Neakivaizdus, ​​tačiau dirba būdas sumažinti laiką dirbant su paštu

John Smith (Džonas Smitas), užsiima techninių paramos MailChimp, bandymų ir klaidų, vadovaujama sau geriausią formulę paštu. Pirmiausia jis nasozdavali daug aplankus, tada ištrinti kiekvienas, tačiau nė vienas iš šių metodų neveikia. Ir tada jis atėjo gana skirtingos sistemos.

Nepaisant to, kad atsakymai į laiškus užima beveik centrinę vietą savo darbą, jis galėjo sumažinti laiką, praleistą ant įvairių veiklą su elektroniniu paštu, iki šešių valandų per dieną. Jis nustatė, kad net tada, kai paštas buvo kad iš laiškų, iš paprastų žingsnių pora smarkiai gali pakeisti situaciją.

Kas yra neverta gaišti laiko

Kaip sako Jonas, jis pirmą kartą pabandė klasifikuoti laiškus ir sukurti visus aplankus rūšių: pranešimų, iš Vyriausiasis, informacijos apie įvairius projektus, pranešimus, dėl kurių ji buvo būtina imtis jokių veiksmų ir taip toliau. Jis tikėjo, kad ji turėtų jam padėti sutaupyti laiko. Bet iš tikrųjų, jis pradėjo daugiau laiko praleisti bando prisiminti klasifikavimo sistemą ir mažiau - apie patį darbą.

Pavyzdžiui, gavau žinutę iš projekto dirbo ant galvos, o šis pranešimas taip pat reikalingas man imtis tam tikrų veiksmų. Kokiais aplankas turėtų būti? Ir kas buvo tikimybė, kad aš prisiminti, kur jo ieškoti vėliau raidė?

John Smith

Taigi Jonas nusprendė atsikratyti visų katalogų, o paštas jis karaliauja visiškas chaosas. Sistemos nebuvimas buvo pernelyg sudėtinga sistema geriau. Tada Jonas nusprendė vėl peržiūrėti savo požiūrį į darbą su paštu. Jis nusprendė rūšiuoti raidės nėra šiuo klausimu, ir į veiksmų pobūdį, kuris pareikalavo imtis. Ir štai kaip tai padaryti.

Keep it simple

Tiesiog įdėkite į aplanką "Gautieji" tik tuos pranešimus, kurie jums reikia atsakymo. Svarbiausias iš jų, jei jūs negalite iš karto su jais susidoroti, pažymėti kaip neskaityti.

Ji gali atrodyti counterintuitive jums, nes dauguma deginimas atvejai turėtų būti atliekami taip pat greitai, kaip įmanoma. Tai, o kartais tikrai reikia nedelsiant reaguoti į tokius pranešimus. Bet ženklinimas neskaitytų svarbius pranešimus, jums nebus prarasti juos vienkartinės. Be to, kadangi jums nereikia perkelti raides: jie lieka aplanke "Gautieji" ir atkreipti dėmesį į save, kol būsite iki jums juos pasiekti.

Aš stengiuosi padaryti mano pašto dėžutę nesikaupia daugiau nei 60-70 pranešimus vienu metu. Tai yra būtent laiškų, kuriuos galiu saugiai tvarkyti vienu prisėdimu skaičius.

John Smith

Sukurti sau nuolatinį tvarkaraštį su paštu

Kiekvieną rytą Jonas skiria valandą bando išvalyti dėžutę. Kaip jau minėta, jis dažnai paliekama skubius pranešimus "neskaityti." Jonas greitai nuskaito biuletenius ir įmonės vidaus pranešimus ir reaguoja į maksimalų skaičių Avarijos likvidavime nedalyvaujančiam Pranešimai, su kuria jis gali dirbti per valandą.

Kai valanda skirta Prasidėjo ParašykArtėja prie pabaigos, John Smith neturi uždaryti dėžutę, bet ji moka kur kas mažiau dėmesio. Kuo greičiau atvykti naujų žinučių, jis greitai nuskaito turinį ir siuntėjo pavadinimai, suteikti jiems tam tikrą prioritetą. Jeigu pranešimas gali būti atsakyta be sustojimo ilgą laiką iš kitų reikalus, Jonas daro. Bet jis pradeda verstis paštu dar kartą.

