Kaip negali būti vergas e-mail: 7 patarimai iš LinkedIn galvos
Darbas Ir Studijos Produktyvumas / / December 23, 2019
Daugybė žmonių kasdien susiduria su ta pačia problema: e-mail, skirtą optimizuoti organizavimo ir darbo procesus ir komunikacijos procesus, dažnai virsta blogio prižiūrėtojas, leidžia įdėmiai sekti prisijungę, jei dirbate ant konvejerio juosta. Kainuos jums šiek tiek išsiblaškęs, kaip nuolat kaupti informaciją greitai paversti tvarkingas ir švarus paštas sąvartynas grėblys, kuris yra sunkiau tuo ilgiau jums nereikia grįžti į paštu.
Šiandien mes siūlome Jums keletą paprastų patarimų, kaip valdyti sąveiką su elektroniniu paštu Jeff Weiner, vyriausiasis pareigūnas procesą "LinkedIn". Šis asmuo budi turi palaikyti ryšį su šimtais žmonių kiekvieną dieną, ir jis turi keletą gudrybių, kurios leidžia jam ne skandinti šį lavinos informacija.
Mano pašto dėžutė yra iš esmės tapo centrinis mazgas mano darbo eigą - per paštą, aš nuolat bendrauti su daugiau nei 4300 darbuotojų, dirbančių 26 miestų visame pasaulyje. Aš negaliu pasakyti, kad aš visada buvo elektroniniu paštu ventiliatorius, ar kad buvau ne tokia situacija, kai mano darbas su pašto atrodė kaip Sizifas užduotį.
Bet kokiu atveju, per metus aš sukūrėme keletą praktinių rekomendacijų, kad leido man pereiti iš "pašto kontrolės mane," Sąvoka koncepciją "Aš kontroliuoti laišką."
1. Norite gauti mažiau laiškų - siųsti mažiau laišką
Toks patarimas atrodo juokingai paprasta, ypač tokios bendros problemos kontekste, bet už save, manau, tai yra auksinė taisyklė sėkmingam elektroninio valdymo.
Ši išvada atėjo pas mane, o dirbant Ankstesnė įmonė, kurioje du darbuotojai labiausiai asocijuojasi su manimi, paliko kompaniją. Jie yra labai veiksminga bendravimo su žmonėmis, daug darbo ir, kaip paaiškėjo, siųsti daug laiškų. Tol, kol jie dirbo bendrovėje, kad paštu apimtis, kuri ateina per e-mail, atrodė visiškai normalu, bet kai jie paliko, radau, kad mano pašto srauto sumažėjo apie 20-30%.
Visa tai veikla paštu buvo ne tik jų raidės: ten buvo mano atsakymai į juos, ir dar ten buvo raidės ir atsakymai iš visų gavėjų yra pritvirtinti prie korespondencijos. Dažnai šie pranešimai nėra pareikalavo mano privalomą dalyvavimą diskusijoje.
Nuo to momento aš sau aiški sąlyga - nereikia rašyti jokių akivaizdžių poreikį. Rezultatas: mažiau laišką ir daugiau tvarkos į stalčių nepažeidžiant darbo veikla. Nuo tada, aš stengiuosi nenukrypti nuo šios taisyklės.
2. Žymėti kaip neskaitytų laiškų, laukiančių
Žymėti kaip neskaitytų laiškų iš esmės pakeitė tai, kaip aš dirbu su paštu. Aš vaikščioti pakankamai greitai gaunamus laiškus, nedelsiant reaguoti į labiausiai neatidėliotinas, ir pašalinti nereikalingas. Tos raidės, prie kurio man reikia grįžti vėliau, jei yra laiko, aš pažymėti kaip neskaityti. Tai pašalina baimę, kad svarbus laiškas skaityti, ir liko neatsakytas, bus pamiršti ir bus palaidotas pašto dėžutės viduriai. Šis metodas leidžia iš ToDo-sąrašas rūšies, į kurią grįšiu vėliau.
Kiekvieną kartą, kai bandau užbaigti su minimalaus skaičiaus neišnagrinėtų pranešimų, o idealiu atveju jie turi būti ne visi. Jei šią dieną aš neturiu laiko eiti atgal į juos, tada jie bus pradėti kitą darbo rytą.
