Metodas Gautieji Nulis - geriausias būdas kovoti su tūkstančiais nieprzeczytanymi laiškus
Produktyvumas / / December 23, 2019
A nieprzeczytanymi laiškų krūva, nuolat hanging out į "Gautieji" aplanką, sukels paniką visiems. Jei turite verslo partnerių ir kolegų daug su kuo jums bendrauti su korespondencija, jums tiesiog reikia, kad jūsų pašto dėžutę švaru ir tvarkinga.
Vadovas JotForm Aytekin tankas pasiūlymų įdomi organizavimo būdas laišką pavadinimu Gautieji nulis. Kaip rodo pats pavadinimas, šis metodas yra tiesiog, kad jūsų aplanke "Gautieji" yra tuščias.
Apskritai, tankas nebuvo išrasti nieko naujo. Gautieji nulis seniai nustatė rašytojas ir "Blogger" Merlin Mann, ir yra įrodyta ir gerai žinomas metodas. Maždaug darbo su dokumentais technika apibūdinti daugiau Davidas Allenas savo knygoje "Kaip reikalus». Tankas tiesiog pritaikyti ją prie Gmail web sąsają.
Galiu siųsti ir gauti šimtus laiškų kiekvieną dieną. Bet dienos pabaigoje mano paštas yra visada tuščias. Aš neturiu sekretorių, kuris būtų apdoroti mano korespondencija. Aš laikytis principo, kuris yra vadinamas "Inbox" nulio. Tai nėra baisi.
Aytekin tankas, verslininkas, steigėjas ir generalinis direktorius JotForm
Tankas pateikiami metodo Gautieji Zero privalumų:
- Jūs negalite praleisti svarbų pranešimą, jei jūsų aplankas "Gautieji" yra tuščias.
- Jūs negalite padaryti jos gavėjai ilgai laukti, nes netrukus galės atsakyti į jų laiškus.
- Jūsų pašto dėžutę bus nesikaupia šimtus ar tūkstančius nieprzeczytanymi el.
- Sutaupysite daugiau laiko tikrai svarbias užduotis ir nebus praleisti valandų Messing aplink su elektroniniu paštu.
Aytekin tankasŽinau daug žmonių, kurie brangina visus savo laiškus neištrinant. Kaip jų pašto dėžutę rezultatas pradeda atrodyti Twitter pašarų. Tai nepatogu. Jūs nuolat pasiklysti raidėmis.
Tarkime, jūs naudojate "Gmail" - nors šis metodas gali būti pritaikytas bet kurio tiekėjo ( "Hotmail", "Yandex" »," Yahoo ") arba el-pašto kliento (" Outlook "," Thunderbird "arba Sylpheed). Pažvelgti indėlius neskaitytus pranešimus ir tęsti.
1. Išvalykite savo dėžutę
Taigi, priimant Inbox Zero metodą, reikia veikti ryžtingai. Atidarykite "Gautieji" pasirinkite visas susikaupusias ten laiškus ir archyvuoti juos visus iš karto. Kai ji atrodo išvis beprotybė, bet tankas rekomenduoja daryti tik tai.
Aytekin tankasJums reikia norint pradėti su tuščiu pašto dėžutę. Šis vadovas nėra padėti jums, jei į "Gautieji" sukaupta dešimtys tūkstančių laiškų. Taigi atgal viską, ir pradėti nuo nulio.
2. Gydyti savo laiškus chronologine tvarka
Plėtoti šią naudingą įprotį, jums reikės tam tikrą discipliną. Kai apdoroti jūsų laiškus, pradėti seniausio pranešimą ir į gryną. Taigi sutaupysite chronologine tvarka, o ne susipainioti.
Procesas raštu padės jums dvi funkcijas "Gmail":
Įjungti "Auto-Advance" ". Norėdami tai padaryti, eikite į "Settings» → «generalinis", pereikite prie "Auto-iš anksto" ir ją aktyvuoti. Dabar, kai jūs atsakinėti arba atsarginę "Gmail" pranešimai nebus grąžinti jus į gaunamus pranešimus ir rodomas šis pranešimas sąrašą. Taigi galėsite tvarkyti laiškus po vieną į tam jie gavo, nesvarbu, kokia ramiai.
Tada įjunkite mygtuką "Siųsti ir archyvuoti" Jei turite neįjungtas. Atidarykite "Nustatymai» → "General" ir rasti galimybę "parodyti" Siųsti ir archyvuoti "į atsakymą." Taigi sutaupysite laiko. Galų gale, jei jau atsakė į laišką, nėra prasmės laikyti jį į "Gautieji", ar ne? Spustelėkite mygtuką "Siųsti", ir siųsti automatiškai perkeliami į archyvą.
