Kaip organizuoti atvėsti įvykį dėl jų pačių
Patarimai / / December 19, 2019
roma Stankevičius
Gamintojas įvykių Bendro darbo "lentelė».
Noriu organizuoti renginį sau. Kur pradėti?
Pagalvokite apie renginio idėją. Ji turėtų būti ne abstrakti idėja, bet labai konkretus tikslas. Aišku atsakyti į tris klausimus:
Ką aš noriu organizuoti?
Taigi jūs apibrėžti renginio formatą. Tai gali būti šalis, festivalis, Paskaita arba filmų seansus. Pagalvokite, už ką publika jūs tai darote ir kiek žmonių norite pritraukti.
Kur yra įvykis?
Remiantis dydžio, nuspręsti, ką jums reikia vieta. Pavyzdžiui, uždara patalpa 200 žmonių, prašymas dėl 500 žmonių auditorija ir lauko plotas 70 žmonių.
Kai renginys vyks?
Pasirinkite tikslią datą iš anksto turėti laiko padaryti viską laiku. Nedidelis įvykis 100 žmonių gali būti pasirengę už mėnesį, o muzikos festivalis 1000 žmonių - ne mažiau kaip šešis mėnesius. Kuo greičiau jūs nuspręsite, tuo lengviau bus rasti vietą.
Baigė idėja būtų: "Aš noriu padaryti Techno šalis paplūdimyje rugpjūčio 31 d garbei paskutinę vasaros dieną. Šaliai, turi būti ne mažiau kaip 200 žmonių ir du svečių DJ ".
Galiu padaryti viską patys?
Vargu. Daugeliu atvejų, ir per dieną tik 24 valandas. Todėl, siekiant surinkti mąstančių komandą geriau, tarp kurių galite padalinti visas užduotis. Na, jei plakatai atkreips dizaineris, skatinti projektą - patyręs ŠMM-specialistą, ir įsteigti įrangą - zvukach.
Nebijokite deleguoti kai kurias pareigas kitiems. Svarbiausia, kad jie buvo suinteresuoti rezultato ir jie galėtų remtis. Jūs rimtai padarys jūsų gyvenimą lengviau priskiriant renginio prodiuseris. Jo užduotis - išspręsti visas problemas ir ginčus, prižiūrėti komandą ir prisiimti atsakomybę už tai, kas vyksta.
Jei jūs nežinote, kur ieškoti tinkamus žmones padėti internetinių paslaugų:
- EventCatalog.ru - didžiausia duomenų bazė svetainių ir rangovams.
- theGIFTED - Momentinės paieška darbuotojų ir įdomių simbolių.
- YouDo - Paieška savanorių ar darbuotojų už nedidelį mokestį.
Komanda yra, ką daryti toliau?
Padaryti visų atvejų sąrašą. Jūs tikrai reikia apsvarstyti renginio koncepciją, nustatyti biudžetą, rasti ir parengti patalpą, kviečiame muzikantus išsinuomoti įrangą padaryti banerius, organizuoti maitinimo (maisto pristatymas, tiekimas ir geria). Nenutraukite kol prie kiekvieno elemento, nebus tikrinama.
Gauk kartu kaip komanda, aptarti veiksmų planą ir priskirti atsakomybę. Kiekvienas turi suprasti, ką jis sako. Už visas užduotis rinkinys terminas.
naudojimas Trello " arba ""Google" skaičiuoklės"Kaip dirbti su užduotimis. Patogiai, kai yra prieiga prie dokumentų visai komandai.
Būtinai užrašykite visą naują numerį į kontaktus. Geriau tai daryti ant "Imya_Dolzhnost_Data atveju." Pavyzdžiui, "Vladas Fotografas 15.07." Taigi, jūs ne susipainioti.
Bijau pamiršti kažką. Ar galiu turėti grubus planą?
Įmanoma. Standartinis planas yra keičiamas taip:
- Organizuoti susitikimus su savanoriais, komandų ir rėmėjų.
- Paruoškite bilietus, viešbutį ir perkėlimas į kviestinių svečių.
