12 labiausiai paplitusių problemų, su Excel ir kaip juos spręsti

Layfhakera skaitytojai jau susipažinę su Denisas BatyanovymKas pasidalino su mumis Excel paslaptys. Šiandien Denisas kalbės apie tai, kaip išvengti dažniausiai pasitaikančių problemų su "Excel", mes dažnai sukurti save savarankiškai.

Iškart sakau, kad medžiaga straipsnis skirtas pradedantiesiems vartotojams Excel. Baterijos vartotojai jau uždegantis šoko šių rake daugiau nei vieną kartą, todėl mano užduotis yra apsaugoti jį nuo šio jaunas ir nepatyręs "šokėjų".

Jūs neturite duoti stalo rubrikas

Daugelis Excel įrankiai, pavyzdžiui, rūšiavimo, filtravimo, išmaniųjų lenteles, suvestines lenteles, - reiškia, kad jūsų duomenys yra stulpelių antraštes. Priešingu atveju, jūs arba negalės jų naudoti, ar jie dirbs nėra visiškai teisinga. Visada rūpintis savo lentelėse yra stulpelių antraštes.

Tuščios stulpelių ir eilučių Jūsų lentelėse

Ji paskambina Excel naudos. Susidūrę su tuščiu eilutėje arba stulpelyje jūsų stalo, jis pradeda galvoti, kad jūs turite 2 lenteles vietoj vienos. Jūs turite nuolat informacija jį. Be to, nereikia slėpti savo nepageidaujamų eilutes / stulpelius per stalo, tai geriau juos pašalinti.

Viename lape yra daugiau stalai

Jei tai ne mažytės lentelės, kuriose yra atskaitos vertes, kad jūs neturėtumėte daryti.

Jums bus nepatogu visiškai dirbti su daugiau nei vieno stalo lape. Pavyzdžiui, jei lentelėje yra patalpintas į kairę, o antrajame į dešinę, tada filtravimo tą pačią lentelę, turės įtakos kita. Jeigu lentelės yra išdėstyti vienas virš kito, neįmanoma naudoti tvirtinimo sritis, taip pat vienas lentelės turi nuolat ieškoti ir gaminti papildomą manipuliavimo keltis ant lentelių žymeklį. Būtina su jumis?

Šie dirbtinai vieno tipo yra išdėstyti skirtingus stulpelius

Labai dažnai žmonės, kurie žino, Excel yra pakankamas paviršinio pirmenybę šį lentelės formatą:

Atrodytų, mums nekaltas formatas saugoti informaciją, pardavimų agentus ir jų baudas. Tokia lentelė išdėstymas yra gerai suvokia, kad žmogaus akis, nes jis yra kompaktiškas. Bet, patikėkite manimi, tai košmaras - bando gauti duomenis iš tokių lentelių ir gauti tarpinius rezultatus (bendra informacija).

Tai, kad šis formatas yra du matmenys: į rasite kažką staloJūs turite nuspręsti, ant linijos, neliesti filialą, grupę ir agentas. Radę tinkamą nutekėjimo, o vėliau turime ieškoti skiltyje jau, nes jų daug čia. Ir tai "dviejų dimensijos" labai apsunkina tokio lentelės darbą standartinių Excel įrankiai - formulių ir suvestines lenteles.

Jei statyti suvestinę lentelę, jūs surasite, kad jūs negalite lengvai gauti per metus ar ketvirtį duomenis, nes skaičiai yra vykdoma įvairiose srityse. Jūs neturite lauką pardavimų apimties, kuri gali būti lengvai manipuliuojama ir yra 12 atskirų laukų. Mes turime sukurti atskirą apskaičiuotasis laukas rankas už ketvirtį ir metus, nors, ar tai yra viskas viename stulpelyje suvestinė lentelė būtų padaryta už jus.

Jei norite taikyti standartinę formulę sumuojant tipo SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS) SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), ji taip pat pastebėsite, kad jie galėtų veiksmingai dirbti su šio susitarimo stalo.

Rekomenduojama formatas lentelės taip:

Įvairovė informacijos apie skirtingų lapų knygą "dėl patogumo"

Kita dažna klaida - tai tam tikra standartinio formato lentelės natūra ir reikia intelekto, remiantis šiais duomenimis, platinti ją ant atskirų lapų Excel darbaknygę. Pavyzdžiui, dažnai sukurti atskirus sąrašus kiekvieną mėnesį ar metus. Kaip rezultatas, darbo suma faktiškai analizuojant duomenis padauginus iš lapų sukurtų skaičius. Tai nėra būtina tai padaryti. Surinkti informaciją ant vieno lapo.

