Kaip efektyviai naudoti GTD sistema gyvenimą
Produktyvumas / / December 23, 2019
Aleksandras Tsyglin
Projekto autorius "produktyvumas meistras».
Ši medžiaga - iš straipsnio "tęsinysKaip išvalyti reikalus ir viskas neatsilikti: Pilnas vadovas ATP sistema». Pirma, ji yra verta susipažinti su ja, nes ji išsamiai paaiškinta daugelis vartojamų sąvokų.
Šis straipsnis - tai po žingsnio vadovas žingsnis, kaip taikyti ATP gyvenime. Rašydami, aš naudoju šias gaires:
- Universalumas. čia aprašyta yra universalūs idėjos, ir naudoti juos kurti vieną sau GTD sistemą, kuri bus dirbti su lygiai tas paslaugas, kurioms jis buvo pripratę.
- Paprastumas. Sistema turi būti intuityviai paprasta naudoti. Dėl atvykimo ir informacijos apdorojimui turi praleisti daug laiko ir energijos minimumo, taip pat planuoja šiuos veiksmus. Tik tada sistema dirbs ilgą laiką, net po ilgų pertraukų, pavyzdžiui, jei išeinu atostogų per mėnesį, tada, kai grįšite, jūs galėsite atkurti savo požiūrį į valdymą reikalai.
- Patikimumas. Svarbiausias dalykas - tai būti įsitikinusi savo sistemos, būtent, kad pamiršti, nieko planuota, todėl jūs pamatysite priminimą reikiamu laiku.
- ne svarbų koncentraciją. Sistema turėtų padėti jums sutelkti dėmesį į tai, kaip jūs darote šiuo momentu, o tais atvejais, kurie yra svarbūs ilgalaikėje perspektyvoje.
- Malonumas. bylų valdymo sistema ir uždaviniai turėtų atnešti jums malonumą. Pavyzdžiui, kai guli ant sofos po sunkios darbo dienos su rankoje telefoną, ištrinti iš baigtų užduočių sąrašą, ir gauti iš jo tikrą malonumą. Ypač tada, kai tai yra teikiamos daugiau augimo produktyvumą savo grafiką.
5 pagrindiniai etapai ATP sistema
1 žingsnis. rinkti informaciją
Surinkti absoliučiai visko, net mažiausias, tada mūsų protas bus aišku ir mes veiks kaip produktyviai, kaip įmanoma.
Todėl tai nėra standartinis darbas sąrašaiKadangi dauguma žmonių dažnai užfiksuoti tik svarbiausius dalykus, o problemų šimtus, kurie nėra taip svarbu, nereikia atsižvelgti. Bet tai tokia maža problema, nuolat primindami sau, naudoti didelę dalį smegenų išteklių ir sukurti papildomų patirtimi, kad sukelti nuovargio ir streso.
Vienas iš svarbiausių principų GTD sistemą - tai yra visiškai iškrautas iš visų užduočių galvą ir įdėti juos į patikimą sistemą, kuri padės reikiamu metu galvoti apie svarbius dalykus.
Vis dar reikia atsižvelgti į tai, kad krepšeliai rinkti gaunamus duomenis turi būti minimali suma. Idealiame - vieną. Tada bus lengviau dirbti.
2 žingsnis. informacijos apdorojimas
Šiuo metu mes gaminame informaciją, kad yra mūsų "Gautieji" krepšį.
Yra trys galimybės, kaip mes galime padaryti šiuo metu:
- Pažymėti užduotį kaip "veiksmas", rodydamas į kitą etapą savo įgyvendinimo ir galutinio termino. Jūs negalite nurodyti terminasJei nėra tiksliai suprasti, kai atlikti šią užduotį.
- Perkelti duomenis "directory", jei jis nieko nereikia, bet ji gali praversti ateityje.
- Ištrinti informaciją, nustatyti, kad jis yra "šiukšlių": tai daryti su jai nereikia nieko, ir ji nebuvo praversti ateityje.
3 žingsnis. veiksmų organizavimas
Visi veiksmai vyksta per šią piltuvą.
