Kaip suplanuoti susitikimus, kad jie būtų veiksmingi
įvairenybės / / September 07, 2021
Negaiškite laiko.
Jums gali nepatikti susitikimai, bet vis tiek turite juos surengti. Tai yra esminė bet kurios įmonės darbo eigos dalis. Vienas iš būdų padaryti susitikimus naudingesnius ir greitesnius - atidžiai juos planuoti. Ekonomikos mokslų daktarės Olgos Demjanovos knyga „Greiti ir veiksmingi susitikimai. Nuo pasiruošimo iki norimo rezultato “.
Leidyklai „Alpina Pro“ leidus „Lifehacker“ paskelbia ištrauką iš antro skyriaus.
Patys susitikimai nėra problema. Jie netgi yra būtini ir yra valdymo galios atributas. Turite atsikratyti užsitęsusių nenaudingų ir neveiksmingų susibūrimų.
Dažniausiai pasitaikantys susitikimų tipai:
- kas savaitę;
- strateginis;
- darbininkai;
- ataskaitų teikimas;
- susitikimų planavimas;
- smegenų šturmas;
- dalykiniai pokalbiai ir susitikimai;
- instruktažai.
Visas šias rūšis galima suskirstyti į keturias pagrindines grupes:
- pagal trukmę: greitas (iki 30 minučių) ir užsitęsęs (daugiau nei 1 valanda);
- pagal dalyvių skaičių: iki 10 ar daugiau žmonių;
- pagal paskirtį: darbinis, politinis ir informacinis;
- pagal laiką: planuota ir neplanuota.
Reikalingi susitikimo planavimo atributai
Ką planuoti:
- tikslus;
- darbotvarkė;
- pakviestųjų sąrašas;
- tvarkaraštis;
- informacinė medžiaga;
- atsakingas už protokolo laikymąsi;
- reglamentas spektakliai.
Visų pirma, vadovas turi apsvarstyti susitikimo tikslus. Tai yra darbotvarkės ir dalyvių sąrašo, laiko ir nuostatų pradžios taškas.
Pagrindiniai susitikimų tikslai:
1. Nauja informacija - informaciniam susitikimui:
- svarbios naujienos ir politikos pakeitimai;
- planų ir strategijų aptarimas;
- trumpalaikis prognozavimas;
- naujų produktų ir metodų pristatymas;
- biudžeto aptarimas;
- personalo klausimais.
2. Įvykių stebėjimas ir operatyvinių sprendimų priėmimas - reguliariems susitikimams:
- pagrindinė rizika ir sunkumai;
- pažangos įvertinimo parametrai;
- pagrindinių procesų ir būtinų pakeitimų įvertinimas;
- diskusija apie tai, kas vyksta: kas sekasi, ką reikia tobulinti;
- pagrindinės pamokos ir veiksmų rezultatai;
- pastangų koordinavimas;
- ryšiai.
3. Motyvacija - kūrybingi susitikimai, naujų požiūrių kūrimas ir komandos formavimas:
- veiksmų motyvacija;
- kolektyvinis sprendimų priėmimas;
- pagerbti asmeninę ir kolektyvinę sėkmę.
Taigi tikslas turi įtakos susitikimo tipui ir jo organizavimo modeliui. Pavyzdžiui, instruktažai skiriasi dalyvių skaičiumi ir laiko trukme. Įprasti dalykai yra suplanuoto pobūdžio, jie yra greitesni laiku ir turi ribotą dalyvių skaičių. Kūrybiniams susitikimams reikia specialaus pasiruošimo: organizuoti baldus (dažniausiai atskirus stalus), arbatą, kavą ir neformalią atmosferą; nereikalauja laikytis aprangos kodo.
Eisenhowerio matrica susitikimų klausimų reitingui
Reikia prisiminti, kad susitikimas yra platforma, kurioje priimami svarbūs sprendimai ir įveikiamos problemos. Eizenhauerio matrica yra sritis, kurioje renkamos visos problemos ir klausimai. Jie reitinguojami pagal svarbą ir skubumą.
