20 efektyvių laiko valdymo metodų
Produktyvumas / / January 06, 2021
1. 1-3-5 taisyklė
Jūsų darbo valandos dienos metu yra ribotos, o taisyklė 1-3-5 leidžia ją naudoti protingiausiai. Jo esmė yra tokia: per dieną galite atlikti tik vieną didelę užduotį, tris vidutines ir penkias mažas. Iš viso yra devyni atvejai, ne daugiau ir ne mažiau. Taisyklė padės palaipsniui išvalyti griuvėsius, būti laiku ir nepervargti.
2. Trijų taisyklė
Tiems, kurie neatitinka skaičių ar negali padaryti devynių dalykų per dieną, Chrisas Bailey, knygos autoriusMano darbingi metai", išrado trijų taisyklė. Joje sakoma, kad kiekvieną dieną reikia atlikti tris svarbiausius dalykus, kad būtum produktyvus.
Užuot paskleidę energiją ir dėmesį pora dešimčių kontrolinio sąrašo elementų, tiesiog pasirinkite tris svarbiausias dienos užduotis ir susitelkite į jas. Kitą dieną pasirinkite dar tris ir pan. Tai leis jums susikaupti. Ta pati taisyklė gali būti taikoma nustatant savaitės, mėnesio ar metų tikslus.
3. Metodas 10 minučių
Ar turite kokią nors užduotį, kurią jūs
nenori pradėti? Pasakykite sau: „Aš tai darysiu tik 10 minučių ir tada eisiu pailsėti“. Labiausiai tikėtina, kad per šį laiką jūs būsite įtrauktas į darbą ir nebegalėsite sustoti.4. Pomodoro
Tai sistema išrado Francesco Cirillo, kad būtų lengviau pasiruošti egzaminams. Tai padeda sutelkti žmones, kurie lengvai blaškosi. Tai taip pat yra geras būdas kontroliuoti, kiek laiko skiri tam tikram darbui.
Taip veikia „Pomodoro“: imate laikmatį ir nustatote jį į 25 minutes. Po to susitelkite į savo darbą. Kai praeis 25 minutės, jūs pailsėsite 5 minutes ir vėl pakartokite viską iš naujo. Po keturių ciklų turėsite didelę pusvalandžio pertrauką.
5. 90/30 metodas
90/30 metodas naudojo rašytojas ir tinklaraštininkas Tony Schwartzas, „Buffer“ įkūrėjas Leo Widrichas, literatūros kritikas Benjaminas Che Kai Wai ir verslininkas Thomas Oppongas.
Jo esmė yra tokia: sunkiai dirbate 90 minučių, po to pusvalandį ilsitės, o tada pakartokite ciklą. Tuo pačiu metu pirmąsias 90 minučių skiriate svarbiausiai užduočiai, kurią turite atlikti per dieną, ir paskiriate šiuos segmentus ne tokiems svarbiems dalykams.
Remiantis tyrimaisUžburtas miego pasaulis „Yale“ specialistės Peretza Lafee, 90 minučių yra optimalus laikas, per kurį žmogus gali efektyviai susitelkti ties viena užduotimi. O pilnam poilsiui pakanka pusvalandžio, kurį patvirtina tyrimaiMiegas ir budrumas neurofiziologas Natanas Kleitmanas.
6. 52/17 metodas
Tai privati ankstesnio metodo versija. Nieko nesiskiria, išskyrus skaičius: dirbate 52 minutes, o po to ilsitės 17 minučių. Pagal eksperimentą52 ir 17 taisyklė: tai atsitiktinė, bet tai padidina jūsų produktyvumąTai atliko „The Muse“ įdarbinimo tarnyba, naudodama „DeskTime“ programą, šie laiko tarpsniai padeda išlikti produktyviems ir išvengti pervargimo. Todėl naudokite 52/17 metodą, jei manote, kad nesate pakankamai stiprus, kad galėtumėte dirbti 90 minučių tiesiai.
7. Varlių valgymas
Sugalvotas metodasValgyk tą varlę: Brianas Tracy paaiškina tiesą apie varles motyvacinis pranešėjas ir knygų apie saviugdą autorius Brianas Tracy. „Varles“ jis vadina nemaloniomis ir sunkiomis užduotimis, kurias turite atlikti, nepaisant jūsų nenoro. Darykite vieną dalyką nuo pat dienos pradžios - valgykite varlę. Tada jums bus lengviau: išmesite šį akmenį iš savo sielos ir užtikrinsite sau gerą nuotaiką visai dienai.