Filtras 1 - "kerpant"
Paklauskite savęs, ar tikrai turiu atlikti šį veiksmą? Jei abejojate, ištrinti.
Filtras 2 - "Delegacija"
Paklauskite savęs, ar jums reikia padaryti, tai tikrai turi atlikti asmuo aš esu? Jei ne, perduoti atsakomybę ir taškas, galutinis rezultatas, tarpiniai etapai kontrolės (pagrindiniai taškai) ir terminas.
Jei ieškinys turėtų ją atlikti jums pereiti į kitą filtrą.
Filtras 3 - "Veiksmas"
Paklauskite savęs, šis veiksmas užtruks daugiau 2-5 minučių? Jei ne, dabar daryti ir atleiskite galvą. Jei taip, lašas.
Veiksmai sistemoje gali būti šių tipų.
"Tolesni žingsniai" - paprastos užduotys, kurias sudaro vieną veiksmą (skambinti, rašyti, eiti, ir taip toliau). Pavyzdžiui, akcija "Pakeisti ant ratų žieminių padangų" bus sudarytas iš šių žingsnių: skambinti ir priimti dirbtuvių, planuoti laiką kalendoriuje važiuoti tinkamu laiku Automobilių remontas.
Tokie veiksmai yra patogu rinkti vietos ir aplinkybė (kontekstas sąrašus) sąrašus. Tai gali būti "parduotuvėje" sąrašą, kur jūs einate visi, kad jums reikia nusipirkti, kai esate parduotuvėje, arba sąrašas "Kėdė", į kurį įtraukti paskyrimus ir užduotis, kurios gali būti atliekamos vakare po darbo savo mėgstamiausią kėdė. Arba "virėja-klausimus" kur registruoja visus klausimus, kurie jums kyla į sąrašą vyriausiasisTada išspręsti juos visus iš karto.
Visi šie veiksmai, aš paprastai išspręsti arba ""Google" kalendorius"(Susitikimai ir renginiai) arba Todoist - debesys paslaugų, kur ji yra patogiau susisteminti užduotį.
Kaina: Nemokama
Kaina: Nemokama
Kaina: Nemokama
Kaina: Nemokama
"Projektai" - užduotys atlikti, kad reikia daugiau nei vieną žingsnį. Projekto persikėlė iš mirties taško, būtina apibūdinti pirmuosius žingsnius ją įgyvendinti ir palikti priminimą apie tai patikima sistema. Kaip rezultatas, projekto virsta paprastais etapais grandinės, kurių kiekviena gali būti padaryta per ateinančius penkerius minučių ir gauti rezultatą.
Projektai I vieta ant kortelės Trello ". Kortelė yra idealus konteineris projektams, kur Jūs galite Vieta:
- Apibūdinimas ir tikslas Projekto;
- nuorodos į kitus dokumentus apie projekto;
- asmenų, atsakingų pavadinimai;
- terminas;
- Tikrinti sąrašus su šių veiksmų;
- komentarai dėl projekto;
- reikalingi failai ir pan.
Kaina: Nemokama
Kaina: Nemokama
"Ateinančių laikotarpių veiksmų". Jei mes negalime planuoti tolesnius veiksmus be tolesnių įvykių ar informacijos (pavyzdžiui, palaukite, kol telefono atsiųsime pažįstamas paslaugų centrus, kur Jūs galite pelningai pakeisti padangas), tokių veiksmų mums turi būti įrašytas į "atidėtas" sąrašą. Jei norite, galite įdėti priminimą, kad jums reikia ką nors kontroliuoti.
Tokie sąrašai atvejais gali būti sudaryta iš sąrašo kontekste. Pavyzdžiui, padaryti užduotis, kurios yra patikėtų jo padėjėjas sąrašą.
Sąrašas "Someday" Jame darbus, kurie nereikalauja aktyvių veiksmų dabar, bet mes norėtume atlikti ateityje.
Tai gali būti:
- knygosIr vaizdo mokymo kursus, kurie nori pirkti;
- naudingų įgūdžių, kurie nori išmokti;
- vietose Noriu aplankyti;
- dalykų, kad aš noriu pirkti.
