Strateginiai užsiėmimai: kas yra šis įrankis ir kam jis gali būti naudingas
įvairenybės / / April 21, 2023
Didelės komandos dažnai kenčia nuo susiskaldymo ir nesusipratimo dėl įmonės tikslų. Štai kaip tai ištaisyti.
Kas yra strateginės sesijos
Strateginiai užsiėmimai – vadovų susitikimo formatas, kurio metu aptariami įmonės plėtros planai. Šis įrankis padeda:
- įvertinti esamą įmonės padėtį, nustatyti jos stipriąsias ir silpnąsias puses;
- rasti būdų, kaip išvengti problemų ar išspręsti esamas;
- apibrėžti veiksmų planą – konkrečius žingsnius tikslams pasiekti;
- nustatyti sėkmės kriterijus.
Strateginė sesija yra savotiška protų šturmas. Taigi susitikime aptariame skyrių problemas ir sėkmę, kiekvienam iškeliame tikslus, braižome diagramas ir grafikus interaktyvioje internetinėje lentoje.
Šiems tikslams mes pasirinkome Miro. Šis įrankis leidžia užfiksuoti mintis ir idėjas vaizdiniu formatu. Tuo pačiu metu visi sesijos dalyviai turi prieigą prie jo iš bet kurios pasaulio vietos ir iš bet kurio įrenginio.
Po to atliekame taktinį planavimą: kiekvieno skyriaus vadovas savo užduotis skaido į mažesnius žingsnelius.
Kaip pravesti strategijos sesiją
Štai keli žingsniai, padėsiantys susitvarkyti.
Nustatykite susitikimų dažnumą
Nėra fiksuotų strateginių sesijų surengimo terminų. Kai kurios įmonės mieliau rengia susitikimus kas ketvirtį, o kitos gali juos rengti kas šešis mėnesius ar metus.
Taigi galite nustatyti bet kokį jums patogų susitikimų dažnumą.
Mūsų įmonėje strateginės sesijos vyksta kartą per ketvirtį. Tada sulaužome numatytą tikslus kokiam nors sprintui. Norėdami tai padaryti, turite nuspręsti, kokių veiksmų imtis sprendžiant dideles problemas, kiek tai apskritai užtruks, kurie padaliniai bus įtraukti ir kiek jie turi išteklių.
Tada vadovai, jei reikia, išskaido užduotis skyriaus lygiu. O po 3 mėnesių tikriname tvarkaraštį.
Pakvieskite tinkamus žmones
Ką pakviesite į strategijos sesiją, priklausys nuo klausimų, kuriuos reikės sutvarkyti, sąrašo. Pavyzdžiui, jei rengiate susirinkimą bendrai verslo strategijai aptarti, turėtumėte paskambinti skyrių vadovams. Taip pat galite pakviesti projektų vadovus, kurie yra atsakingi už pagrindinius rodiklius.
Jei jūsų strategijos sesija yra skirta kai kurių duomenų peržiūrai ir aptarimui, verta pritraukti komandąkas surinko šią informaciją ir supranta jos svarbą.
Pasirinkite visiems patogią datą ir laiką
Nustatydami datą ir laiką atsižvelkite į kiekvieno nuomonę. Venkite susitikimų su darbuotojais planuoti dieną prieš jų terminą. Galbūt jie turi svarbų susitikimą. susitikimas arba yra degančių užduočių, kurių jie negali atidėti. Dėl to galite juos įvesti į nepatogią situaciją.
Pateikdami datą nurodykite, kiek laiko truks seansas. Pavyzdžiui, mūsų įmonėje šiam renginiui skirta visa darbo diena. O šiuo atveju svarbu laiku daryti pertraukėles, suteikiant galimybę sau ir kolegoms atsipalaiduoti.
Nustatykite darbotvarkę
Darbotvarkėje gali būti svarbios temos, pagrindiniai sesijos etapai, klausimai, kuriuos reikia aptarti. Nepridėkite prie jo daug taškų - geriau nurodykite pagrindinę temą. Pavyzdžiui, tai gali būti įėjimas į naują rinką.
Atmetę nereikalingus klausimus, galėsite susikoncentruoti ties pagrindine užduotimi.
Strateginės sesijos pabaigoje būtinai dar kartą peržiūrėkite visą darbotvarkę ir įtvirtinkite pasiektus susitarimus.