8. Laiko blokai
Darbų sąrašai turi vieną nemaloni savybė: jie visiškai neįsivaizduoja, kiek užtrunka tas ar kitas verslas. „Pirkite duoną“ ir „Baigimo ataskaita“ užima vieną eilutę sąraše, tačiau šios užduotys yra nepalyginamos sudėtingumo ir svarbos.
Kalendorius yra daug geresnis nei darbų sąrašas: jis leidžia vizualiai kontroliuoti laiką. Matote didelį bloką ir suprantate, kad užduotis nėra lengva. Taigi išbandykite techniką “laiko blokai»: Įdėkite juos į kalendorių ir paskirstykite laiką kiekvienam pagal užduoties sudėtingumą. Ir atlikdami tą ar kitą užduotį nesiblaškykite kiti.
9. GTD
GTD (dalykų atlikimas) Ar produktyvumo sistemą išrado verslo treneris Davidas Allenas. Pagrindiniai jos principai yra šie:
- Užrašykite visas savo veiklas ir idėjas vienoje vietoje, vadinamajame „Inbox“ („Gautieji“).
- Periodiškai rūšiuokite „Inbox“ turinį pagal prioritetus ir laiko užduotis. Įdėkite užrašus į aplankus pagal jų turinį - „Darbas“, „Namai“, „Pirkiniai“ ir pan.
- Atlikite pataisas - išmeskite nereikalingus užrašus, užbraukite užbaigtas bylas, perkelkite medžiagą, kuri prarado savo aktualumą archyvui.
- Kai viskas bus suplanuota, tęskite vykdymą. Užduotis, kurias galima atlikti per porą minučių, išspręskite nedelsdami. Kitus galima deleguoti arba įtraukti į kalendorių.
Visas GTD subtilybes galite sužinoti mūsų vadovavimas.
10. ZTD
Leo Babauta, našumo tinklaraščio „Zenhabits“ autorius, mano, kad Davido Alleno GTD sistema yra labai sudėtinga ir reikalauja per daug pastangų. Jis siūlo savo „Zen to Done“ sistemą. Norėdami jo laikytis, turite išsiugdyti 10 paprastų įpročių.
- Surinkite visą informaciją gautuosiuose.
- Apdorokite visus įrašus nepalikdami jų ant galinio įrašymo įrenginio.
- Suplanuokite pagrindinius kiekvienos dienos tikslus ir didžiausius savaitės tikslus.
- Sutelkite dėmesį tik į vieną dalyką vienu metu, neišsklaidydami savo dėmesio.
- Kurkite paprastus, trumpus darbų sąrašus.
- Organizuokite užrašus į kategorijas pagal jų turinį, kaip ir originaliame GTD.
- Reguliariai peržiūrėkite užrašus ir atsikratykite nereikalingų dalykų.
- Supaprastinkite. Sumažinkite savo užduočių ir tikslų sąrašą, rašykite trumpai ir aiškiai.
- Norėdami derintis prie darbo, laikykitės konkrečios dienos tvarkos.
- Darykite tai, kas iš tikrųjų jus domina.
11. Kanbanas
Japonų produktyvumo metodas, kuris padeda jums sekti, ką darote, ką jau padarėte ir ką reikia daryti ateityje. Kanbanas vizualiai vizualizuoja darbo eigą.
Paimate lipdukų lentą (arba užsiregistruojate pas „to-do manager“, pvz., „Trello“) ir piešiate ant jos tris stulpelius: „Atlikti“, „Atlikta“, „Atlikta“. Tada užrašykite savo reikalus ant lipnių lapelių ir įdėkite juos į atitinkamą stulpelį, atsižvelgdami į tai, ką darote ir ką jau padarėte.
12. Dviejų minučių taisyklė
tai taisyklė Yra neatsiejama GTD dalis, tačiau ją galima naudoti, net jei nesate Alleno technikos gerbėjas. Jei užduotis trunka mažiau nei dvi minutes, atlikite tai nedelsdami. Taigi iškraunate savo smegenis, nes nebereikia prisiminti šio atvejo.
