Kaip sukurti tobulas užduočių valdymo sistemą
Produktyvumas / / December 23, 2019
Skiriama visiems, kurie aistringai apie gyvenimą, jis turi ambicingą planą, ir platus interesus daugelyje kasdienių užduočių.
Vienu metu užduočių valdymo temą žavi mane su savo galva. Aš pradėjau rinkti metodus ir patarimų. Kiekvienas Aš paėmė kažką, kad dirba išimtinai už mane. Bandžiau įdėti į praktiką visi perviršis yra išjungti. Rezultatas buvo sistema, kad aš noriu dabar pristatyti savo peržiūrą. Bet atminkite - vienintelė ideali sistema, ji gali būti tik vienas, kad yra patogus jums.
- Ji turėtų būti paprasta.
- Jis neturėtų užimti daug laiko dirbti su juo.
- Nesikerta, ir geriau padėti planuojant, tiek dieną ir metus. Planavimo ir nuolatinio valdymo užduotys turi būti vieningi.
- Turėtų padėti priminimus, visada bus po ranka ir leidžia jums užsirašinėti.
- Tai turėtų apimti visas mano gyvenimo sritis.
- Ji turėtų padėti "apsižvalgyti" visų esamų ir būsimų iššūkių. Šios struktūros turėtų nustatyti pats.
- Dėl sistemos, turiu tiksliai žinoti, ką ir kada turiu daryti, sistema turėtų būti pakankamai lanksti.
užduočių valdymo sistema susideda iš 3 pagrindinių elementų: struktūra užduočių grupės (aplankai, aplankas medžių, kontekste), užduočių valdymo taisykles ir priemones, kad visa tai padeda.
Galiu drąsiai pasakyti - bandžiau viską programos tema. Windows tiksliai viskas Leader užduotis ir Essential PIM, kad mažai žinomas, pavyzdžiui, Chronos. Mac visi turintys galimybę sinchronizuoti tarp įrenginių. Sausos liekana - 1 programa. tai vadinama Mano gyvenimas organizuoto. Kūrėjai bičiulių ir umnichki. Yra programa ilgą laiką, o kiekviena nauja versija patinka labiau. Man didžiulis privalumas šią programinę įrangą yra galimybė sukonfigūruoti sistemą, kad tilptų jūsų poreikius visiškai. Šiuo atveju, nieko sudėtinga apie tai. Kitaip tariant, ši platforma leidžia jums sukurti bet kokias struktūros problemas ir laikytis bet kokių valdymo taisykles. Na, žinoma sinchronizuoti su visais įrenginiais ir cross-platform. Tik gaila, ne versija, skirta "Mac" ( "iOS yra). Išsamesnis įvadas į Mano gyvenimas organizuoto Aš palieku jums. Nuo savęs tik rekomenduoti.
Be to, aš naudoju "Evernote" saugoti banknotų ir birių medžiagų. Protas vadybininkas planavimo. Kalendorius - gimtoji, kad "Mac". "Microsoft Project - planavimo ir valdymo didelių projektų, daugiausia darbui.
Daugeliu būdų, pavyzdžiui, ATP ir Agile rezultatų, pasiūlymas padalinti užduotis į aplankus pagal gyvenimo sferose. Man patiko idėja, bet sau nustatė, kad aš ne daugiau kaip 5 aukščiausio lygio aplankus vienu metu aplanko pastabose + + Gautieji. Prieš, Man buvo tiesiog 2 aplankas - darbas ir privatus.
Mano dabartinis aukščiausio lygio struktūra:
- Gautieji.
- darbas
- plėtra
- namas
- Ironman
- Interneto svetainė
Mano nuomone, labiausiai išradingai įvedimas GTD tapo Gautieji ir taisyklė - nelaikome užduotį galvoje. Aš pradėjau laikytis šios taisyklės griežtai. Užduotys, net ir maži, idėjos, pastabos, tiesiog maniau, kad gali praversti - viskas registruojama. Iš pradžių visi gauti savo Gautieji. Tuo dienos pabaigos galiu padaryti iš užsikimšimas ir platina visus aplankus.
Aplanko "darbas", "plėtra" ir "Namas" randama laiko struktūrą. Be to, ne daugiau kaip 2, skirta toms sritims ar projektų, kurie užima didžiąją dalį laiko arba turi aukštą vertę tuo momentu. Iki šiol, tai yra aplankas susijęs su už Ironman rengimo ir projekto aplanke mano svetainėje. Gautieji Aš netikiu į penketuką.
Tiesą sakant, yra dar vienas aplankas. Tai vadinama «Nuolatinis Daiktai». Šiame aplanke yra visos nuolatinio užduotis. Yra viskas, kad reikia atlikti kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį. Tokie atvejai yra šie: Gautieji analizę aplankus, Kada nors aplanko nuomone, tikslų laikotarpį apibrėžimą ir ir tt Tuo metu, reguliariai užduočių organizavimas atskirame aplanke padėjo man priprasti prie naujos tvarka. Tai gera priemonė organizuoti save ir plėtoti įpročius darbą su sistema. Tik nepamirškite įdėti priminimus užduotis. Kaip variantas - padaryti tokio pobūdžio kalendoriuje problemą.