Skubiai | Neskubėk | |
Svarbu | A | B |
Nesvarbu | C | D |
A kvadratas: svarbūs ir skubūs reikalai
Svarbių ir skubių reikalų aikštė turėtų būti tuščia arba maža. Tai parodys, kad artėjate nustatytu laiku. Jei tokių atvejų yra daug, tai yra dezorganizacijos požymis. Atvejų, kuriuos galima kvadratu, pavyzdžiai:
- atvejų, tiesiogiai susijusių su jūsų funkcinėmis pareigomis ir turinčiais įtakos jūsų efektyvumas;
- atvejai, kurių nesėkmė gali sukelti problemų;
- klausimai, susiję su sveikata ir psichologiniu klimatu komandoje;
- klausimai, turintys įtakos komandos saugumui;
- atvejų, kurių rezultatus reikia koordinuoti arba pristatyti jūsų vadovybei.
B aikštė: svarbūs, bet ne skubūs reikalai
Kai pavedimai ar reikalai nėra skubūs ir nėra konkrečių nurodymų, kada jie turi būti atlikti, vykdytojas pats paskiria laikas. Ši aikštė apima visus dalykus, susijusius su jūsų funkcijomis įmonėje, dalykus, kuriuos darote reguliariai, ir paprastai jų įgyvendinimas yra susietas su bendru įmonės tvarkaraščiu (pavyzdžiui, baigiamojo rengimas ataskaitų teikimas). Tokiems atvejams gali būti priskiriamos mokslinių tyrimų užduotys, reikalaujančios tam tikro laiko, tačiau darbo sąnaudų dydis iki pabaigos nėra aiškus. Pirmojo ir antrojo kvadratų užduotys turėtų būti nuolatos stebimos, todėl patartina jas įtraukti į posėdžių darbotvarkę.
C aikštė: skubus, bet nesvarbus reikalas
Tai blaško dėmesį. Dažnai jie tiesiog trukdo sutelkti dėmesį į svarbias užduotis ir sumažina efektyvumą. Visada prisiminkite savo tikslus ir išmokite atskirti svarbų ir antraeilį.
Verta įeiti į šią aikštę:
- įvedė kažkas iš susitikimo pusės arba derybos;
- klausimų, kuriuos pavaldiniai gali išspręsti, aptarimas;
- ne verslo klausimų aptarimas;
- abstrakčių temų aptarimas.
D kvadratas: neskubūs ir nesvarbūs dalykai
Šios kategorijos atvejai neskatina jūsų projektuose, tačiau atitraukia jus nuo darbo.
- visai neduokite jokios naudos;
- naudinga išvis su jais nesusitvarkyti;
- Laiko valgytojai.
Kiekvienam tikslui lyderis deda kiti klausimai:
- Kas turi informacijos ir žinių apie svarstomą problemą?
- Kieno interesus ši tema veikia?
- Nuo ko priklauso sprendimas?
- Kas turi žinoti informaciją, kurią reikia aptarti?
- Kas įgyvendins priimtus sprendimus?
Planuodami projekto susitikimus galite naudoti metodiką 99/50/1.
Vadovas organizuoja susitikimus trimis svarbiais projekto taškais:
- pradžioje - pasinerti visus dalyvius į projekto tempą ir grupės komandą;
- tarpiniame etape - aptarti atlikto darbo rezultatus ir tolesnius koregavimus, jei taip yra būtinas;
- finišo tiesiojoje, kai dar reikia realizuoti 1% visos apimties - preliminariai apibendrinant.
Šis laikas padės geriau išnaudoti laiką susitikimuose.
Darbotvarkė
Darbotvarkė - tai užduočių, kurias reikia išspręsti susirinkime, planas. Būtina aiškiai apibrėžti kiekvienos kalbos laiką, skirti atskirą laiką diskusijoms ir visų dalyvių atsiliepimams.
Planuodami susitikimo laiką, svarbu atsižvelgti į šiuos dalykus:
- darbotvarkės punkto svarbą;
- kiekvieno pasirodymo terminas;
- pertraukos, jei reikia;
- 20% laiko papildomai svarbiai informacijai gauti.