Informacija komentarus

vartotojai dažnai pridėti svarbią informaciją, kurios joms gali prireikti, komentuodamas į langelį. Turėkite omenyje, kad ten yra komentarų, galite peržiūrėti tik (jei galite rasti). Gauti jį į langelį sunku. Aš rekomenduoju geriau paskirstyti atskirą stulpelį komentaruose.

Netvarka su formatavimą

Tikrai ne pridėti prie savo stalo Bet geras. Jis atrodo bjaurus žmonėms, kurie mėgsta savo lenteles. Geriausiu atveju tai nesuteikia vertės, o blogiausiu - bus manote, kad esate ne organizuotas ir aplaistytas verslui. Stenkitės, kad:

1. Kiekviena lentelė turi turėti vienodą formatą. naudoti formatavimą smart stalai. Išvalyti seną formatą, naudojant mobilųjį stilių "normalus".
   
2. Negalima pasirinkti visą eilutę arba stulpelį spalvą. Paryškinkite tam tikro langelio ar stilių. Teikti "legendą" jūsų patvirtinimo. Jei pasirinksite ląstelių toliau, kad jie bet kokia operacija, spalva nėra geriausias sprendimas. Nors rūšiavimas pagal spalvą ir pasirodė Excel 2007 ir 2010 metais - filtravimas pagal spalvą, bet viename stulpelyje buvimas su aiškia vertės vėlesnio filtravimo / rūšiavimo dar geriau. Spalva - dalykas-jau atsiradęs. Į suvestinę lentelę, pavyzdžiui, jums nereikia vilkti.
3. Gauk į pridedant prie jūsų stalo automatinių filtrų įpročio ("Ctrl" + "Shift" + L), Saugūs sritis. Stalo pageidautina panašaus. Asmeniškai, aš visada papiktino kai gavau kiekvieną savaitę nuo asmens, atsakingo už projekto, stalo, kur buvo ne filtras ir saugios zonos. Atminkite, kad šie "smulkmenos" yra saugomi labai ilgai.

sujungti ląsteles

Naudokite sulieti langelius tik tada, jei be jos bet kokiu būdu. Sujungia labai sunku manipuliuoti asortimentą, kurioje jie yra įtraukti. Problemos atsiranda, kai jūs judėti ląsteles, kai jūs įdėti ląsteles ir tt

Derinant tekstą ir skaičius vienoje ląstelėje

Skausmingas įspūdis ląstelių sudėtyje numerį, papildytos už teksto konstanta "RR". Arba "USD", įvedami rankiniu būdu. Ypač, jei tai ne spausdinimo plokštės ir reguliariai stalo. Aritmetinės operacijos, tokios ląstelės natūraliai neįmanoma.

Komandos teksto forma numeriai, esant ląstelių

Nelaikykite skaitinius duomenis į teksto formatą langelį. Laikui bėgant, kai kurie iš šioje skiltyje ląstelių, jums bus teksto formatu, o kai į paprastas. Kadangi ši problema bus su formulėmis.

Jei jūsų stalo bus pristatyta per LCD projektorius

Pasirinkite Jums labiausiai kontrastingų spalvų derinius ir fonus. Gerai atrodo ant projektorius tamsiame fone ir šviesos raidėmis. Baisiausia įspūdis raudona juoda ir atvirkščiai. Tai ypatingai mažo kontrasto pažvelgti projektorių derinys - išvengti.

"Excel lapas puslapio režimu

Tai yra būdas, kuriuo "Excel" rodo, kaip lapas bus padalyta į puslapius, kai spausdinama. Puslapis sienų pabrėžė šviesiai mėlyna. Aš nerekomenduočiau nuolat dirbti šiuo režimu, kuris daug padaryti, nes šiame procese išvesties duomenis į ekraną dalį spausdintuvo tvarkyklę ir yra Priklausomai nuo daugelio faktorių (pvz, tinklo spausdintuvu, ir šiuo metu nėra) kupinas podvisanie vaizdo procesas ir perskaičiavimas formules. Veikia normaliai.

Dar daugiau naudingos informacijos apie "Excel", žr Prisijungę Denisas.