7 veiksmai, kurie padeda dirbti su jūsų pašto greičiau

Griozdai jūsų pašto dėžutėje yra ne tik sugadinti nuotaiką, bet ir vynmedžio nužudyti savo produktyvumą. Ką turėčiau daryti, jeigu gaunamų laiškų kalnų auga, ir jūs neturite laiko spręsti su visa tai?

1. Atsikratykite netvarkos

Tai apima ne tik atvirą šlamštas. Šis ir naujienlaiškiai, o nuolaidų ir pasiūlymų pasirinkimas internete apsipirkti - viskas ką jūs kai užsiregistravote ir kiek laiko naudoti laikas nuo laiko. Idėja yra tokia: kai atidarote laišką, kaip raidės atitraukti jus ir trukdo dėmesio dėl darbo.

Ne atsistatydinti save į amžiną kovą su chaoso, mes išsiųsti šią korespondenciją tam skirtose vietose.

"Microsoft Outlook 2016 Jis leidžia jums konfigūruoti Gaunamo taip, kad dėl numatytąją mažo prioriteto raidės išsivystė į aplanką "Ne skubus" filtravimas. Čia jie lauks savo eilės, ne nuospaudų savo akis.

2. Atsargines laiškus, kurie tapo nebeaktualios

Žinoma, jei kažkas nereikia dabar, tai nereiškia, kad tai nėra naudinga ateityje. Dar įeinančius ir išeinančius pranešimus reikia palaikyti tvarką.

Įrašai, kuriuose yra svarbi informacija, kurią jūs dabar be reikalo, turėtų išsiųsti į archyvą. Patogiausias būdas tai automatiškai daryti, konfigūravimas atsargines kopijas su tam tikru periodiškumu. Čia yra veiksmų seka: "Failo» → «Nustatymai» → «Išplėstinė" į "AutoArchive", paspauskite "Konfigūravimas AutoArchive" ir pasirinkite "Vykdyti AutoArchive kas n parų", nurodant pageidaujamą laiką intervalas.

Sąrašas (Ctrl + E), jums bus lengvai naršyti archyve ir, jei reikia, gali atnaujinti pokalbį. Kaip rezultatas, paštas yra ne pilna, ir jums nereikia gaišti laiko bando rasti tinkamą laišką tarp ne itin svarbi.

3. Padalinti į grupes gavėjams

Norėdami vėl ir vėl negaminti to paties tipo sąrašus, kurti temines grupes, kurias galite platinti jūsų laiškų gavėjus.

Šeima, draugai, darbas projekto komanda - perspektyva Jis leidžia jums pridėti grupę žmonių iš savo adresų knygos ar savo kontaktų Excel.

Kas yra patogu? Jums nereikia nuolat vienkaušiai visi priemiesčiuose rasti tinkamą. Grupėje, galite greitai dalintis dokumentais, tada dirbti kartu su jais. Žinutės rūšiuojami į pokalbius, todėl galite greitai rasti svarbią informaciją ir spręsti skubius klausimus. Norėdami sukurti adresatų grupę, paspauskite klavišus CTRL + SHIFT + L.

4. Naudokite programą mobiliesiems

Tais atvejais, kai skubiai reikia spręsti bet kurią problemą, labai svarbu turėti prieigą prie elektroninio pašto ir bet kada, bet kur - namuose ir kelyje.

Naudojant Outlook programų mobiliesiems prietaisams, galite peržiūrėti pranešimus, dirbti su kontaktų ir failų iš savo išmanųjį telefoną ar planšetinį kompiuterį sąrašą. Visi duomenys yra akimirksniu sinchronizuojami, todėl rizika, kad kai svarbi informacija bus perduoti jums, yra atmesti.

5. Konfigūruoti siųsti laiškus planuojama

Tai nebuvo būtina išspręsti keletą problemų, susijusių su visu etatu bėdą, padaryti darbą iš anksto. "Microsoft Outlook" leidžia automatiškai siųsti žinutes nurodytu laiku.

Atminkite visą informaciją apie tai, kas, ką ir kada pažadėjo atsiųsti, yra sunku. Šansai yra gerai, kad jūs tiesiog pamiršti tai padaryti. Nurodyti rašymo dieną ir išvykimo laikas, todėl jums nebus išsiblaškęs pranešimų apie susitikimus ar priminimų apie terminus artėja pristatymo.

6. Tvarkyti elektroniniu paštu naudojant taisyklės

Outlook 2016 Taisyklės - yra veiksmai, kurie yra automatiškai taikomi pranešimų remiantis nurodytomis sąlygomis. Taisyklės yra suskirstyti į dvi kategorijas: pranešimo ir organizacijos.

Pavyzdžiui, galite nustatyti garso įspėjimus apie pranešimus iš bet kurio asmens, arba tiesiog siųsti į atskirą grupę pranešimus su tam tikrų žodžių į temą linija. Naudokite siūlomų paslaugų šablonus arba sukurti savo taisykles. Jie gali būti naudojami gaunamų ar siunčiamų pranešimų vienoje ar keliose sąskaitose.

7. Saugo visus jūsų laiškus vienoje vietoje

Darbas dėžutė, asmeninis elektroninio pašto - nesidaugina subjektai be būtinybės. Daug lengviau, kai tuo pačiu metu turėti prieigą prie visų laiškų.

Su Outlook 2016, galite įdėti kartu gaunamus pranešimus kelių sąskaitų.

Pridėti prie šios kontaktinės grupės nustatymo ir filtravimo pranešimus su mažo prioriteto - taupyti laiką atrodo labai įspūdingas.

programinės įrangos paketas "Microsoft Office 365, kuris apima "Outlook 2016- iš pažįstamų įrankių derinys su naujomis funkcijomis, kad padaryti darbą lengviau ir greičiau. Sinchronizuoti dokumentai, pašto ir kalendoriaus duomenis, sąveiką su debesų įrankiai, neturinčius prieigos prie tinklo, ir prieigą prie tekstų pristatymai naršyklėje - tai tik nedidelė dalis naujovių, kurios padės jums susidoroti su kasdieninėmis užduotimis, greitai ir be bereikalingų pastangas.