"0 ribų", - aiški sistema išlaikyti nulinį dėžutę
Darbas Ir Studijos Produktyvumas / / December 23, 2019
E-paštas daugeliui dar nėra alternatyva darbo įrankis ir kasdieninis kančia. Kažkas septyni gaunamus laiškus, ir jis dabar ardyti juos greitai. Kažkas turi 46 narius, tačiau jie taip pat razgrebot per dieną, nes jis naudojamas. Kiekvienam asmeniui yra tam tikra riba gaunamų elektroninių laiškų per dieną, su kuriais jis gali spręsti nedelsiant tvarkant kitą dieną ir, atitinkamai, nesukeliant stabdymų ir elektroninis dėžutė. Galite skambinti iš "natūralus" ribą.
Jei raidės daugiau nei žmogus gali dirbti, jums reikia pakeisti savo požiūrį į elektroninio pašto valdymą. Tai leis padidinti ribą į reikiamą vertę konkrečiu atveju. Ji turėtų būti pajėgi apdoroti 100 raides per dieną? Taigi jūs galite ir 100, tiesiog naudokite laišką į teisingą metodą. Ką? Kas pasakys.
Vienintelis požymis, kad asmuo pasakojama elektroniniu paštu yra įtrauktas į nulinę pabaigos dieną. Pagrindiniai principai geros gaunamus apdorojant - supratimas, kad priešais jus laišku. Pirma jums reikia sužinoti, kaip tiksliai klasifikuoti laiškus ir žinoti, ką daryti su kiekvieno tipo.
Visi gaunami pranešimai gali būti suskirstyti į septynias kategorijas:
- Nereikia atsakyti, nebūtinai skaityti. Į šių dviejų raidžių būdas: archyvuoti ar ištrinti. Jei reguliariai gaukite naujienas, kuri niekada skaityti, tada padaryti sau paslaugą - pasiekti savo tikslą. Vienas veiksmas mainais atsikratyti kelių dešimčių tokių laiškų ateityje. Mes norime sužinoti, kaip susidoroti su laiškų srautas per dieną? Mažiau lengviau valdyti srautą. Nebijokite praleisti kažką svarbaus. Tikrai reikalinga informacija tampa jums kitu būdu, ir ne rečiau kaip kartą pasirodo priešais jus vis dar.
- Su priedais. Tai gali būti pranešimas apie būtinybę mokėti už kažką ar dėl dabartinės arba būsimos darbo informacija. Dėl šių laiškų yra naudinga sukurti atskirą aplanką, bet be fanatizmo. Yra per daug aplankų? Supaprastinti. Norint rasti kažką teisę tada, man nereikia tūkstančių aplankus, ir galimybę naudotis paieškos funkcijos voko.
- Atsakymas neprivaloma. Atsakymas, atrodo, nėra privaloma, bet kartais naudinga mandagumo. Tada pereikite tik nuo situacijos.
- Su švino laiko peržiūrą. Įdomu skaityti, bet nebūtinai. Pabandykite susiję su šiais ir praėjusiais kategorijos daug raidžių, kaip įmanoma. Tai yra raktas į veiksmingą darbo su elektroniniu paštu.
- Turi būti atsakyta šiandien. Viskas yra labai paprasta: paimkite atsakinga ir dabar, jei kažkas tikrai skubiai, arba darbo dienos pabaigoje.
- Turi būti atsakyta, bet ne šiandien. E-mail, kad ji neturėjo pokalbių ar telefonu grožį. Niekas nelaukia, ir neturėtų tikėtis greito atsakymo elektroniniu paštu, jei nekalbame apie tai laiško antraštę. Jei atsakymo terminas yra vadinamas tikra diena ar žinote, save ir žinoti, kaip ilgai jums reikia duoti atsakymą, tada įdėti šiuos laiškus į atitinkamą aplanką. Pavyzdžiui, "Atsakymas pirmadienį", "Atsakyti antradienį," ir pan. Dabar sau patikrinimas sąrašas, kur yra punktas "procesas paštas ryte, atidėtas šiandien." Tokiems tikslams, nes yra specializuoti įrankiai: RightInbox "Gmail", FollowUpThen.com ir FollowUp.cc.
- Nesuprantamas raidė. Yra raidės, kurios yra sunku būti priskirtas bet kategorijų. Nenutraukite patys svarstymus, susitarti su tokios raidės kreiptis į vieną iš pirmiau minėtų kategorijų.
Remiantis šia klasifikacija, turime № aplankus 2, 3, 4 ir 6 kategorijose.
Taisyklės veiksmingai tvarkyti elektroniniu paštu
- Leiskite 30 minučių dienos pabaigoje pareikšti dėžutę iki nulio. Tai yra efektyvesnis, nei bandyti iš karto atsakyti į kiekvieną laišką. Žmonės neturi Daugiafunkcinis. Mažiau ramiai ir perjungimo - didesnis efektyvumas.
