Kaip valdyti E-mail: 10 patarimų iš TED darbuotojų
Produktyvumas / / December 23, 2019
TED bendradarbis Michael Makvoters įmonė dienoraštį, bendra 10 patarimų, su kuria jis išlaiko tvarką paštu.
Kas dar, bet redaktoriai ir valdytojai TED, kalbėti apie metodų kovoje su perkrautas paštu. Pasak jų, bendrovė gauna šimtus laiškų kiekvieną dieną, ir skaitiklis gaunamus laiškus, kai kurie darbuotojai jau seniai viršijo tūkstantį.
Michaelas Makvoters, UX-architektas TED siūlo 10 problemos sprendimo.
Ateityje turėsite ne daugiau laiko nei dabar
Michaelas pastebėjau, kad daugelis atidėti darbą su elektroniniu paštu ir vėliau, nes jie galvoja, kad tam tikru momentu ateityje jie turės daugiau laiko tai padaryti. Negalima būti. Jūsų užimtumas greičiausiai liks kitą savaitę, mėnesį, metus. Jūs netgi gali būti laimingas apie tai. Bet tiek pat laiko bus už pranešimą. Taigi pradėti dirbti su juo dabar.
Pabandykite pradėti nuo švaraus šiferio
Čia yra du būdai, kaip tai padaryti:
- Paimkite šiek tiek laiko ir užsiima valymo laišką keliais etapais. Priklausomai nuo to, kiek pranešimai turite, jums reikia dešimt skambučių į jų išvalyti. Jei jis yra skiriamas sunkiai, nutraukti darbą į keletą 15 minučių segmentus.
- Eiti sumušė. Pažymėkite tris ar keturias valandas ir padaryti iš savo aplanką "Gautieji" idealo švara ir tvarka.
Panaikinti šiek tiek laiko kiekvieną dieną
Pasak Mykolo, tai yra sunkiausia dalis plano. Jūs turite dirbti su elektroninio pašto kelis kartus per dieną. Jis pataria skirti 15 minučių kas keturias valandas ir kovoti tik su inbox aplanką.
Jei laiškas nėra labai svarbu - pašalinti
Tai pagunda siųsti kas šiek tiek svarbų laišką į aplanką, kovoti su ja vėliau. Bet jei laiškas nėra verti jūsų dėmesio dabar, ištrinkite jį.
Atsisakyti pašto kiekvienas nereikalingas
Aš dažnai kenčia nuo to, kad tiesiog pašalina pranešimą iš neįdomu man laiškus. Michaelas taip pat gavo daugiau kategoriškai:
Jei siuntimas nesidomi jumis, ne tik pašalinti laišką, bet atsisakyti jo.
Kiekvieno laiško apačioje yra mygtukas "Išsiregistruoti" arba Atsisakyti. Naudokite jį pagal paskirtį. Ir kuo daugiau, tuo geriau. Taip pat galite naudoti šią paslaugą Unroll.me, kurią mes aprašytą čia. Jis otpishet jus nuo nepageidaujamų sąrašus automatiškai.
Jei pranešimas vis dar "Gautieji" aplanką, jį skaityti
Jei laiškas buvo išbandytas, ir jums nereikia atsisakyti ir iš karto, galite jį ištrinti jį perskaityti. Jei jis yra trumpas, skaityti iš karto. Jei ilgas, išsiųsti laišką iš anksto sukurtą aplanką "skaityti" ir grįžti į jį, kai bus daugiau laisvo laiko. Michaelas teigia, kad, jei esate sąžiningas su savimi, minimalus procentas visų laiškų pateks į šį aplanką.
Reaguoti į trumpus laiškus geriau
Jei siųsti žinutę siųsti reikia greitai reaguoti, atsakykite... iš karto. Nelaukite. Išsiuntus atsakymą, išimkite laišką. Jei laiškas yra kopija, siunčiama kitam gavėjui, ir jam nereikia žinoti jūsų atsakymo, pašalinti jį iš recipientų.
Peradresavimo pranešimai su kolegomis, jeigu jie galėtų tinkamiau reaguoti
Nukreipimo pranešimus su mažai paaiškinimų, ir ištrinti jį iš savo pašto dėžutę.
užsiimti rūšiavimas
Bet pašto paslauga leidžia vartotojams kurti aplankus. Tai geriausia priemonė kovoti su perkrautas paštu. Aš sukūriau aplanką darbo, nuotraukomis, studijų ir kitų dalykų. Michael pasiūlymų daryti aplanką "projektai", "Kiti", "Atsakymas vėliau." Svarbiausia yra tai, kad jums jaustis patogiai.
Pasirinkite tinkamą taikymą
Man ši paraiška tapo pašto dėžutė. Michaelas taip pat pasirinko ją. Bet daug variantų. Galite įvesti į paieškos Layfhakeru žodžio "paštas" ir operacinės sistemos, dėl kurių Jūs ieškote kliento pavadinimas. Pažadu jums rasti kažką tinkamo.
sukelti
Jei negalite perskaityti straipsnį (pasakykite man, kodėl), Štai trumpas sąrašas visų etapų:
- ardyti "Inbox" aplanką požiūrių skaičius.
- Nuspręsti, ką daryti su raštu, kai tik jis ateina.
- Kartkartėmis užsiima valymo paštu.
- Atsisakyti nuo nepageidaujamų laiškus.