientui nesėkmę - ar sukurti sau papildomą darbą pervadinti failą? Kodėl ne iš karto pavadinti areštas yra teisinga: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" arba dar geriau - "KP_Nebo_Topory.docx".
Taigi, su elektroniniu paštu kaip "veidas" yra daugiau ar mažiau išspręstos. Pereikime prie elektroninio pašto peržiūrėti kaip veiksmingai dirbti ir kalbėti apie tai blaško komponentas įrankis.
Darbas su raidėmis
Elektroninis paštas - tai galingas išsiblaškymas. Kaip ir su bet išsiblaškymas, pašto reikia kovoti dėl taisyklių ir įgyvendinimo tvarkaraštis griežtinimo.
Mažiausiai, jums reikia išjungti visus pašto atvykus pranešimus. Jei jūsų pašto klientas yra sukonfigūruotas pagal nutylėjimą, jums bus pranešta ir garsinis signalas, ir blinked piktograma šalia laikrodžio, ir parodys laiško peržiūrą. Trumpai tariant, padaryti viską, kad pirmosios ašaros jus nuo sunkaus darbo, tada pasinerti į nieprzeczytanymi laiškus ir unvisited laiškus bedugnę - minus valandą ar dvi gyvenimo.
Kažkas galingas valios jėga leidžia jums nebus išsiblaškęs pranešimo, ir paprasti žmonės, tai geriau ne Patiria likimą ir juos išjungti. Be Mozillla Thunderbird "yra daroma per meniu« Įrankiai »→« Nustatymai »→« Pagrindinis »→« Kai naujos žinutės. "
Jei nėra pranešimai, kaip suprasti, kad tai yra raidė?
Labai paprasta. Jūs pats, sąmoningai atidėti laiką apdoroti elektroniniu paštu, atidaryti elektroninio pašto klientas ir pamatyti visas neskaitytų pranešimų. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare arba prastovų metu, tarkim, spūstyse.
Žmonės dažnai klausia, kaip reakcijos laikas, ir skubius laiškus? Atsakymas: Jūs neturite skubius laiškus į paštą. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyrius (šiame skyriuje jūsų darbo grafikas elektroniniu paštu).
Jei yra skubių raidės, siuntėjas bus pranešti jums per kitus kanalus - telefono, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eiti į elektroninio pašto klientas ir gydyti skubiai laišką. Visos laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Arkangelo su savo "Getting Things Done") paskelbti standartinį atsakymą elektroniniu paštu per 24 valandas. Tai įprastinė taisyklė etiketo - nereikia laukti, kurią pašnekovas akimirksniu atsakymų elektroniniu paštu. Jei yra skubus raštas pranešti ne greitas ryšio kanalais.
Taigi, mes turime išjungtas pranešimą įtraukti E-mail klientas jūsų grafiko.
Ką daryti, kai mes nuėjome į paštą, o veikla su pavadinimu "padaryti iš" laiško? Kur yra pradžia ir šio darbo pabaigos?
Girdėjau daug apie nulį inbox sistemos, bet, deja, nėra įvykdytos vieną asmenį jį taikyti. Reikėjo sugalvoti dviračiu. Straipsniai šia tema turi Layfhakere. Pavyzdžiui, "nulis Priimamojo». Žemiau aš kalbėti apie nulinio dėžutę sistemos mano interpretacija. Būčiau dėkingas, jei ATP Guru nurodė komentaruose, papildyti ar patobulinti aprašytą sistemą.
Svarbu suprasti ir priimti, kad e-mail - tai ne Task Scheduler ir archyvas Jūsų verslui. Todėl, aplankas "Gautieji" visada turi būti tuščias. Jei atvykote už egzaminui, nenustokite ir nesiblaškykite nesvarbu ką, kol ši ištuštinti aplanką.
Ką daryti su šlamštas į Jūsų pašto dėžutę? Mums reikia eiti eilės kiekvieną laišką ir jį pašalinti. Taip, tiesiog pasirinkite jį ir paspauskite klaviatūroje Delete. Jei negalite prisiversti ištrinti laišką, turėsite nuspręsti, ką daryti su juo.
- Galite į jį atsakyti per tris minutes? Ar turiu jį atsakyti? Taip, mes turime, ir atsakymas bus ne daugiau nei tris minutes, tada nedelsiant reaguoti.
