10 būdų, kaip padaryti savo darbo kalendorių kuo efektyvesnį

Kokius sėkmingus duetus žinote? Betmenas ir Robinas, traškučiai ir futbolas, Olivier ir Naujieji metai. Žinote, kas dar puikiai dera kartu? Jūsų kalendorius ir produktyvumas. Jei rimtai, pabandykite pagerinti tik vieną dalyką, nepatobulindami kito – vargu ar jums pavyks. Štai keletas būdų, kaip paversti savo darbo kalendorių efektyviu įrankiu pasiekti savo tikslus.

1. Suplanuokite atostogas problemoms išspręsti

Kiekvienas turi laukiančių užduočių, kurias reikia atlikti arba pradėti projektus, kad sukurtų, pavyzdžiui, savo svajonių verslą. Tačiau retai tam randame laiko.

Paprasta formulė padės išspręsti problemą: laikas × maksimali koncentracija vienai užduočiai. Jei laiko neužtenka, tuomet reikia dar labiau padidinti koncentraciją. Ir tam reikia pašalinti visus trukdžius.

Pradėkite klausdami, ko jums reikia išmokti, kad judėtumėte į priekį savo karjeroje. Greičiausiai sugalvosite keletą labai didelių užduočių, kurių sunku imtis nesant laisvo laiko. Ir čia prieiname prie svarbiausio dalyko – atostogų svarbioms užduotims ir problemoms išspręsti. Štai kaip tai organizuoti:

• Kalendoriuje skirkite 2–3 dienas ar bet kokį kitą laiko tarpą, kuris padės jums padaryti didelę pažangą.
• Pridėkite kitą dieną. Kam? Dažniausiai mes pervertiname savo jėgas.
• Šiuo metu sutelkite dėmesį į užduotį.

Šį laikotarpį traktuokite kaip įprastas atostogas. Užbaikite visus esamus darbo projektus iš anksto. Įspėti klientus arba kolegoskad šiomis dienomis tavęs nebus biure. Įjunkite automatinį atsakiklį savo pašte, kad niekas jūsų neblaškytų. Daugiafunkcinis darbas ir socialiniai tinklai taip pat griežtai draudžiami. Jūsų užduotis yra sutelkti dėmesį į darbą ir pažangą.

2. Suplanuokite metus į priekį

Planuoti visus metus iš anksto skamba kaip didžiulė užduotis. Be to, neįmanoma tiksliai numatyti, kas bus ateityje. Žinoma, visa tai yra labai geri argumentai. Tačiau ilgalaikis planas gali būti raktas į gerą laiko valdymą.

Tai nereiškia, kad turite užsirašyti kiekvieną minutę per kitas 365 dienas. Į savo kalendorių įtraukite tik būtiniausius dalykus: reguliarius susitikimus, susitikimus, gimtadienius, atostogos, kelionės, renginiai ir pasikartojančios užduotys. Šis požiūris padės sumažinti streso lygį ir užtikrinti, kad kiekvieną dieną dirbtumėte su tikrai svarbiais dalykais.

3. Sukurkite savo tobulą savaitę

Dabar, kai turite savo bendrą planą, laikas šiek tiek susiaurinti planuojant savaitę. Tai galima padaryti kiekvieną sekmadienį.

Gydyti planavimas kaip paskirstyti biudžetą, tik tokiu atveju reikia paskirstyti savo laiką. Ir, kaip ir su pinigais, pirmiausia juos „išleisite“ savo plane, užrašytame ant popieriaus.

Taip pat kiekvienai savaitei galite sugalvoti temų – didelių užduočių, kurias dirbsite ateinančias 7 dienas.

4. Supaprastinkite savo dienos tvarkaraštį

Nėra prasmės kurti sudėtingo ir ilgo plano, priešingai, kuo paprastesnis, tuo geriau.

Kai kurie žmonės naudoja schemą, pagal kurią reikia pabrėžti tris pagrindines dienos užduotis. Tai gali būti veiksminga, tačiau šis metodas taip pat turi keletą spragų. Pavyzdžiui, galite pasirinkti netinkamas užduotis. Arba neteisinga nustatyti laiką, kurio prireiks jiems užbaigti. Be to, visada gali netikėtai atsirasti kitų atvejų, ką su jais daryti?

Nesunku sugalvoti paprastą, bet veiksmingą planą. Kasdien žiūrėkite į aiškų tvarkaraštisDienos paveikslėlis: Benjamino Franklino dienos tvarkaraštis / Atlanto vandenynas vienas iš JAV įkūrėjų Benjaminas Franklinas. Netgi buvo vieta geriems įpročiams.

• Prisitaikykite dienai: dušas, pusryčiai, asmeninės užduotys, pasiruošimas darbui (3 val.).
• Rytinės užduotys (4 val.).
• Dabartinių projektų analizė ir pietūs (2 val.).
• Kasdieninės užduotys (4 val.).
• Vakarienė, poilsis ir darbo dienos pabaiga (4 val.).
• Svajoti (7 val.).

Šį tvarkaraštį galite naudoti kaip šabloną ir papildyti jį savo užduotimis.