Darbotvarkė išsiunčiama visiems susirinkimo dalyviams.
Darbotvarkė su laiko fiksavimu ir kalbų specifika
Darbotvarkė:
- Darbo su sutarčių sudarymu rezultatai. Ivanovas I. (15 minučių).
- Prekių transportavimo problemos. Petrovas I. (15 minučių).
- Projektinio darbo rezultatai ir planai. Sidorovas T. (20 minučių).
Prasideda 11:00.
Pabaiga 12:15.
Turite išmokti greitai ir efektyviai susitikti!
Jūsų laiko gairės:
Svarbu ir skubu | 12 minučių |
Svarbus ir neskubus |
24-36 minutės Skubus ir svarbus: 12 minučių - čia veikia Pareto principas: 20% laiko sukuria 80% rezultato, vidutiniškai susitinkant vieną valandą (60 minučių), produktyviausias laikas yra 12 minučių (20% 60 minučių). Svarbu ir neskubu: paprastai planuojama. Efektyvus tokių susitikimų laikas yra 24–36 minutės. Čia veikia 60/40 metodas, pagal kurį, rengiant dienos planą, 40% laiko turėtų būti palikta laisva, 60% skirti planuojamiems darbams, įskaitant 20% „nenuspėjamiems“ ir 20% - tiems, kurie atsiranda spontaniškai arba tampa palyda. Vidutinis susitikimo laikas yra viena valanda (60 minučių), o laikas suplanuotiems svarbiems, bet neskubiems reikalams yra 24–36 minutės (40–60% 60 minučių). |
Nesvarbu ir skubu | Delegacija ir valdymas telefonu ir kitomis ryšio priemonėmis, ne daugiau kaip trys minutės valdymui. |
Nesvarbus ir neskubus | Valdymo delegavimas ir kontrolė, ne daugiau kaip viena minutė kiekvienai delegacijai. |
Pakviestųjų sąrašas
Optimalus greitų susitikimų dalyvių skaičius yra 5-7 žmonės. 8–12 žmonių yra priimtini, jei susitikimo vadovas turi tarpininko įgūdžių.
Idėjoms generuoti, tikslams ir skrydžiams idealiai tinka ne daugiau kaip 15 žmonių.
„Google“ galioja neišsakyta taisyklė - maksimalus dalyvių skaičius yra ne daugiau kaip 10.
„Amazon“ turi dviejų picų taisyklę: susirinkime turėtų būti tiek žmonių, kiek galite pavaišinti dviem picomis.
Yra taisyklė 8-18-1800:
- ne daugiau kaip 8 žmonės - sprendžiant darbo klausimus;
- ne daugiau kaip 18 - protų šturmas, kolektyvinis problemų sprendimas;
- iki 1800 žmonių - informacija ir galimybė bendrauti.
„Bain and Company“ atliktas tyrimas teigia, kad sprendimų priėmimo grupėse pridedant daugiau nei septynis iš kiekvieno dalyvio, efektyvumas sumažėja apie 10%.
Tiesiogiai atsakingi asmenys privalo dalyvauti posėdžiuose.
Prie kiekvieno susitikimo elemento „Apple“ nurodo atsakingo asmens vardą. Taigi kiekvienas darbuotojas turi aiškią atsakomybės sritį pagal paskirtą užduotį.
Jei dažnai organizuojate susitikimus, ši knyga tikrai pravers: Olga Demjanova siūlo mokytis 16 metodų ir keturių priemonių, padedančių pagerinti visų, dalyvaujančių šiuose susitikimuose, efektyvumą.
Norėdami nusipirkti knygą
Taip pat skaitykite🧐
- Kaip padaryti susitikimus produktyvesnius
- 3 patarimai, kaip visada laiku užbaigti susitikimus
- Gyvenimo nulaužimas: kaip išvengti nenaudingų susitikimų su „Zoom“
„IPhone“ pardavimas prasidėjo „AliExpress“: 11 modelių su nuolaidomis iki 22 tūkst