Paprašykite dalyvių pasiruošti iš anksto
Vadovai turėtų žinoti esamus skyriaus rodiklius: pavaldinių darbo krūvio lygį, bendrą užduočių apimtį ir pan.
Jie taip pat turėtų turėti naujausią informaciją apie tai, kaip ir kada pagrindiniai rodikliai – tiek trumpalaikėje, tiek ilgalaikėje perspektyvoje. Jei vadovams reikia aptarti kai kuriuos skyriaus klausimus ir problemas, jie taip pat turėtų iš anksto parengti jų sąrašą.
Prieš kai kurias strategines sesijas gali būti naudinga ne tik išplatinti posėdžio darbotvarkę, bet ir parengti išsamią ataskaitą apie svarbių užduočių pažangą. Skaičiuoklėse galite apibendrinti tikslus ir su jais susijusius KPI.
Organizuokite susitikimą
Susitikimo metu turėtumėte ne tik išnagrinėti visus klausimus, bet ir suteikti žmonėms galimybę nuoširdžiai pasikalbėti, išsakyti savo nuomonę. Skatinkite dalyvius tai padaryti, bet stenkitės netrukdyti kitiems ir grįžkite pas tuos, kurie sutrukdė.
Dažnai efektyviau seanso vedimą ir kontrolę perduoti šeimininkui (moderatoriui). Tai leidžia direktoriui pereiti į tą pačią sritį su darbuotojais ir nuo renginio stebėjimo pereiti prie aktyvaus bendravimo su vadovais ir problemų sprendimo.
Susitikimo metu užsirašykite pastabas
Turite įrašyti pagrindinius dalykus, idėjas, duomenis, laiko juostas ir visą kitą svarbią informaciją, kurią aptariate seanso metu, nes tai bus naudinga tolimesniam taktiniam planavimui.
Kiekvienas skyrius visada supranta, kiek laiko reikia tam tikrai užduočiai atlikti. Tai leidžia jau sesijos metu nubrėžti orientacinius bruožus terminai.
Lyderiai paprastai fiksuoja informaciją eidami, tačiau po sesijos taip pat turėtų būti parengta bendra ataskaita.
Mūsų įmonėje už tai atsakingas moderatorius. Tai yra, jis ne tik organizuoja ir prižiūri susirinkimą, bet ir generuoja ataskaitą apie priimtus sprendimus.
Paprašykite atsiliepimų
Jo dėka galite pamatyti skirtingus požiūrius ir sužinoti, ką Kolegos atkreipti ypatingą dėmesį. Ir taip pat - skatinti jų sąveiką tarpusavyje.
Paprašykite dalyvių parašyti apie bet kokias problemas. Dar geriau, naudokite apklausos programą, kad pamatytumėte jų atsakymus realiuoju laiku. Pavyzdžiui, tai gali būti klausimai apie bendrą sesijos efektyvumo jausmą ir įvairius organizacinius klausimus, taip pat pageidavimai būsimiems renginiams.
Kam skirtas šis įrankis?
Tikiu, kad be verslo negali egzistuoti planavimas. Su jais visada reikia susidoroti – nepriklausomai nuo jūsų darbo nišos ir formato.
Neturėdami savo strategijos rizikuojate neteisingai nustatyti prioritetus arba nepastebėti konkretaus skyriaus problemų, o tai paveiks visos įmonės esmę. Dėl to anksčiau ar vėliau vidinės problemos taps didesnės ir labiau pražūtingos įmonei.
Strateginės sesijos padės su jais susidoroti ir sukurti darbo eigą. Todėl, mano nuomone, jie bus naudingi bet kokioms komandoms, kuriose yra daugiau nei 3-4 žmonės.
Juk kuo daugiau padalinių, atsakingų už atskirus klausimus, gali būti didesnis vadovų susiskaldymas. O strateginių sesijų pagalba galite sinchronizuoti įmonės planus ir užtikrinti geriausią supratimas jos viduje.
Taip pat skaitykite🧐
- 3 toksiškos frazės, kurių vadovai neturėtų sakyti
- Kaip įkvėpti darbuotojus kartu pasiekti daugiau
- 5 puikios įmonės ženklai, kuriuos turėtų atsiminti kiekvienas verslo savininkas