- Užsakyti dizaino ir spausdinimo lankstinukai, plakatai, firminiai marškinėliai ir visa kita jums reikia iš anksto piešti ir spausdinti.
- Nuomos ir parengti svetainę. Pagalvokite apie vietų lankytojams, darbuotojus, įrangą ir automobilių stovėjimo aikštelė. Suderinti svečiams ir organizatoriams sąrašus iš svetainės savininkams.
- Nustatyti įvykio laiką - tai tam tikru metu įvyks. Jūs turite žinoti tikslią minutę, kai maistas patiekiamas, ir kai pasakė švino.
- Išsinuomoti įrangą. Minimalus komplektas: nešiojamas kompiuteris, garsiakalbiai, maišytuvas, dviejų mikrofonų, ekrano ir projektoriaus. Dideliuose renginiuose yra naudinga bendrauti su radijo komanda su ausinėmis.
- Derėtis su fotografo ir videografams. Nustato veiklos sąlygas, susitarti dėl terminų ir pasirašyti sutartį.
- Nuoma darbuotojai: saugumas, rūbinė, padavėjai, valymo paslaugos. Žmonių skaičius priklauso nuo renginio. Tai yra įmanoma, kad jums nereikia papildomų darbuotojų ar savanorių galima rasti.
- Rasti lyderis. Tai svarbu. Nuo ji priklauso nuo svečių nuotaiką ir bendrą atmosferą renginio.
- Pagalvokite per kaip pristatyti žmones, daiktus ir maistą į renginį ir atgal vietoje logistika.
Anomalija - norma, o ne išimtis. Pateikite planas B kiekviename taške: ką daryti, jei staiga mesti į teismą? Ir jei yra problemų su garsu? Ir jei jis pradeda lyti?
Aš nesu įsitikinęs, galiu rasti pinigų šiam projektui. Kokios yra galimybės?
Pirmiausia apskaičiuoti apytikslę biudžetą įvykį ir padaryti biudžetą. Atkreipkite dėmesį į visus išlaidos: Patalpos, įranga, kviestinių svečių, reklama, spausdinimas, logistika, maitinimas, komanda. Pavyzdžiui, iš kviestinių svečių kaina apima bilietų, apgyvendinimo, maitinimo, pervedimus ir rinkliavos. Išlaidos komandą: mokėjimo telefono sąskaitas, maisto, pirkdami rekvizitai.
Kai jūs suprantate, kiek tiksliai jums reikia, pradėti rinkti pinigus. Kur juos rasti - tai priklauso nuo renginio formatu.
Jei jums organizuoti kažką socialiai reikšmingą (festivalis grafiti, mokslo populiarinimo paskaitas moksleiviams), galite kreiptis dėl dotacijos pradėti rinkti lėšas už Planeta.ru ar pritraukti savanorius.
Jei darai komercinį renginį - ieškoti rėmėjo dominusioje PR. Padaryti gražus pristatymą ir aiškiai aprašyti, ką naudinga rėmėjas gaus dalyvauti jūsų projekte ir kas yra reikalaujama iš jo. Tiesiog būti sąžiningas ir nežadame ko negali padaryti. Jūs turėsite geresnę galimybę sėkmės, jei tikslinė auditorija jūsų atveju sutampa su tiksline auditorija remiančios įmonės.
Jei jums organizuoti vestuvių geriausias draugas - Prijunkite draugų ir pažįstamų. Jie gali suteikti jums tinkamoje vietoje, technologijų ir važiavimo.
Geras būdas sumažinti komercinės veiklos biudžetą - derėtis su rangovais ir dirbti mainų pagrindu. Brangiausia rangovai - maitinimo ir alkoholio bare. Įdėkite savo sąlygas, nustato aiškius įgaliojimus ir nedvejodami prašyti nuolaida.
Kas ieškoti, kad viskas buvo ne aukštis?
Svarbi kiekviena detalė, net tualetuose ir buvimo veloparkovki skaičius. Tačiau yra penki pagrindiniai elementai, lemiantys Bet kuriuo atveju sėkmės:
- Šviesa. Geras šviesos - tai yra, kai scena yra aiškiai matyti, prožektorius yra ne aklas, ir svečiai netaps negraži šešėlius.
