Kaip dalykinio susirašinėjimo stilius padeda adresatui padaryti tinkamą įspūdį
įvairenybės / / May 04, 2023
Įsivaizduokite: sugalvojate puikią idėją, nusprendžiate ja pasidalinti su savo viršininkais ar klientais, išsiunčiate laišką ar žinutę pasiuntiniui. O kitoje pusėje jie skaito ir galvoja: „Na, koks kvailys tai parašė! Arba: „Kokia nuobodu! Ir jie nusprendžia nesvarstyti jūsų pasiūlymo.
Ir tau nėra nuobodu. Ir idėja buvo gera. Jūs tiesiog pasiilgote stiliaus ir susidarėte klaidingą įspūdį apie save.
Kokie yra rašymo stiliai
Susirašinėjimo stilius gali būti matuojamas skalėje nuo pokalbio iki formalaus.
Judėdami juo, akcentuojame tam tikras savybes, bandydami įvairius įvaizdžius. Kuo labiau į kairę, tuo labiau akcentuojamas atvirumas, nuoširdumas, dinamiškumas. Kuo labiau į dešinę, tuo labiau pastebimos su mūsų padėtimi, padėtimi, statusu susijusios savybės: konservatyvumas, solidumas, racionalumas.
Skirtingos situacijos reikalauja skirtingų stilių. Štai parinktys.
"Bičiulis" | Tiesiog žmogus iš gatvės. Galbūt jis linksmas ir mielas, bet adresatas nemato jo kaip profesionalo, kuriam galima patikėti svarbią problemą. | Tai tiks draugiškame susirašinėjime, kur mūsų darbinės savybės nėra svarbios: svarbiausia, kad žmogus būtų geras. |
"Kolegė" | Vis dar žmogus, bet jau turintis tam tikrą svorį ir autoritetą. | Tinka papasakoti apie savo pasiūlymą projekto komandos vaikinams. Jie supras, kad tu esi savas, bet tuo pačiu esi ir profesionalas, kurio verta klausytis. |
"Darbuotojas" | Pirmiausia valdžios nešėjas, bet vis tiek „žmogaus veidu“. | Naudinga siųsti pasiūlymą "aukštyn". Jo dėka vadovas pamatys jūsų rimtumą, kruopštumą, patirtį. |
"Vykdomasis" | Įtakingas funkcionierius, kuriam viskas, kas žmogiška, jau svetima. | Gali praversti kreiptis su pasiūlymu į „instancijas“, valstybinę įstaigą ar stambų klientą, turintį formalią įmonės kultūrą. |
Jei pasiilgsti stiliaus, lengva viską sugadinti. Pavyzdžiui, jei kolegoms rašome taip pat, kaip kreipiamės į pareigūnus („Siunčiu pasiūlymą sutrumpinti laiką kad įvykdytume savo gamybos tikslus), tada jie greičiausiai nuspręs, kad norime parodyti savo pranašumą. Ir problema nebus išspręsta.
O jei kreiptumeis į viršininką „draugo“ stiliumi („Yra tema, kaip greičiau atlikti savo darbą“), tada jis gali pamanyti, kad jam rašo nerimtas žmogus, kuris vargu ar gali ką nors pasiūlyti Gerai.
Kaip susirašinėjimo stilius priklauso nuo komunikacijos kanalo
Savo pasiūlymą galime siųsti tiek el.paštu, tiek žinute el pasiuntinys. Tačiau svarbu atsiminti, kad paskutinis kanalas yra labiau „žmogiškas“, neformalus. O stilius, dėl kurio el. laiške atrodai kaip verslo žmogus, pasiuntinyje gali atrodyti pompastiškai, nenatūraliai. Todėl pereinant prie šio ryšio kanalo iš pašto, verta per pusę žingsnio pakoreguoti skalę.
Kaip kalba veikia bendravimo stilių
Kaip išlaikyti norimą stilių laiške ar žinutėje? Visų pirma, verta atkreipti dėmesį, kokius žodžius ir frazes renkamės.
"Bičiulis" | "Kolegė" | "Darbuotojas" | "Vykdomasis" |
Šnekamieji posakiai, slengas: „Yra tema“, „Šaunu“, „Pataisyti kamščius“ ir pan. | Aktyvios apyvartos: „Siūloma“. | Pasyvūs posūkiai: „Tai buvo pasiūlyta“. | „Biurokratiniai“ žodžiai: „Suteikiama“, „Atliekama“, „Duota“, „buvimas“. |
Neformalūs raginimai: „Merginos“, „Vaikinai“, „Maša, dainuok“. | Asmeniniai įvardžiai: „Siūlome“. | Asmeninių įvardžių trūkumas: ne „Siūlome“, o „Įmonė siūlo“. | Oficialios įžanginės frazės: „Informuojame“, „Informuojame jus“. |
Parašykime „Mūsų vaikinai yra puikūs bičiuliai“ – būsime „Draugas“. Nurodome, kad „Pas mus dirba puikūs specialistai“ – tapsime „Kolegu“. Jei rašote „Įmonėje dirba profesionalūs specialistai“, gausite „Darbuotojas“. Na, o jei „Komandos nariai išsiskiria profesionalumu“ – atliksime „pareigūno“ funkcijas.
Kai bendravimo stilius leidžia naudoti jaustukus, o kada ne
Šiuolaikiniame susirašinėjime mintis formuluojame ne tik žodžių pagalba. Per juokingus ar liūdnus veidus, širdis ir net kakojimą - jaustukas. Ir jie taip pat daro įtaką autoriaus stiliui ir įspūdžiui apie jį.