13. Nulis gautųjų
„Zero Inbox“ išrado rašytojas ir spektaklių ekspertas Merlinas Mannas, ir jis puikiai veikia su GTD. Mannas pritaikė laiškus, bet tokiu pačiu būdu galite apdoroti bylas, dokumentus, užrašus ir kitą informaciją. Kaip rodo pavadinimas, šios technikos tikslas yra, kad gautieji būtų tušti.
Originalioje GTD sistemoje „Inbox“ kaupė daugybę įrašų. Turite skirti laiko, kad juos sutvarkytumėte, ir supakuotoje „Inbox“ lengva nepastebėti kažko svarbaus. Mannas rekomenduoja išardyti turinį, kai tik jis ateina. Atidarote gautuosius ir nusprendžiate, ką daryti su kiekvienu elementu: ištrinti, perduoti, atsakyti, atidėti arba užbaigti. Neuždarykite jo, kol neatliksite vieno iš nurodytų veiksmų su visais elementais.
Be to, automatiniai pašto filtrai padės jums sutaupyti laiko, išmanieji aplankai programoms rūšiavimas dokumentus.
14. Šviežia arba kepta
Šviežias arba keptas reiškia „šviežias arba keptas“. Ši filosofija buvo sukurtaDominuokite savo dieną naudodamiesi „šviežia arba kepta“ prioritetų sistema tinklaraštininkė Stephanie Lee. Anot jos, atsikėlus ryte smegenys „gaivios“, tačiau dienai įsibėgėjus „paruduoja“. Tai reiškia, kad jūs turite nustatyti savo laiką didžiausias produktyvumas ir sugebėti per šį laikotarpį padaryti visus svarbiausius dalykus per dieną. Taip jis veikia.
- Dienos pabaigoje, kai pavargote, skirkite 15 minučių, kad sukurtumėte rytojaus darbų sąrašą.
- Svarbiausias užduotis perkelkite į dienos pradžią skiltyje „Šviežia“. Ten siunčiami jums nepatinkantys dalykai - pačios „varlės“. Juos reikia atlikti, kol dar turite jėgų.
- Mažiau skubūs, ne tokie sudėtingi ir malonesni dalykai patenka į skiltį „Kepta“ - tai yra po pietų, atsižvelgiant į jūsų tvarkaraštį. Jie mažiau apkraus jūsų smegenis.
- Sekite savo sąrašą kitą rytą. Tada vakare sugalvokite naują.
Stephanie rekomenduoja „FoF“ žmonėms, kurie kiekvieną vakarą sužino, kad yra visiškai išsekę, bet neturėjo laiko, nors dirbo visą dieną.
15. Aisbergo metodas
Knygos „Aš išmokysiu jus būti turtingą“ autorė Ramita Sethi naudoja šį metodą, kad išsaugotų informaciją vėliau. Tai veikia taip: visus el. Laiškus, užrašus, straipsnius, sąrašus išsaugote vienoje vietoje - pavyzdžiui, užrašų tarnyboje, tokioje kaip „Evernote“ ar „Notion“, arba kaip dokumentus. Tada platinkite šias medžiagas naudodami žymas, aplankus ir kategorijas - kaip jums patinka.
Peržiūrėkite šią informaciją kas 4–6 savaites ir apsvarstykite, ar ją galima pritaikyti praktiškai. Jei kažkas nenaudinga, išmeskite arba archyvuokite. Tai leidžia jums sukurti savo žinių bazę.
16. Automatinis fokusavimas
Sugalvotas „automatinis fokusavimas“Automatinio fokusavimo laiko valdymo sistema spektaklio ekspertas Markas Forsteris. Ši planavimo sistema tinka kūrybingi žmonėssunku laikytis GTD.
Užrašykite visą savo veiklą užrašų knygelėje be jokio užsakymo. Tada peržiūrėkite sąrašą, pasirinkite tuos, kuriuos norite atlikti kuo greičiau, ir sutvarkykite. Kai skubios užduotys bus išspręstos, tęskite tuos, kurie dabar jums labiau patinka. Jei kažko neužbaigėte - perkelkite jį į sąrašo pabaigą, prie to grįšite vėliau. Ir kartokite šiuos veiksmus diena po dienos.