- Garsas. Patikrinkite technika kelis kartus, reguliuoti mikrofono ir sutinkate su kambario triukšmo reglamentų svetainės savininko.
- Grynumas. Nėra šiukšlių, purvinas grindis ir nepatvirtintus tualetai.
- Saugumas. Sužinokite evakuacijos planą ir organizuoti mokymus komandų ir savanoriai. Kiekvienas turėtų žinoti, kur avarinius išėjimus, gesintuvai ir pirmosios pagalbos rinkinys.
- Temperatūra. Niekas neturėtų būti per karšta ar per šalta - būtina patikrinti oro cirkuliaciją ir darbingumo kondicionieriai. Patogūs temperatūros patalpoje, šiltą sezonui - 23-25 ° C temperatūroje, šalčio - 22-24 ° C temperatūroje Jei praleidžia muzikos festivalis, temperatūra turi būti mažesnė (20-22 ° C), nes po to, kai šokių scena ne visi tikrai bus karšta.
Kas turi būti koordinuotų veiksmų, kad išvengti išmestas iš policijos?
Jums reikia parengti du pranešimus: administravimą miesto ir Policijos departamentui (jei įvykis yra mažiau nei 2 000 žmonių). Jie gali būti siunčiami paštu arba per kurjerį, dviem egzemplioriais kiekvieno organo. Jei planuojate renginį, kuris bus daugiau nei 2 000 žmonių, jums reikia papildomai išsiunčia pranešimą regiono vyriausybės ir regioninės policijos departamentas.
Skelbime parašyta laisva forma: būtina nurodyti, kad norite kreiptis, ką pavadinimas ir paskirtis atveju, kur ir kada tai įvyks, kiek yra tikimasi iš dalyvių, kurie organizatorių. Pavyzdžiai atnaujinimai ieškoti internete.
Sudaryti sutartis su visais rangovais, kurie tiekia jums technika, viešojo maitinimo ar teikia išsinuomoti erdvę. aiškiai derėtis visas detales ir įsitikinkite, kad jie yra taip susitarusios. Pavyzdžiui, jei susitarta, kad galutinis valymas iš savininko patalpose, elementas turėtų būti sutartyje.
Kaip skelbia renginį apie tai, kaip daug žmonių kaip įmanoma?
Suteikti jai pavadinimą ir logotipą. Tegul dizaineris atkreips plakatai ir sukurti firminį. Padaryti paprastą svetainę su informacijos apie renginį - pavyzdžiui, Tilda.
Siųsti pranešimą spaudai informaciją apie renginį, ką, kada ir kur jūs išleisite, kas organizatoriai, partneriai ir suinteresuotosios šalys. Pabandykite palūkanų žurnalistai. Nerašykite per sausas ir pateikti spaudai specializuotoms žiniasklaida - tiems, kurie turi tokią pačią tikslinę auditoriją, kaip jūsų atveju. Susisiekite redakcijai daugumoje svetainių galima rasti viešo naudojimo.
Negalima pamiršti apie socialinių tinklų skatinimas. Sukurti "Facebook", "Vkontakte paskyrimo" ir įvykiai puslapį Instagram. Vykdyti skirta reklama ir rodo sukonfigūruotas: ji turėtų rodyti tik savo tikslinę auditoriją į reklamos biudžetą nebuvo veltui. Klauskite didelių miestų bendruomenes ir Bloggers kalbėti apie savo renginį savo puslapius. Jei jūs nesate gerai SMM, skaityti Dienoraštis "Netologii" - yra daug naudingų medžiagų apie skatinimo socialiniuose tinkluose.
Viskas paruošta. Kažkas jums reikia pateikti?
Būti visiškai parengta. Tuo organizatorius visada turi būti pakrautas su telefono ir interneto ryšys, baterijos įkroviklis, nešiojamas pakeitimo ilgintuvą, HDMI adapterių visiems galimi jungtys, lipdukai, juostelės, keli žiebtuvėliai, kanceliarinės prekės peiliu, lipni juosta ir skausmą malšinančių vaistų atveju skausmas vadovas.