3. Nustatyti aiškius terminus su paštu
Per pastaruosius kelerius metus, mano gyvenimas eina darbo dienomis pagal gana chotkomu tvarkaraštį. 00-5:: Į 5 Rise 30 val valandą paštu, skaityti naujienas, pusryčiai, žaisti su vaikais, mokymas, biure, grįžta namo, įdėti vaikai į lovą, vakarienė su savo žmona, poilsio (paprastai žiūri televizorių artimąją valymo dėžutę metu reklamos ir nuobodus momentai).
Buvo nustatyta, kad nepriliptų prie šio grafiko, aš lengvai valdyti paštu, tačiau ji yra verta bent šiek tiek pakeisti tvarką, kaip chaosas prasideda jūsų pašto dėžutę.
Tokiu atveju, jums nebus jaustis tvirtinimo slėgį žinodami, kad jūsų langas staiga būti paliktas be dėmesio. Laikytis grafiko padės išlaikyti viskas kontroliuojama. Tai padėjo Benjamin Franklin, ir padės jums.
4. pati suprantama
Prisiminti skaldytų telefonu žaidimą? Tada tai buvo gana juokinga, bet dabar viskas yra vertinamas atsižvelgiant į darbo ir verslo koncepciją, ir tai ne iki žaidimų.
Žodžiai yra labai svarbus, ir siekiant išvengti dviprasmybių ir neteisingo jų reikia parinkti labai atsargiai. Kuo daugiau paprasta ir aišku, suprasti tekstą, tuo mažiau antrą laišką su prašymu paaiškinti pirmasis tikimybę.
5. Pagalvokite apie gavėjų
Dažnai atrodo, kad lauke "Iki" ir "Kopija" suvokia, kiek vienas ir tas pats. Iš tiesų, jie gali būti naudojami unikaliai padaryti iš bet kurios iš gavėjų tikitės atsakymo aišku, ir kas atsiuntė laiško kopiją už laikant jį į kilpą tikslu.
Tiesą sakant, ne pasirinkti gavėjus, kurie privalo atsakyti - tai greičiausias būdas padaryti paniką ir sumaištį pokalbį. vietoj 1 6 gavėjai ir 5 kopijas gavėjui - šis papildomas 5 galimi atsakymai, iš kurių kiekviena gali virsti visai atskirą pokalbį.
6. pripažįsta, kad gavo
Jei nurodytas kaip gavėjas, ir raidė yra tikrai skirtas Jums, neturi būti tingus informuoti siuntėją, kad gavote laišką. Nereikia žodžių daug, jūs tiesiog "priimta" arba "gavo". Tai bus ženklas, kad informacija, kurią gavo visiškai ir tinkamai apimties ir siuntėjas neprivalo siųsti jums kažką dar dėl to paties dalyko.
Jei neturite patvirtino gavusi, siuntėjas išlieka visiškai nežino laiške. Gal tai pasiklydo į savo pašto dėžutę gelmes? Jei tai yra svarbi informacija, abejonės ir jaudulys bus priversti siuntėjo rašyti jums kitą raštą su Aš prašau jus patvirtinti, kad gavo pirmąjį laišką, arba paprašyti kažkas apie savo buvimą darbe vieta. Įsitraukusios papildomų žmonių, išsiųstų ir gautų papildomų raidės.
7. Laikykite savo emocijas iš pašto
Elektroninis paštas gali būti naudinga priemonė, jei jūs naudojate jį teisingai. Ji gali tapti destruktyvus jėga, jei naudojama netinkamai. Dažniausiai pavyzdys - elektroninio pašto panaudojimas prieštaringų ir jautriais klausimais konflikto diskusijoje.
Aš niekada nustoja stebinti, kaip žmonės naudoja korespondencijai žodžių ir frazių, niekada nebus pasakyta tos pačios auditorijos akivaizdoje.
Jei staiga atsidursite panašioje korespondencijos, padaryti vieną paprastą dalyką - stop. Išspręsti ginčą ar konfliktą galima, atsižvelgiant į telefoną ir skambinkite į gavėją, arba asmeniškai su juo. Tokie subtilūs klausimai turi būti sprendžiami ne teksto korespondencijos. Tekste nėra perteikti emocinį komponentą, intonacija ir kitus svarbius dalykus, kurie gali būti lemiamas konstruktyvaus problemos sprendimas.
(per Jeff Weiner)