Link dienos pabaigos, Jonas skiria dar 30 minučių bando juos skirti vien darbui su paštu. Šiuo metu jis dirba raidėmis, kurios reikalauja, kad jis jokių veiksmų: duoti pritarimą, parašyti išsamų atsakymą, arba priimti bet kokį sprendimą. Štai tada jis kreipia dėmesį į pranešimus, kurie yra pažymėti kaip neskaityti.

Galėčiau praleisti daug daugiau laiko darbui su elektroniniu paštu, tačiau šie laikini apribojimai padeda man sutelkti geriau ir būti labiau produktyvus.

John Smith

Klasifikuoti laiškus pagal reagavimo tipą

Dėl kai kurių pranešimų, Jonas vis dar sukurti atskirą aplanką. Tam tikros raidės, kad jis nėra pažymėti kaip neskaityti, tai platina visi dviem kryptimis. Pranešimai, kad imtųsi kokių nors veiksmų ar atsaką iš kolega (nebūtinai skubiai), Jonas įdėti aplanko "padaryti". Jis skirtas laiškų, kurie gali būti rūšiuojami į kitą dieną ar vėliau šią savaitę.

Net mažiau skubiai raidės John juda į aplanką, "skaityti". Be to, ji naudoja specialų filtrą, kuris automatiškai įdėti naujienas šiame aplanke. Norėdami įdiegti filtrą, jums reikia praleisti tik keletą minučių, bet šis paprastas veiksmas vėliau bus jums sutaupyti daug laiko ir pastangų.

Jei naudojate šį metodą, jūs gausite trijų veikliųjų aplanką, kuris skiriasi skubos tvarka reaguoti į pranešimus "dėžutę" su neskaitytų pranešimų, "metodas" ir "skaityti" laipsnį.

Archyvas pranešimai

Dėl visko, John Smith naudoja žinutė archyvavimo funkciją. Tai padeda jam išvalyti dėžutę ir galvą nuo nereikalingų užduočių.

Kaip tik aš perskaityti pranešimą ir imtis atitinkamų veiksmų, ar tai būtų bendrovė, ar naujienų išsiuntimas, kuri man pasirašė, aš archyvų.

John Smith

Jei pranešimas yra svarbi informacija, kad Jonas norėtų išsaugoti ateities, jis žymi žvaigždute archyvuojami pranešimą, todėl galima rasti greičiau.

Būkite ypač atsargūs, kai jūs nuspręsite ištrinti pranešimą

Jonas retai naudoti funkciją ištrinti žinutes. Tai pamoka, jis atkreipė iš nekilnojamojo praktika. Kai Jonas ištrinti žinutę iš kolegos, kurių sudėtyje yra tuo metu informacijos, kurią jis nemanė, kad svarbu. Jau po to, kai darbuotojas paliko kompaniją, Jonas reikia iš šio laiško informaciją. Tada jis suprato, kad jis buvo Hardcover.

Po to aš pradėjau pašalinti tik tuos laiškus, kurie nėra tiksliai naudinga man ateityje. Nėra nusikaltimas, mieli kolegos, kuris atsiuntė man mielas Sifco su ruonių, bet tai yra pranešimų ir įveskite "Pirkinių krepšelis".

John Smith

Atvykti į šią sistemą, John Smith bandė daug skirtingų požiūrių, kurie pasirodė pakankamai veiksmingos jam. Jis išbandė metodus kitų žmonių, tačiau greitai suprato, kad jam reikia pabandyti kažką kita. Jonas priėjo prie išvados, kad bet kokia sistema veikia tik tada, kai jis gerai dera kalbant apie savo konkrečiam darbui.

Išbandykite šį metodą arba kreiptis į kažką kitą. Jums gali būti suteikta rasti būdą, kaip praleisti dirbti su elektroniniu paštu yra dar mažiau laiko.