Naudodami emocijas tarsi sakome adresatui: „Esame atviri, šiuolaikiški! Todėl jaustukai tinka gyviems ir dinamiškiems „Draugams“ ir „Kolegoms“. Naudojant antrąjį stilių, geriau naudoti „klasikinius“ variantus: šypsenėlę, širdelę, ranką pakeltu nykščiu. „Bičiulis“ taip pat gali sau leisti kūrybingus jaustukus, tokius kaip velniai ir kakas.
Na, o rimtus „Darbuotoją“ ir „Kolegą“ trikdys jaustukai: apie kokį solidumą ir pusiausvyrą galima kalbėti, jei žinutė kupina veidų.
"Bičiulis" | "Kolegė" | "Darbuotojas" | "Vykdomasis" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Paimkime du pavyzdžius naudojant jaustukus.
1. Norime savo kolegas pradžiuginti geromis naujienomis:
"Puiki naujiena! 🔥 Mūsų skyrius konkurse "Laiku dirbti" laimėjo pirmąją vietą. 👍Prizas – didelis šokoladinis žadintuvas. Ateik į HR. Kiekvienas gauna po gabalėlį! 😊»
Turime atrodyti atviri, gyvi, demokratiški, todėl naudojame stilių “kolega». Ir jaustukai čia puikiai tinka.
2. Kreipiamės į vadovybę su rimtu pasiūlymu:
„Laba diena, Ivanas Jurjevičius! 😊 Siūlome aptarti galimybę panaudoti mūsų įrangą Jūsų įmonės gamybos pajėgumų didinimui. 🔥»
O čia nuotraukos ne vietoje. Mums svarbu atrodyti rimtai, profesionaliai, reikalingas „darbuotojo“ stilius – ir jaustukai prie jo nedera.
Turėtumėte būti ypač atsargūs situacijose, susijusiose su negatyvumu. Mes dažnai naudojame jaustukus norėdami parodyti, kad esame nusiminę. Tačiau poveikis gali būti pakeistas.
Tarkime, kad parašėte tai: „Laba diena, Margarita! Ką tik sužinojome, kad gamykla negali laiku išsiųsti jūsų užsakymo. 🤷♀️ Labai atsiprašome! 😢»
Ar Margarita patikės mūsų sielvartu? Ar ne faktas. Daugeliui emocijos vis dar yra nerimtas, „žaislas“. Ir Margarita gali pagalvoti: „Štai apgavikai! Jie rašo, kad atsiprašau, bet patys piešia veidus. Jie nesigaili!"
Kaip sakinio struktūra veikia stilių
Norėdami „tilpti“ į pasirinktą stilių, taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į tai, kaip mūsų tekste statomi sakiniai.
Konstrukcijoje visada yra „herojus“ - tas, apie kurį ar apie ką kalbame. Dažniausiai jis kažką daro: stato, mąsto, rašo, skaito... Ir apie tai skaitytojui galime pasakoti įvairiai.
Panagrinėkime, kaip tai veikia, naudodamiesi Agnios Barto eilėraščio eilutės pavyzdžiu.
Tinkamiausias verslo korespondencijos dizainas: "Jautis vaikšto, siūbuoja". Jame „herojus“ yra temoje (mes tai pabraukėme), o jo veiksmai nurodomi veiksmažodžiai (paryškinta pusjuodžiu šriftu).
Šis dizainas tinka ir „Draugui“, ir „Kolegei“, ir „Darbuotojui“. Pavyzdžiui: „Vadovai diskutuoja apie projektą posėdžių salėje“ arba „Apskaita apskaičiavo atlyginimus“.
Jei reikia pabrėžti savo svorį ir tvirtumą, galime pridėti 1–2 sakinius su skirtingu dizainu: "Vairas eina ir siūbuoja."
Čia „herojus“ vis dar yra tema, tačiau jo veiksmas dabar žymimas daiktavardžiu. „Pasivaikščiojimai“ tapo „vaikščiojimu“, „sūpavimas“ tapo „siūbavimu“. Tokių pasiūlymų pavyzdžiai: „Vadovai svarsto projektą posėdžių salėje“, „Buhalterija paskaičiavo atlyginimai».
Atkreipkite dėmesį: tokiu atveju už papildomą „svorį“ ir tvirtumą mokame su aiškumu. Su tokiais sakiniais mūsų laiškas tampa sunkiau įskaitomas, todėl geriau jais nepiktnaudžiauti.
Tačiau tai nėra riba. Yra formalesnė konstrukcija: „Vaikšto ir siūbuoja jautis“. Jame veiksmas nurodomas ne veiksmažodžiu, o daiktavardžiu, o „herojus“ nėra subjektas. Sakinių su tokia konstrukcija pavyzdžiai: „Projektą vadybininkai aptaria posėdžių salėje“ ir „Atlyginimą surašė buhalterija“.
Tokius sakinius labai sunku skaityti. Su skaitytoju jie siejami su biurokratų kalba – raštininku. Todėl jie turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei mums reikia padaryti laišką itin formalų. Pavyzdžiui, esant didžiuliam ieškiniui, reikalavimui – kad adresatas jaustų: viskas, juokai baigėsi, tada teismas ir kalėjimas.
Pasirinkę tą ar kitą stilių, adresatui išsiunčiame papildomą žinutę. Todėl geriau šią priemonę naudoti sąmoningai, tuomet ji taps efektyvia poveikio priemone.
Taip pat skaitykite🧐
- 13 dalykų verslo korespondencijoje, kurie mane tiesiog erzina
- Kaip apsaugoti el. pašto ryšį: 6 patarimai
- Nuotolinio darbuotojo etiketas: kaip pasiruošti susitikimui internete