Ir dar vienas svarbus dalykas:
Aytekin tankasNenaudokite laišką kaip čate. Nėra nieko blogiau, nei gaminti labai ilgos grandinės atsakymą nuolat cituojamų laiškų. Jei reikia kalbėti, naudoti instant messenger, pokalbių Parafino ar kontakto telefonu. E-paštas netinka tai.
3. Atsakė - Archyvas
Pagrindinė taisyklė yra Gautieji Zero metodas: savo aplanką "Gautieji", - tai ne ta vieta, kur norite išsaugoti laiškus. Visi laiškai iš pašto dėžutės turi būti tvarkomi iš karto. Skaityti juos po vieną ir atsakyti bet ir archyvuoti, jei pranešimas reikalauja atsakymo, ar tiesiog archyvą, jei atsakymo pranešimas nėra reikalingas.
Jei negalite iš karto atsakyti į kiekvieną laišką, yra dvi galimybės:
- Išsaugokite jį savo paraiškos-organizatorius. Tai gali būti "Evernote", "OneNote", ar Task Manager. Nustatykite datą, kad programa bus priminti jums parašyti reikiamu laiku atsakymo.
- Jei galite tiesiog parašyti atsakymą, tačiau tikslas yra gauti jį po kurio laiko, naudokite atidėtojo pristatymas Gmail ". Tas pats galėtų Outlook, Thunderbird ir kitiems klientams.
4. Just do it
Visi didingai ir galingai David Allen priesakų. Jei siųsti reikia imtis veiksmų, kurie trunka keletą minučių, tiesiog padaryk tai dabar. Negalima kopijuoti laišką į-do sąrašą. Nepalikite jį į "Gautieji" aplanką.
Aytekin tankasJei reikia atlikti mokėjimą, tiesiog padaryk tai dabar. Jei turite pateikti atsiliepimus kolega iš karto siųsti. Jeigu byla trunka keletą minučių, jis neturi jokios prasmės atidėlioti.
5. Naudokite sparčiuosius klavišus
nuorodos žymiai sumažinti laiko elektroninio pašto tvarkymu. Su jais, jūs neturite vairuoti pelės žymeklį pirmyn ir atgal. Tankas rekomenduoja prisiminti ir naudoti trijų klavišų:
- El raktas leidžia greitai archyvas pranešimą. Skaityti paspauskite E archyvą. Tai paprasta.
- R mygtukas naudojamas greitai parašyti atsakymą. Jei norite atsakyti į pranešimą, spustelėkite jį, įveskite atsakymą, mes paspauskite Enter.
- F mygtukas pirmyn gavo laiškus kitiems gavėjams.
Aytekin tankasNemanau, kad jums reikia kitų klavišus. "Gmail", aš naudoju tik tris nuorodas. Visa kita, ten pele. Bet išvardyti klavišai leidžia greitai atlikti trijų labiausiai bendrus veiksmus su elektroniniu paštu, todėl jie sutaupo daug laiko.
6. Nustatyti filtrai
Siųsti filtrai - neįtikėtinai patogus įrankis, kuris daro daug darbo už jus. Pakanka nustatyti juos vieną kartą, ir jie bus jums sutaupyti daug laiko.
Jei pašto dėžutę reguliariai rasite nesvarbios laišką (pranešimas apie interneto paslaugų, automatinis Pašto ir tt), tada arba Atsisakyti iš jų arba koreguoti filtrus tokių laiškų buvo archyvuojami automatiškai.
7. Gautieji yra tuščia - Uždaryti paštas
Kai bandote sutelkti dėmesį į darbą, negali būti nuolat išsiblaškęs e-paštu. Taigi laikytis taisyklių, kai aplanko "Gautieji" yra tuščia, netoli Gmail skirtuką arba elektroninio pašto klientas ir pamiršti apie per ateinančius keletą valandų paštu. Tiesiog būti užsiima darbu.
Išjungti visus pranešimus apie gaunamus elektroninio pašto pranešimus. Jie yra labai blaško.
Aytekin tankasGalite iš naujo atidaryti laiškus per kelias valandas apdoroti sukauptus pranešimus ten, ir tada grįžti į darbą. Iš gautųjų Zero metodo tikslas - jėga sau negali būti išsiblaškęs gaunamus laiškus. Turite valdyti savo pašto dėžutę be jo jums.
Jei bandėte techniką Gautieji nulio, ir yra pasirengę jums pasakys, ką turite, ar norite pasiūlyti geresnį būdą - rašyti komentarus.
taip pat žr
- 9 laikinas elektroninio pašto paslaugos →
- Kaip išvalyti savo Gmail sąskaitą iš viso nereikalinga →
- 7 plėtinius "Gmail", kuri sutaupys Jūsų laiką →