Jūs turėtumėte periodiškai pažvelgti į šį sąrašą, atsižvelgiant įrašus ir paversti juos į tikslų pasiekti kurį veiks.
4 žingsnis. Nuolatinis apžvalga
Dėl sistemos į darbą, turite reguliariai peržiūri pagrindines užduotis ir projektus pašalinti tie, kurie yra nebeaktuali ir naują Rūšiuoti pagal prioritetą ir siunčiami į darbą.
Norėdami tokia peržiūra buvo atliekama reguliariai, atlikite šiuos patarimus:
- Palikite 30-60 minučių dėl peržiūros (iš pradžių kartą per savaitę turėtų pakakti) grafiką.
- Padaryti kontrolinį sąrašą, arba planuojate tokią peržiūrą, kuri spelta iš seka, kad už tai, kas vyksta. Šis planas turėtų būti ne per sunku, o peržiūra neturėtų užtrukti per ilgai, nes kitaip jūs tiesiog nebus padaryti jį reguliariai.
Žemiau - nuoroda į mano kontrolinis sąrašas su savaitės apžvalga pavyzdys. Aš tai padariau formatu Grandinės Cribs su veiksmų seka, o tai rodo paslaugos / dokumentai, kuriuos žiūriu. Jūs galite įdėti jį į įprastą sąrašo arba atkreipti nuo grandinės, kurios esate patogus rankoje.
Spausdinti keturi tokie pasitikrinti sąrašą mėnesį. Per savaitę peržiūros priima vieną iš jų į rankas ir įgyvendino išbraukti iš sąrašo. Tai paprastas pratimas paskatins Jus ir toliau vykdyti tokias nuomones.
5 žingsnis. veiksmai
Kai planas parengtas per savaitę, dar daugiau veikti. Neleiskite viena iš pagrindinių klaidų pradedantiesiems dirbti GTD sistemą, kai per daug laiko praleido ant vietoj užduočių faktinio įgyvendinimo organizacijoje.
Štai keletas patarimų, kad veiksmas būtų veiksmingesnė.
- Planai dieną, remiantis už savaitės planą. Padalinkite dieną į blokus, pasirinkdami 2-3 vienetas atlikti svarbius dalykus ir blokų pora, paskirta į kitus uždavinius. Trukmė vienetai - vidutiniškai 60-120 minučių. Blokas yra įterpiamas tarp laisvo laiko kritiniais atvejais.
- Darbas sistemos PomodoroUž tai galite nustatyti laikmatį. Jo esmė yra paprasta: kas 25-30 minučių veikimo, atsipūsti penkias minutes, o po trečiosios verslo vienetas - ilgos pertraukos (15-30 minučių). Iš viso yra trys blokai po 30 minučių pertraukas penkių minučių, po ilgos pertraukos 15-30 minučių. Per dieną galite praleisti 2-4 tokių ciklų, priklausomai nuo to, kaip dažnai jūs blaško.
- Per svarbius reikalus vienetai bando išvengti išsiblaškęs kitų žmonių ir kitų garsų (galite įtraukti specialius ausines Muzika koncentraciją).
- Nustatyti, kada jūsų energijos lygis maksimumas (pavyzdžiui, nuo 7 iki 9 val), ir šiuo metu atlikti svarbiausius dalykus, kurie atneš jums arčiau asmeninių tikslų.
- Neplanuoja per daug svarbių dalykų, kuriuos reikia padaryti dieną: tai yra pakankamai 1-3. Svarbu, kad ne dienos pabaigoje, ieško ko perbraukta savo planą, jūs esate laimingas ir turite realų planą rytoj.
taip pat žr⏳
- "Perfekcionizmas - nuodų." 8 įžvalgos apie asmeninio efektyvumo ir sėkmės strategijos
- Kaip šluota ir trikampio padės visiems neatsilikti
- Našumas priklauso nuo mąstymo stilių: Nustatykite savo
- Paprasta planavimo sistema tiems, kurie nuobodu su laiko valdymo, tikslų ir darbų sąrašus
- 4 būdai, kaip organizuoti to-do sąrašą dirbti efektyviau