8 klaidos, dėl kurių darbų sąrašai neveikia
įvairenybės / / April 22, 2022
Daugumos jų visai nesunku išvengti.
Užduočių sąrašas padeda aiškiai planuoti dieną ir sutelkti dėmesį į svarbias užduotis. Tačiau reikia būti atsargiems: vienas trūkumas – ir šis naudingas įrankis virsta chaotišku sąvartynu, su kuriuo neįmanoma susitvarkyti. Produktyvumo ekspertai nustatė keletą dažniausiai pasitaikančių darbų sąrašo klaidų ir kaip jų išvengti.
1. Neužsirašyk dalykų
Akivaizdu, bet vis tiek verta prisiminti: jei užduočių sąrašą laikysite tik savo galvoje, tada tikrai kai ką pamiršite. Daiktų užrašymas popieriniame sąsiuvinyje, užrašuose telefone ar kompiuteryje esančiame dokumente padės susidaryti aiškų vaizdą net tada, kai nuo nuovargio ims blaškytis mintys.
Sociologė ir vadybos trenerė Jen Yager pažymi, kad tai taip pat leidžia būti atsakingesniam už užduotis. „Skirtingi dalykai, kurie tave traukia skirtingomis kryptimis, tiesiog išnyksta, nes prieš akis turi aiškų planą“, – aiškina ekspertas.
2. Elkitės su savo darbų sąrašu kaip su pageidavimų sąrašu
Žinoma, būtų puiku įgyvendinti prieš porą dienų kilusią idėją, tačiau paklauskite savęs: „Ar aš tikrai noriu tai padaryti šiandien?
Laiko valdymo ekspertas ir autorius knygos „Jausmas ramus. Produktyvumas ir ramybė amžinų terminų eroje “ Laura Vanderkam mano, kad nėra prasmės į sąrašą įtraukti tų užduočių, kurių neplanuojate atlikti. „Jie taip pat liks nepadaryti, jei jų neįtrauksite. Be to, tai padės išvengti kaltės jausmo“, – pažymi ekspertas.
Sukurkite atskirą sąrašą dideliems dalykams ir projektams, kuriuos norėtumėte padaryti, bet vėliau. Produktyvumo ekspertas Davidas Allenas tai vadina sąrašu „galbūt kada nors“. Šis metodas leidžia išsaugoti savo idėjas ir neperkrauti kasdienės dienotvarkės.
„Atminkite, kad darbų sąrašas yra produktyvumo įrankis, o ne stebuklingas sąrašas to, ko norėtumėte pasiekti“, – primena Jen Yager.
3. Į sąrašą įtraukite per daug užduočių
Pasak Lauros Vanderkam, viena didžiausių klaidų – būti per daug ambicingam, kai sudaromas sąrašas. Geriau jį sutrumpinti ir suskirstyti užduotis pagal prioritetus.
„Užduočių sąrašą turėtų sudaryti 3–5 užduotys, kurias ketinate atlikti šiandien. Taip, jūs turite daug daugiau projektų, kuriems reikia dėmesio. Tačiau idealiu atveju darbų sąrašas yra tam tikra sutartis su savimi. Jūs pažadate sau atlikti būtent šias užduotis, kad ir kokie kiti dalykai beatsirastų“, – apibendrina ekspertas.
O ne tokias svarbias užduotis visada galima paskirstyti artimiausioms savaitės ar mėnesio dienoms.
4. Neskaidykite didelių dalykų į mažus žingsnelius
Dažnai į sąrašą patenka dalykai, kuriems vienu metu reikia atlikti kelis veiksmus. Į tokius didelius projektus reikia žiūrėti atsargiai.
Produktyvumo tinklaraščio „Productivityist“ kūrėjas Mike'as Vardy mano, kad didelių užduočių neskaidydami į mažas dalis nepasieksite maksimalaus rezultato.
Produktyvumo trenerė Grace Marshall priduria, kad su mišriu didelių sąrašu, pavyzdžiui, kuriant svetainę ir Maži dalykai, pavyzdžiui, naujos vizitinių kortelių partijos užsakymas, daug dažniau atidėliojame didelius projektus po to.