Visi kiti projektai ir užduotys yra šakniniame aplanke.
Tai paprasta ir aišku, be jokių paaiškinimų.
Visame struktūros Svarbiausia - paprastumas. Turėtų būti daug aplankų ir pakatalogius. Ne daugiau kaip 3 lygiai. Priešingu atveju, sistema tampa pernelyg sudėtinga, todėl nustoja atlikti savo pagrindinę funkciją - padėti darbe. Be to, didelių gabaritų struktūra labai lengva dirbti su mobiliaisiais įrenginiais.
Kontekstai yra labai patogus dalykas. Iš esmės, kontekstas rodo konkrečią nuorodą ar sąlygą, kurioje užduotis atlikta. Užduotis gali turėti kelis kontekstus. Taip pat aplanko struktūrą, labai svarbu čia yra paprastumas. Venkite įdėtos kontekstus. Naudokite šiuos kontekstai naudojami tikrai dažnai ir turi daug uždavinių.
- Visos užduotys yra įvedami į sistemą ties įvykio metu. Jo galva neišsaugojo. Įvedimas užduotis tik į aplanką Gautieji.
- Problemos formulavimas, atvykimo etape, turi būti nedviprasmiškos. Jei pavadinimas yra ne pakankamai, jums reikia paaiškinti - ką reiškia. Tai yra būtina, todėl jums nereikia prisiminti, ką man reikia daryti, problemos, pavyzdžiui, "Igoris, ataskaita".
- Gautieji aplanką yra apdoroti vieną kartą per dieną. Aš vėlai naktį.
- Norėdami iššūkis buvo perkeltas iš katalogo "Gautieji, tai turėtų būti:
Būtinai:
- aišku pavadinimas
- Nustatomas apytikslę laiko.
- Pradžios laikas užduoties - kai užduotis pasirodo mano daryti sąrašą.
Jei reikia:
- Pastabos ir paaiškinimai.
- Antrines užduotis atlikti procedūrą.
- Terminas.
- Kontekstas.
- Jei problema yra tikslas - paskirti kaip tikslą.
- Sukūrimo data ir laikas paskyrimo.
- Priklausomybė nuo kitų užduočių.
- Nemanau, naudoti matricą Eisenhower "Svarbu -. Skubiai" Jei užduotis yra parašyta aš tai svarbu. Jei tai avarinis - I arba iš karto pereikite prie jos įgyvendinimo ir priskiria tam tikrą laiką.
- Kaip taisyklė, aš ne tik problemos laiką. Aš nurodydamas, kiek laiko tai užtruks tik įvertinti planavimo laikas. Bet ne kietai. Jei laikas yra aiškiai apibrėžtas, tai tik tada, jei noriu priminti sau apie sienų problemą ar užduočių, susijusių su kitų išteklių trukmę standumo - pavyzdžiui, susitikimas yra ribotos trukmės.
- Problemos su tam tikros trukmės ir laiko, dedamas į kalendorių.
- 3 taisyklė. Vienas iš labiausiai vertingų taisyklių Agile rezultatų metodus. 3 pagrindiniai tikslai yra pasirinktas kiekvieną mėnesį. Kiekvieną savaitę tie patys 3 tikslus. Savaitės tikslai turėtų sukelti mėnesinių tikslų įgyvendinimo. Kiekvieną dieną yra 3 pagrindiniai tikslai. Šie tikslai yra suderinti su savaitinių tikslų ir vadovauti jų įgyvendinimui. Visi kiti uždaviniai tą dieną - yra antraeiliai.
- Dar kartą. Kiekvieną dieną 3 pirminiai tikslai.
- Pirma atlikti mažus užduotis. Tai visiškai prieštarauja projektų valdymo principus, bet jis puikiai veikia man. Tokiu atveju, vadovas yra laisvas nuo mažo užduotį, kai pagrindinis.
- Užduotys dieną lemia vakare, kitą dieną.
- Užduotys apibrėžtos savaitę sekmadienį.
- Iššūkiai mėnesio lemia antrą numerį.
- Peržiūrėkite ir analizė veiklos ir nėra atliekama kartą per savaitę penktadieniais.
- Kada nors aplanko peržiūrėti sekmadieniais.
- Iššūkiai "Control" kontekste yra vertinami kiekvieną dieną.
- Jei gautas pranešimas reikalauja atsakymo ar veiksmų iš manęs, bet vėliau buvau jo postas kaip problema MLO.
- Jei laiškas siunčiamas man reikia atsakymo iš gavėjo, aš įdėti į MLO adresą kopiją. Taigi, raidė taip pat patenka į sistemą ir gauna kontekstą "kontrolė".
- Dėl būsimos peržiūros dienos ryte.
Tai tikriausiai visi. Paprastas sistema. Paprastų taisyklių. Kaip jums organizuoti savo užduotis?
Rodyti: Shutterstock