Kaip sustabdyti gaunamų užduočių srautą ir nustatyti tvarką reikalais
Produktyvumas / / December 23, 2019
Prieš kelias dienas, su pažinties, pokalbiui dėl valdymo krūvių tema. Jis uždavė klausimą - "Kiekvieną dieną aš gavau užduotis daugiau nei galiu atlikti. Laukiančių užduočių visų didėja ir didėja ir chaosas skaičius didėja. Kaip jį sustabdyti? "Klausimas yra aktualus daugeliui. Daugelis jų yra susipažinę su bejėgiškumo jausmu žmonės patyrė pagal gaunamus užduotis ir vis veržiasi vis, to-do sąrašą. Čia yra 5 žingsniai gauti iš chaoso.
Tarybos №1 - tiesiog sustoti ...
1. ar veikiau... Stop gaunamus srautas. Norint suprasti darbo mechanizmą, būtina pradėti stotelėje. Jūs negalėsite pašalinti problemą tol, kol jie ir toliau pas tave torrent. Taigi sustabdyti srautą. Nepriimkite naujų užduočių ir atsipūsti. Šioje stotelėje bus ne tik leidžia jums lengvai išardyti esamą sąrašą, bet ir sutelkti dėmesį tik į tai. Apskritai, valdybos kambarys 1 - surinkti visus į vieną sąrašą užduotis ir nesiima naujų dar neskirti dalykus sąrašo. Pastaba - tai sąrašas "teisė", kai jūs žinote viską, ką reikia padaryti, tai jaučiasi šiek tiek kontroliuoti ir patenkintas savimi. Paskutinis punktas yra svarbiausia. Tai ne juokai. Jums reikia atgauti pasitenkinimo jausmą.
Ir suprasti, - kad pasaulis nesugrius ir bendrovė nesugrius, jei pasitraukė porą dienų.
2. Kursas laiko sąnaudos. Kitas dalykas, tai yra įvertinti, kiek laiko užtruks kiekvienai užduočiai. Aukštos tikslumas vertinimas nėra būtinas. Balsuoti "iš akies". Svarbiausia, kad galėtumėte suprasti - kiek laiko turėtų būti skirta užbaigti visus sąrašo užduotis. Gali atsitikti taip, kad preliminariais skaičiavimais, visą sąrašą, jums reikės 2 mėnesių grynasis darbo laiko. Jei šie uždaviniai nėra platinama laiku, todėl, kad jūs tikrai gali juos vykdyti, sąrašas yra absurdiška ir reikia optimizuoti.
3. Optimizuoti sąrašas. Nėra paprastas dalykas. Dėl vienos priežasties - optimizuoti jis reikalingas rimtas ir kritiškai vertinti jų atvejais.
- Duoti kitiems visa tai jie gali daryti be jūsų. Yra abejonių? Ar manote, kad galite tai padaryti geriau? Dar duoti ir įdėti priminimą kontrolės.
- Grupė jūsų užduotis. Paimkite laiko apdoroti elektroniniu paštu ir telefonu. Ar panašius dalykus iš eilės. Tai taupo laiką.
- Patalpinkite visus, kad gali būti padaryta vėliau. Net dalykų, susijusių su klientais, gali būti perduotos. Tiesiog organizuoti ją. Susieti kontaktai su klientais daugiau tolygiai. Keisti datos, jei tai gali būti padaryta. Nemokama sau manevruoti.
- Pašalinti viską, kad prarado savo aktualumą. Negailestingai žudyti užduotis, kurių tinkamumas yra abejotina.
4. Atlikti užduotis, siekiant. Rūšiuoti užduočių sąrašą iš mažiausio iki didžiausio. Tai reiškia, kad iš pradžių eiti per trumpiausią laiką verslą. Padaryti viską, kad reikia mažiau nei 30 - 40 minučių. Ar juos iš eilės iki galo. Pamirškite apie visa kita. Kai trumpalaikė problema, okinte sąrašas vaizdas. Žinoma, jis tapo labiau realus ir gali dirbti su juo. Gal jūs netgi galite atnaujinti užduočių srautą. Bet kuriuo atveju, planuoti visas likusias užduotis, kad jūs beveik 100% tikimybė jų buvo suteikta galimybė atlikti, kaip numatyta. Ir net sukurti sau laiko rezervą 15-20% laiko privalo išspręsti problemą. Kas geriau nebaigti negu perdaryti.
5. Pasakyti "ne" kietas planavimas. Bet kokiu atveju nėra griežtai riboti laiką ir terminą užduoties. Dabar nelanksti planavimas yra jūsų priešas. Griežtai planavimas efektyviai iš santykinai stabilaus kontroliuoti padėtį. Dabar viskas yra labai įtartina. Taigi suteikti sau laiko ir laisvių dalį. Nevairuokite savo smegenis į sistemą. Priešingu atveju, jūs grįžti į kur pradėti. Jums reikia nuraminti, matuojamas atlikti užduotį iš tinkamu laiku, sąrašą. Dar kartą - siekiant. Nelieskite užduotį, kol baigsite ankstesniojo. Vienas užduotis vienu metu.
Svarbiausia - suprasti ir priimti tai, kad jūs negalite sau leisti sustoti ir gauti savo reikalus.
Penki iš minėtų etapų yra veiksmingas praktikoje. Jie yra veiksmingi siekiant "gesinti gaisrus" ir "raking šiukšles", bet darbas turi būti sukonstruota taip, kad tokių situacijų neatsiranda. Ar manote, kad jums reikia padaryti, kad neturi sukelti ekstremaliam?