17. „Eisenhower Matrix“
Ši schema nustatyta pateikė Amerikos prezidentas Dwightas D. Eisenhoweris. Matricoje yra keturi užduočių skyriai: neskubūs ir nesvarbūs, skubūs, bet nesvarbūs, svarbūs ir neskubūs bei skubūs ir svarbūs. Suskirstykite savo užduotis į skyrius ir galėsite sužinoti, kam praleidžiate daugiausiai laiko ir kurioms užduotims reikėtų skirti daugiau dėmesio.
18. 4D metodas
4D išrado motyvuojantis rašytojas ir konsultantas Edwardas Ray'us. Metodas skirtas padėti žmonėms, kurie pasibaisėję mato savo darbų sąrašą ir nežino, kaip prieiti prie visų sukauptų daiktų.
Rėjus teigia, kad D raidei reikia įsiminti tik keturis žodžius, ir tada nepraras širdies prieš kalnus darbo. Jie yra čia:
- Atlikite - jei jums buvo paskirta užduotis, geriausia tai atlikti iš karto ir išbraukti iš sąrašo.
- Delegatas - kai negalite arba neturite laiko kažko įvykdyti, bet turite palyginti nemokamą asistentą, perduokite jam užduotį.
- Ištrinti - kai kurie dalykai nėra tokie svarbūs. Išmeskite juos visam laikui pašalindami iš užduočių sąrašo. Jei jie bandys jums uždėti nereikalingą atsakomybę, sužinokite mandagiai pasakyti ne.
- Vėlavimas - kai užduotis yra per didelė arba jos nereikia nedelsiant vykdyti, ją galima atidėti. Bet jūs būtinai turite nustatyti jai aiškius terminus, kitaip ji liks negyvoji.
Pasirinkite užduotį, atlikite vieną 4D veiksmą ir pereikite prie kitos.
19. Laikas
Paprastai žmonės, bandantys būti produktyvūs, seka laiką, kurį skiria svarbiems dalykams, ir visiškai pamiršta apsvarstyti laikotarpius, kuriais jie daro nesąmones. Šią problemą išsprendžia „Laiko laikymo“ technika, kurią sugalvojo laiko valdymo srities ekspertas Glebas Arkhangelskis. Tai leidžia suprasti, kur praleidžiamas jūsų laikas, moko būti atidesniems tam, ką darote, ir mažiau blaškytis.
Paimkite užrašų knygelę ir 5–10 minučių tikslumu užrašykite visus savo veiksmus ir tai, kiek jų atlikote. Įrašykite darbo momentus, derybas, susitikimus ir net laiką, praleistą „YouTube“ ir žaidimuose. Skirk tam porą savaičių. Tada jūs vartote sąsiuvinį, iš matymo atpažįstate savo „chronofagus“ ir darote išvadas. Gal jums reikia žiūrėti mažiau juokingus vaizdo įrašus arba rečiau gerti kavą, arba jūsų priešas yra telefono skambučiai.
20. Timo Ferrisso metodas
Timothy Ferrissas yra produktyvumo guru, kuris jį sugalvojo metodas darbo organizavimas pagal dvi taisykles. Pirmoji yra 80/20 taisyklė arba Pareto principas, pagal kurią 80% mūsų darbo galima atlikti per 20% laiko. Likę 20% užtruks 80% laiko. Antrasis yra Parkinsono dėsnis: darbas užpildo visą jam skirtą laiką.
Ferriss sako, kad tai reiškia, jog norint viską padaryti nereikia daugiau dirbti - reikia geriau susitelkti. Leiskite dirbti visiškai atsidavus tik 20% darbo laiko, tačiau galite perdaryti visus tikrai svarbius dalykus. Likusius 80% galima skirti paprastai rutinai, todėl galite sutelkti dėmesį į prioritetus ir išvengti pervargimo.
Jei norite tapti geriausia savo versija - prisijunkite prie „Didžiojo iššūkio“, atlikite užduotis ir gaukite dovanų. Kiekvieną mėnesį dovanojame „iPhone XR“, taip pat dovanosime kelionę į Tailandą dviems.
Dalyvauju!
Taip pat skaitykite⏲
- Kuo skiriasi produktyvumas ir efektyvumas, o kas dar svarbiau
- 50 auksinių patarimų produktyvumui pagerinti
- Įveikti perdegimą ir atgauti savo produktyvumą