„Taip nutinka todėl, kad kai esame veiksmo režimu, norime imtis paprastų užduočių, kurias tikrai galime išspręsti. Tai tarsi priklausomybę sukeliantis kompiuterinis žaidimas. Mums niekada nesiūloma vienu žingsniu išgelbėti pasaulį nuo zombių ar rasti lobį. Vietoj to, mes pereiname vieną lygį po kito ir paeiliui atliekame visas misijas“, – aiškina Grace Marshall.
5. neteisingai suformuluotas
Tinklaraštininkas Michaelas Vardy pataria visada vartoti veiksmažodžius. Vietoj trumpų frazių, tokių kaip „Seryozha, email“ laikykitės aiškių frazių, pavyzdžiui: „Siųsk pardavimų duomenis Sergejui el. paštu“.
„Įsivaizduokite, kad turite perleisti atsakomybę kam nors kitam. Jei užduoties aprašymą pradėsite veiksmažodžiu, žmogui bus daug lengviau suprasti, ko iš jo reikalaujama. Jūs esate iš ateities ir yra tas žmogus. Supaprastinkite savo užduotį ir atsikratykite neaiškių formuluočių“, – rekomenduoja Michaelas Vardy.
6. Laikykite savo gautuosius kaip darbų sąrašą
Jei leisite paštu gaunamiems el. laiškams valdyti jūsų dieną, švaistote visą savo laiką kitų žmonių problemoms spręsti. „Būkime atviri: pranešimų srautas niekada neišsenka. Nenuostabu, kad jaučiame, kad neturime jėgų niekam daugiau“, – sako produktyvumo trenerė Grace Marshall.
Pagalvokite apie savo strateginius tikslus – ambicingus iniciatyvius projektus, linkėjimus metams ar pasaulines plėtros kryptis. Kaip dažnai tai rodoma jūsų el. laiške? Jei retai, tada geriau atkreipti dėmesį į kitas užduotis.
7. Neskirti laiko poilsiui
Periodinės pertraukėlės, pavyzdžiui, pasivaikščiojimas parke ar penkių minučių kvėpavimo mankšta, padeda pasikrauti ir įgyti jėgų. Ir tai ne mažiau svarbu nei kitos užduoties išbraukimas iš sąrašo.
„Daugelis žmonių mano, kad beprasmiška į savo sąrašą įtraukti ką nors „neproduktyvaus“. Tačiau šiek tiek poilsio padeda giliau ir efektyviau susikoncentruoti į tolesnes užduotis. Tegul pertraukos jums būna kažkas natūralaus ir neabejotino. Taip subalansuosite jūsų energiją, išliksite susikaupę ir išvengsite perdegimo“, – sako sveikatingumo konsultantas ir psichologas Lee Chambersas.
8. Išvardykite nereikalingas užduotis
Visada malonu patikrinti, ką nuveikei. Tačiau tai nereiškia, kad į savo tvarkaraštį verta įtraukti daugybę elementarių užduočių.
„Nors smulkūs užsiėmimai ir įpročiai yra naudingi, jie turi daug daugiau minusų. Mums darosi vis sunkiau nustatyti užduočių prioritetus, sąrašas tampa sudėtingesnis, o kartais toks produktyvumas sukelia pervargimą ir atidėliojimą. Be to, gali kilti klaidingas jausmas, kad per dieną spėjome daug nuveikti, nors iš tikrųjų blaškėmės su elementariais dalykais “, - sako Lee Chambersas.
Mažiems įpročiams ir ritualams, pavyzdžiui, priminimams vartoti vitaminus ar mankštintis, ekspertas rekomenduoja naudoti specialias programėles, pvz. įpročių sekėjai.
Taip pat skaitykite🧐
- Kaip greitai ir patogiai suplanuoti savaitę naudojant bėgimo sąrašą
- Paprasta planavimo sistema tiems, kurie pavargo nuo laiko planavimo, tikslų ir darbų sąrašų
- 9 paprasti sąrašai, kurie padės tapti produktyvesniems