- Patenkinti poreikį, bet atsakymas paruošimas trunka ilgiau nei tris minutes. Jei naudojate Task Scheduler, leidžianti konvertuoti laiškus į užduotis, pasukite laišką į užduotį ir pamiršti, o apie jį. Pavyzdžiui, aš naudoju absoliučiai nuostabų aptarnavimą Doit.im. Jis leidžia jums sukurti asmeninį elektroninio pašto adresas: persiųstą jam laišką, ir tai tampa problema. Bet jei jūs neturite turėti Task Scheduler, perdavimo laišką poaplankyje "0_Vypolnit".
- Po greito atsakymo į laišką, sukant jį į užduotį ar paprastas tyrimas yra būtinas nuspręsti, ką daryti su šiuo pranešimu apie: ištrinti ar siųsti į konkretų aplanką ilgą saugojimo.
Štai keletas aplankai ilgalaikio saugojimo turiu.
- 0_Vypolnit. Turiu aplanko nėra, tačiau, jei jūs neturite turėti planavimo, dar kartą, čia jūs galite pridėti raides, reikia išsamų tyrimą. Šis aplankas taip pat turi būti reguliariai valomi, bet su Domu požiūrio specialiai paskirtą laiką apie jį.
- 1_Sprav. Čia aš įdėti laišką su papildoma informacija: Sveiki atvykę laiškus su prisijungimus iš skirtingų interneto paslaugų, bilietų į kitą skrydį, ir pan.
- 2_Proekty. Jame susirašinėjimo partnerių ir projektų, kurie turi dabartinį santykį archyvas. Savaime suprantama, kad kiekvieno projekto ar partnerio likviduojama atskirą aplanką. Partneris aplanko I kartus raidę ne tik savo darbuotojus, bet ir laiškų iš darbuotojų "Heaven", susijusios su šio partnerio. Tai labai patogu: jei reikia, visa korespondencija po ranka projekto pora paspaudimų.
- 3_Muzey. Aš čia dušas tuos laiškus ir pašalinti gaila, o jų nauda yra akivaizdi. Taip pat čia migruoja aplankus su uždaro projektą "2_Proekty". Trumpai tariant, "muziejus" saugomi pirmuosius kandidatus ištrynimo.
- 4_Dokumenty. Yra raidės elektroninių pavyzdžių dokumentų, kurie gali būti naudingi dėl apskaitos departamento ateityje, pavyzdžiui, aktų suderinimą iš klientų bilietus už kelionę. Byla iš esmės sutampa su aplankais "2_Proekty" ir "1_Sprav", bet ji turi apskaitos informacijos, kaip "2_Proekty" Folder "- valdymas. Į "4_Dokumenty" - miręs informacija, ir "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Čia aš įdėti tik tikrai naudingos pašto adresų sąrašą, į kurį noriu sugrįžti laiku įkvėpimo arba ieškoti sprendimų.
Yra kiti nustatymai Jūsų pašto klientas, svarbios šios sistemos. Pirma, "Thunderbird" numatytasis yra tikrinama "Markas žinutė skaityti." Aš norėčiau tai padaryti sąmoningai, todėl dėžutės off! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu «Įrankiai» → «Nustatymai» → «Išplėstinė» → «skaitymas ir ekranas."
Antra, naudojimas filtrai. Aš aktyviai taikyti filtrus ant siuntėjo adresas automatiškai persiunčia laiškus atitinkamus aplankus. Pavyzdžiui, advokato raidės persikėlė į aplanką "teisininkas". Aš atsisakė šį metodą dėl kelių priežasčių. Pirmasis yra iš 99% atvejų, susijusių su bet kokio projekto ar partnerio, ir todėl taikyti šiame aplanke arba projekto partnerio judėjimo advokatas raidė. Antra, aš nusprendžiau įdėti sąmoningumą. Jūs turite nuspręsti, kur laikyti tam tikrą raidę, ir ieškoti negydytų žinučių lengviau tiesiog vienoje vietoje - į Jūsų pašto dėžutę. Dabar filtras naudojamas tik nuotolinio aplankus reguliarus automatinis pranešimų iš skirtingų sistemų, tai yra raidžių, kad nereikia man priimti sprendimus. Filtrai Mozilla Thunderbird yra konfigūruojamas meniu «Įrankiai» → «pranešimų filtrus".
Taigi, su teise požiūris į e-mail turėtų eiti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo korespondencijos apimties.
Oh, ir dar viena. Jūs jau išjungęs apie naujas žinutes atvykus pranešimą? ;)