5. Būkite atidūs cirkadiniams ritmams

Kiekviename iš mūsų yra specialus „laikrodis“, kuris paskirsto energiją per dieną. Tai yra cirkadiniai ritmai. Jie palaiko pagrindines mūsų kūno funkcijas, tokias kaip miegas ir budrumas. Jei kada nors keliavote į miestą ar šalį su kita laiko juosta, tikriausiai suprantate, kaip sunku prisitaikyti prie kitokio ritmo.

Tas pats pasakytina ir apie darbo kalendorių. Stenkitės jame užduotis paskirstyti priklausomai nuo cirkadinių ritmų: svarbiausia planuoti vidurdieniui arba 18 val., lengviausia – anksti ryte, 15 val. ar vėlyvam vakarui. Ir geriausias dalykas yra stebėti savo aktyvumo lygį visą dieną. Vidurnaktį galite būti produktyvesnis nei vidurdienį.

6. Padarykite pertraukas

Daugelis iš mūsų klaidingai mano, kad pertraukos yra laiko švaistymas. Galų gale geriau tas 15–20 minučių skirti svarbioms užduotims.

Tiesą sakant, toks požiūris į produktyvumą jau seniai pasenęs. Be to, reguliarios pertraukos gali labai pagerinti efektyvumą. Tačiau į juos taip pat reikia žiūrėti atsakingai.

Iš anksto suplanuokite pertraukas, geriausia pagal cirkadinį ritmą, ir nuspręskite, kaip praleisite laisvalaikį. Pavyzdžiui, pasivaikščioti lauke ar sportuoti sporto salėje.

Svarbiausia yra rasti aukso vidurį. Nereikėtų piktnaudžiauti poilsiu, tačiau darbas be sustojimo nepasitenkins. Nustatykite pertraukos laikmatį ir vertinkite ją kaip kitą svarbų susitikimą ar užduotį.

7. Nustokite naudoti laiko valdymą

Galbūt tai skamba neproduktyviai, bet tiesa ta, kad laiko beveik neįmanoma suvaldyti. Taigi, jūs turite sutelkti dėmesį į tai, ką galite kontroliuoti. Norėdami pagerinti save ir savo kalendorių, atkreipkite dėmesį į keletą sričių:

• Energija. Užuot bandę įveikti naujus iššūkius, pailsėkite, kai esate pavargę. Taigi jūs atkuriate energiją ir padidinate efektyvumą.
• Prioritetai. Įrašykite juos į savo kalendorių ir pirmiausia atlikite prioritetines užduotis. Nešvaistykite energijos užduotims, kurias galima deleguoti, perplanuoti arba ignoruoti.
• Smegenys. Neuroplastiškumas – tai smegenų gebėjimas kurti naujas ir atkurti prarastas nervines jungtis. Kuo dažniau atliksite tam tikras užduotis, tuo lengviau galėsite jas atlikti.
• Esmė. Pašalinkite iš kalendoriaus nereikalingą šlamštą, pvz., per mažas užduotis, ir sutelkite dėmesį į svarbiausius dalykus.
• Fokusas. Čia yra kitaip technologija. Pavyzdžiui, Pomodoro – 25 minutės darbo ir 5 minutės poilsio. Arba 52/17 taisyklė – 52 minutės darbo ir 17 minučių pertrauka. Tai išlaikys jūsų dėmesį visą dieną.
• Emocijos. Neigiami išgyvenimai ne tik blaško, bet ir vargina. Įtraukite į savo kalendorių įdomios veiklos ir skirkite laiko savęs priežiūrai. Taip išvengsite perdegimo.

8. Pasistenkite pakeisti užduotis

Norėdami save motyvuoti, išmaniajame telefone įjunkite kalendoriaus priminimus ar net nustatykite įprastą virtuvės laikmatį. Svarbiausia, kad garsas jūsų neerzintų, o švelniai sufleruotų, kada laikas pereiti prie kito dalyko. Tai padės jums laikytis savo tvarkaraščio neatsiribojant nuo ankstesnių užduočių.

9. Nebijokite erdvių

Jei kruopščiai planuosite reikalus, tikriausiai pastebėsite spragų savo kalendoriuje. Ir tai yra visiškai normalu. Proto ribose, žinoma. Jei tarp užduočių yra dviejų valandų pertrauka, verta pagalvoti, tačiau 30 minučių pertrauka yra gana natūralu. Per šį laiką galite pasiruošti naujam susitikimui, sutvarkyti neatidėliotinus reikalus, atlikti sunkią užduotį, pamedituoti, atlikti porą tempimo pratimų ar įvertinti dienos pažangą.

10. Venkite šablonų

Elektroniniai kalendoriai pagal nutylėjimą kiekvienai užduočiai skiria standartinę valandą, tačiau tai nėra pats geriausias išradimas. Yra daug dalykų, kuriuos galima padaryti per 30 minučių. O svarbiausia informacija iš darbinio susitikimo nesunkiai tilps į 15 minučių.

Nepasikliaukite standartais – skirkite darbui tiek laiko, kiek jums iš tikrųjų reikia.