- Ką daryti su skubiu laiško? Nustatykite sau intervalą kurias turi patikrinti dėžės dieną. Pavyzdžiui, kai valandą. Patikrinkite langelį skubių ir svarbių laiškų prieinamumą, jei jų nėra, grįžti į darbą. Įsiminti pranašumą paštu: nėra trumpąją sąveikos priemonė. Tai yra įmanoma, kad problema, kuri buvo paminėta viena iš ne skubių laiškų, be jūsų dalyvavimo bus priimtas nuo tos dienos pabaigos, ar dienos pabaigoje jums bus gauti daugiau informacijos, kuri leis greičiau išspręsti šią problemą ir efektyviai.
- Bet kuriuo metu, kai jūs neturite pasitikrinti savo elektroninį paštą, išlaikyti voko uždarytas. Išjungti pranešimus. Atsikratyti išsiblaškymas kontempliacija skaičius gaunamus laiškus. Dabar jūs turite kitą darbą, o už pašto laikas dar neatėjo. Momentais abejonių dėl šio požiūrio teisingumą, nepamirškite: jūs ne atominė elektrinė, bet net jei ji buvo, tada reaktoriaus jums bet kokiu atveju bus pranešama elektroniniu paštu perkaitimo.
- Naudokite savo įsipareigojimą laiku užbaigti darbo dieną pagreitinti pašto apdorojimą. Štai kodėl jis yra nerekomenduojama ardyti dėžutę iki nulio ne dienos pabaigoje. Jūs turite 30 minučių, ir norite greitai nutraukti viską. Tiesą sakant, tai paaiškėja, daug žaidimo rūšies, bet galite ir kryptingai geymifitsirovat apdorojimas siųsti.
- Laikykite jas trumpas ir dalykiška.
- Būti teigiamas ir draugiškas.Parašyta galite kurti ir sunaikinti santykius. Vietoj sprendžiant tikrai svarbiais klausimais, žmonės kartais bando įdiegti labiausiai subtilus ir paslėptas varžovą vadinamas idiotas, ir visi tekstas remiasi tai. Nėra nieko keista į sakant, išreikšti jų teigiami nusiuntė mažą gražią frazę iš el kūno. Jūsų patogumas grįš jums, ir korespondencija bus daug prasmingesnis ir veiksmingas.
- Raidės reikia polinkiu atvirkštine tvarka. Ir vienintelis būdas. Atrodo, kad tai logiška pradėti su vyresniais laiškų, bet tai mūsų tikslas - nulis pašto dėžutę, o tai reiškia, kad iki dienos pabaigos mes gauname net pats pirmas elektroniniu paštu gavote. Jei jums padaryti sau paslaugą ir pradėti palikti paskutinį laišką šiandien gautą rytoj, visa procedūra nustoja veikti. Kodėl studijuoti kompetentingai dirbti su elektroniniu paštu, jei jūs neturite sekti pagrindinę taisyklę? Toliau dirbti kaip ir anksčiau, ir kančios.
- Atidaryti tik būtinų laiškus archyvuoti arba ištrinti poilsio. Mes taip pat piktnaudžiavimas prenumerata nereikalingų dalykų (prenumerata Layfhaker, priešingai, labai reikia) ir, kaip rezultatas gauti daugiau informacijos, nei galima skaityti. Kaip atskirti norimas raides? Yra vienas paprastas, bet labai veiksmingas taisyklė: atidaryti tik tie laiškai, adresuoti konkrečiam asmeniui už jus asmeniškai. Likusi - viena iš pirmiau minėtų kategorijų Pasibaigus straipsnį apie situaciją pradžioje.
- Sukurti šablonus. Dažnai atsakymai į laiške gana standartinis, tai yra, jums reikia parašyti tą patį. Pastebėjau, kad rašant šią frazę dažnai? Padaryti šabloną greitai copy-paste arba sukurti jį į pašto paslaugos.
- Jei pašto yra tvarkomi, ir dar yra laiko, tada jums reikia naudoti racionaliai. Eiti į kategorijos raidžių skaičiaus 3, 4 ir 6 ir pateikti dalykų, kad ten.
Tai vadovas, kuris yra pagrįstas, kaip jūs sakėte, yra teisingas Rūšiuoti, yra puikus papildymas į bendresnes patarimų darbui su paštu iš "LinkedIn" generalinis direktorius Jeffas Weiner. Nepraleiskite 10 Patarimai Darbas su pašto Leo Babauta. Iš tiesų, yra daug papildomų būdų išspausti maksimalų e-mail. Pabandykite kreiptis techniką už save, analizuoti rezultatus ir nepamirškite palikti komentarus savo patarimais gerinti elektroniniu paštu efektyvumą.